Professionnels du BTP : simplifiez votre gestion et développez votre activité avec les outils numériques

Les dirigeants des TPE-PME du secteur du BTP sont aujourd’hui, selon le Baromètre France Num 2021, 71,5 % à estimer que le numérique représente un bénéfice réel pour leur entreprise. C'est près de 7 points de moins que la moyenne de l'ensemble des secteurs d'activités (78%). S'ils progressent plus vite que les autres (+13% sur 12 mois contre +10% tous des secteurs confondus), les dirigeants des TPE-PME du bâtiment et de la construction demeurent globalement en retard en matière d'équipement numérique.

Mais leur intérêt pour le numérique est réel :

• plus de 55 % pensent que le numérique leur permet de faire des économies (plus 8 % sur 12 mois) contre 47% tous secteurs confondus ;
• 49% ont désormais un site internet présentant l'activité de l'entreprise (+14%)... mais elles sont 66% tous secteurs confondus ;
• 49% possèdent au moins un compte sur les réseaux sociaux (+9%)... mais elles sont63% tous secteurs confondus.

Les chiffres du baromètre 2021 CAPEB & Batiactu confirment cette tendance, avec 52 % des artisans qui ont eu recours à de nouvelles solutions techniques pendant la pandémie. Parmi eux : 

• 67 % déclarent avoir réalisé un achat en ligne auprès de leurs distributeurs et fournisseurs ;
• 59 % ont opté pour la dématérialisation des contrats.;
• 62 % disposent de leur propre site internet ;
• 45 % d’entre eux utilisent les réseaux sociaux ;
• 43% d’entre eux utilisent régulièrement des applications à vocation professionnelle sur leur téléphone ou tablette.

En effet, le numérique prend une importance croissante pour mieux gérer son entreprise et lui assurer une indispensable visibilité. Choisir une entreprise pour réaliser des travaux ou un dépannage commence aujourd’hui par la consultation en ligne des références de l’entreprise. Et pour répondre au premier besoin exprimé par les entreprises du BTP, simplifier la gestion et centraliser toutes les données clients et projets, les outils numériques sont les plus performants.

Simplifiez votre gestion administrative et votre relation client

Une grande quantité de documents est nécessaire au bon fonctionnement d’une entreprise de BTP : devis, factures, bulletins de salaires, plans, documents administratifs ou techniques, correspondance (lettres, emails)... Pour pouvoir les classer, les modifier ou les diffuser efficacement, que l’on soit une structure artisanale ou une PME, le numérique offre bien plus d’avantages que le papier.

Dématérialisez vos documents et automatisez vos tâches administratives pour simplifier votre gestion

Pour gérer tous vos devis, factures et votre comptabilité, de nombreux outils numériques sont à votre disposition.

Initiez une première étape vers la numérisation de vos processus de gestion

• Générez un PDF et envoyez-le par email. Vous pouvez enregistrer un document PDF à partir d’un document papier, d’un document Word, Powerpoint, ou via un logiciel libre. Découvrez comment créer et convertir gratuitement des fichiers en PDF (commentcamarche.net)
   
• Validez vos factures via un outil de signature électronique. Pour qu’une valeur juridique soit attribuée à la signature de vos documents en ligne, et que vos factures électroniques soient authentifiées, l’utilisation d’une solution de signature électronique et nécessaire. C’est un bon moyen d’accélérer vos procédures et de sécuriser vos contrats. Lisez notre dossier sur la signature électronique et découvrez une liste de solutions.

Néanmoins, dès que vos chantiers se multiplient, opter pour un outil de gestion de devis et factures devient indispensable. C’est la seule solution pour ne plus perdre du temps à effectuer ces tâches et surtout de ne pas se laisser déborder.

Utilisez les avantages offerts par les logiciels de gestion de devis et de facturation :

• vous faire gagner beaucoup de temps en dupliquant vos devis et factures, faciliter vos modifications, vos relances et exports comptables, et permettre la signature électronique de vos documents,
• donner une image professionnelle à vos documents en utilisant les modèles proposés,
• limiter les risques d’erreur grâce à l’exhaustivité de leurs services (calcul de vos marges, génération de vos attestations TVA…), et leur assistance en  ligne,
• améliorer votre gestion comptable en limitant votre temps de réponse administratif.

Sécurisez la gestion de vos bulletins de payes et contrats de travail grâce au coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique est un espace de stockage et d’échange sécurisé de documents ou de données. C’est un système d’archivage électronique (SAE) conforme aux normes juridiques en vigueur. Il offre ainsi la possibilité de conserver vos documents comptables, fiscaux, juridiques, sociaux… sur le long terme.

S’il est une bonne protection contre la malveillance, il permet aussi la traçabilité et la pérennité des documents sensibles qui sont tous stockés au même endroit.

