Piloter mon entreprise

Pourquoi utiliser le numérique pour piloter mon entreprise ?

Renforcer l’efficacité au quotidien

Avec la dématérialisation des documents et à la numérisation des processus, vous réduisez les tâches administratives fastidieuses et êtes plus efficace. Des solutions numériques, comme les Progiciels de gestion intégrée (PGI ou ERP en anglais), vous aident à rationaliser vos processus internes, améliorer l'efficacité opérationnelle, réduire les coûts et vous libèrent du temps pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Améliorer la gestion des ressources

Grâce au numérique, vous pouvez mieux gérer vos ressources (matières premières, temps de travail ou énergie). Des solutions permettent de suivre de près vos stocks, d’organiser efficacement la logistique et de réduire les gaspillages. En identifiant les goulots d'étranglement et en ajustant vos processus, vous pouvez réaliser des économies tout en développant la productivité de votre entreprise.

Prendre de meilleures décisions

Avec au numérique, suivez facilement les performances de votre entreprise. En gérant efficacement les données générées, vous pourrez gérer et décider avec précision. Exploitez ces données pour créer des tableaux de bord pertinents, en identifiant rapidement les tendances, les points forts et les points faibles de votre activité.

Soyez informé, prenez des décisions éclairées et améliorez vos résultats comme jamais auparavant. L’analyse de vos données vous permet de réaliser des économies significatives avec une meilleure utilisation des ressources, d’améliorer vos performances et de saisir de nouvelles opportunités de croissance.

Gérer ses données et facilitez les échanges

La mise en place de serveurs, sur site ou dans le cloud, facilite la gestion des outils et données de l’entreprise. Les données sont centralisées et facilement accessibles, ce qui permet à vos salariés d’accéder à l’information plus simplement, de manière plus fluide et d'accomplir leurs missions plus rapidement. Le déploiement de solutions en ligne utilisables directement depuis un navigateur, dites Saas, adaptées aux problématiques de l’entreprise, concourent à la rendre plus efficace.

Ces outils numériques facilitent le travail, la communication et la collaboration entre les membres de votre équipe, même s'ils travaillent à distance. Des solutions de visioconférence, de partage de documents et d'outils collaboratifs, de signature électronique, contribuent à l’efficacité et la fiabilité des membres de l’entreprise.

Améliorer ses performances environnementales

Le numérique a un impact environnemental croissant. C'est pourquoi il est essentiel de s'engager dans une démarche responsable en adoptant des pratiques numériques durables et en favorisant des solutions numériques éco-responsables.

En parallèle le numérique permet aussi de réduire l'empreinte environnementale de votre entreprise en optimisant l'utilisation des ressources.

Comment faire pour utiliser le numérique pour piloter mon entreprise ?

Pour améliorer concrètement le pilotage de votre entreprise en utilisant le numérique, voici les mesures à mettre en œuvre.

1. Dématérialisez vos documents

La dématérialisation des documents et des flux documentaires permet une simplification et une traçabilité des processus et offre des gains de temps et de productivité considérables. De la numérisation à l’archivage, en passant par les étapes de transmission, de validation tout la chaîne de gestion documentaire est concernée. La dématérialisation dépasse le seul cadre de l’entreprise et intègre les relations avec les prestataires, les fournisseurs et l’administration qui en fait de plus en plus une obligation. Celle-ci est facilitée par l’existence de passerelles entre les logiciels permettant d’automatiser les échanges de données au sein de l’entreprise et avec les tiers.

Utilisez des logiciels de gestion adaptés pour transformer les documents papier en versions électroniques et pour automatiser les flux de travail. Cela réduira les délais de traitement, améliorera l'efficacité globale et facilitera la collaboration entre les équipes.

Parmi les actions prioritaires à mener, on peut citer :

• la mise en place d’un coffre-fort électronique pour sécuriser le stockage de ses documents ;
• l’utilisation de la signature électronique pour gagner du temps ;
• le passage à la facturation électronique, bientôt obligatoire pour toutes les entreprises ;
• l’utilisation des différents portails mis en place par l’administration pour gérer les démarches et déclarations obligatoires des entreprises.

Pour aller plus loin

• Dématérialisation pour les entreprises : Guide pratique
• Consultez notre rubrique dédiée à la dématérialisation des documents

2. Numérisez vos processus

Outre la gestion des documents, la numérisation des processus dans votre entreprise offre d'énormes avantages. Identifiez les processus les plus propices à l'automatisation pour faciliter les échanges, réduire les risques d'erreurs et réaliser des gains de productivité significatifs.

La numérisation des processus s'appuie sur le recours à l'exploitation de vos données. Elle intègre la numérisation :

• des processus physiques comme la production, la logistique, la gestion des stocks, l’utilisation d’objets connectés, de robots, de drones, etc.
• des processus orientés services comme la gestion financière (devis, factures, pièces-comptables, etc.), la gestion de la relation-client (par exemple avec un chatbot) ou la gestion des salariés (par exemple la gestion des plannings) .

En optant pour la numérisation, vous transformez radicalement votre façon de travailler et dynamisez l'efficacité de votre entreprise.

De nombreuses solutions logicielles sont disponibles pour vous aider à numériser l’organisation de votre entreprise :

• libres ou propriétaires ;
• à installer sur site (on-premise) ou accessibles en ligne directement (Saas).

Parmi celles-ci, la mise en place d'un Progiciel de Gestion Intégré (PGI ou ERP en anglais) peut constituer une bonne approche pour numériser les processus de son entreprise, grâce à sa capacité à agréger toutes les données sur une seule plateforme.

Le recours à une solution no-code, qui permet de développer des solutions numériques sans coder, peut également, dans certains cas, être une option intéressante.

Pour aller plus loin

Consultez nos rubriques dédiées :

• Numérisation des processus
• Logiciels de gestion de l'entreprise

3. Tirez parti de vos données : un atout trop méconnu

La gestion des données facilite le pilotage de l'entreprise. En exploitant correctement vos données, vous pouvez produire des indicateurs pertinents sous forme de tableaux de bord. Ces outils aident à prendre des décisions éclairées, à identifier les opportunités d'amélioration et à anticiper les évolutions du marché.

Testez l'intelligence artificielle pour améliorer les performances de votre TPE / PME

L’intelligence artificielle, en s’appuyant sur les données dont dispose l’entreprise, offre de plus en plus de possibilités pour : 

• améliorer la performance des salariés ;
• réduire les tâches fastidieuses et améliorer ainsi les conditions de travail ;
• faire progresser la relation client.

Elle est désormais accessible pour les TPE, soit par le recours solutions prêtes à l’emploi, soit, pour les plus ambitieuses, par le développement de solutions sur-mesure. Les applications sont de plus en plus variées : aide à la décision, par exemple pour effectuer des diagnostics ; traitement du langage naturel pour extraire des informations ou converser avec des clients ; automatiser des tâches, en faisant appel à des robots, des fonctions d’ apprentissage automatique (machine learning) ; ou à la reconnaissance vocale ou visuelle.

Pour aller plus loin

• Consultez notre rubrique Gestion, traitement et analyse des données

4. Dotez votre entreprise d’une infrastructure réseaux et télécommunications performante

Pour profiter pleinement des avantages du numérique, une infrastructure de télécommunication performante et fiable est incontournable. Une connexion internet rapide et stable, telle que celle offerte par la fibre optique, est essentielle pour garantir le bon fonctionnement de vos outils numériques et faciliter les échanges de données entre vos équipes et partenaires.

Les solutions numériques utilisées au quotidien exigent une bande passante de plus en plus importante :

• l’utilisation de plus en plus importante du web et des réseaux sociaux avec une part croissante de vidéos diffusées ;
• la généralisation des solutions Saas (logiciels par abonnement) ;
• le développement du cloud (stockage sécurisé et accès simplifié) ;
• l’adoption de la visioconférence et de la téléphonie par internet ;
• l’envoi et réception fréquents de fichiers volumineux.

Investir dans une solide infrastructure de télécommunications est la clé pour améliorer l'utilisation du numérique au sein de votre entreprise.

Pour aller plus loin

• Consultez notre rubrique Télécommunications et réseaux

5. Optez pour du matériel informatique adapté

Disposer de matériel informatique adapté est essentiel au bon fonctionnement de la TPE / PME. Le choix des ordinateurs, téléphones, imprimantes, serveurs informatiques (et l’ensemble des périphériques qui constituent l’infrastructure informatique) donne aux collaborateurs un accès aisé, continu et sécurisé aux applications et aux données de l’entreprise.

Le recours au cloud computing (ou informatique en nuage) qui offre un accès à des services informatiques (serveurs, stockage, mise en réseau, logiciels) via Internet constitue un modèle de plus en plus répandu, notamment via la mise à disposition de solutions logicielles Saas. Souple, simple et évolutif, le cloud permet à une petite entreprise d’accéder à des outils performants quel que soit le lieux où l'on se trouve.

Pour aller plus loin

• Consultez notre rubrique Matériel informatique
• Stockage des données en ligne (cloud)

6. Mettez en place une stratégie numérique responsable

Le numérique offre des opportunités d'économies en optimisant l'utilisation des ressources. L'automatisation des processus et une gestion améliorée des stocks permettent de réduire les gaspillages et les coûts superflus.

Toutefois, il est primordial d'adopter une approche responsable envers les ressources numériques pour limiter l'impact environnemental. Optez pour des technologies éco-énergétiques, recyclez les équipements électroniques en fin de vie et sensibilisez vos collaborateurs à l'importance de la durabilité dans l'univers numérique.

Pour aller plus loin

• Consulter notre rubrique Numérique durable

France Num et son réseau d'experts du numérique vous accompagnent