De nombreux coffres-forts numériques sont proposés sur le marché :

• Digiposte, de la Banque Postale, permet de stocker gratuitement des documents dans la limite de 5 Go, et de 5 organismes paramétrés. L’offre Premium est proposée à 3,99 € par mois sans engagement.
• Gérer Mes Affaires élargit la fonction du coffre-fort en proposant d’y intégrer son espace de travail personnel ou collaboratif. Son tarif est établi en ligne selon vos besoins.
• Coffreo met l’accent sur la gestion des contrats de travail courts, et étudie chaque tarif en fonction de la demande.

Consultez un comparatif d’offres de coffres-forts numériques (appvizer.fr).

Centralisez votre gestion et votre relation client grâce à deux solutions performantes : le Progiciel de Gestion Intégrée et le logiciel de Gestion de la Relation Client

Le Progiciel de Gestion Intégrée (PGI) ou, en anglais Entreprise Ressource Planning (ERP) vous permet de gérer toutes vos données sur une seule plateforme : documents, stocks, comptabilité, chantiers, ressources humaines… et vous aide à améliorer considérablement votre organisation, votre efficacité et à maîtriser vos coûts.

Le progiciel de gestion de la relation client ou CRM (Customer Relationship Management) vous aide à gérer les relations avec la clientèle et à améliorer vos performances commerciales. Cet outil centralise les interactions entre l’entreprise et ses clients, avant et après la vente (prospection, avancement des projets, partage de documents…). En automatisant certaines tâches et en centralisant l’information client avec votre équipe, il vous aide à augmenter la productivité, et à mettre en place des actions plus ciblées.

Découvrez le témoignage de Mickaël Vrignon, de Vrignon Construction aux Sables d'Olonne, sur les avantages offerts par le CRM

Ces logiciels sont personnalisables, et peuvent combiner la gestion et la relation client. Avant de choisir une option :

• établissez un cahier des charges pour définir vos besoins ;
• renseignez-vous sur les solutions existantes ;
• et faites appel à un conseiller pour mettre en place un outil adapté à votre entreprise.

En veillant à ce qu'un maximum de vos logiciels soient connectés entre eux, pour pouvoir échanger des données de façon automatique, vous gagnerez encore en efficacité.

Communiquez sur le web : valorisez vos réalisations, échangez avec vos clients, soignez votre e-reputation et recrutez

Être présent sur internet c'est bien mais pas suffisant. Dans le bâtiment, les acheteurs recherchent la sécurité, la fiabilité, et un rapport qualité-prix satisfaisant, plus encore lorsqu’il s’agit d’un achat important, comme une maison ou un appartement. Être bien référencé sur le web c'est mieux. Cela rassurera vos prospects.

Référencez-vous sur les réseaux sociaux et trouvez des clients

Les réseaux sociaux sont devenus incontournables pour accroître la visibilité de votre entreprise, et travailler votre image de marque.

Consultez notre sélection de ressources :

Comment utiliser les réseaux sociaux pour se faire connaître et trouver des clients ?

Quel réseau social choisir pour promouvoir son entreprise ?

Inspirez-vous des réalisations des artisans « stars » des réseaux sociaux (design-mat.com)

Créez votre site web pour valoriser vos réalisations, améliorer vos relations client et recruter

Votre site internet, c'est votre vitrine. Il vous démarque de vos concurrents et vous permet en premier lieu d'attirer de nouveaux clients grâce à :

• la valorisation de vos réalisations, en veillant la qualité de vos photos notamment ;
• la mention de vos qualifications et labels (Qualibat, ISO 9001…), votre appartenance à un réseau spécialisé (CAPEB, FFB, FNTP…) ;
• la présentation détaillée de vos services : délais et conditions d’intervention, normes de sécurité à respecter, impact écologique des travaux et des matériaux utilisés ;
• la publication des témoignages de vos clients.

Créer un site internet ne coûte pas très cher. Quelques centaines d'euros suffisent pour disposer d'un site simple. Moins cher encore si vous décidez de le faire vous-même. Des outils très facile à prendre en main sont désormais accessibles. Pour en savoir plus, consultez notre dossier :

Combien payer pour un site web ou un site e-commerce ?

Il peut être aussi intéressant de vous faire accompagner pour disposer d'un site plus professionnel, plus visible car mieux référencé et... gagner du temps. Les activateurs France Num sont des experts du numériques. Ils peuvent vous aider :

Trouver un expert numérique dans votre région ! Les activateurs France Num vous accompagnent !

Intégrez un assistant virtuel ou chatbot à votre site pour établir une relation numérique avec vos clients et améliorer la gestion de vos devis

Le chatbot est l’encadré que l’on peut fréquemment voir sur les sites web et dans lequel on pose une question à un personnage qui nous répond en simulant un dialogue naturel. Il utilise les réponses automatisées déjà saisies dans les coulisses du site.

L’assistant virtuel présente de nombreux avantages : répondre aux demandes les plus courantes des clients sur les services offerts, filtrer les demandes des prospects les plus intéressés pour leur proposer un devis en priorité, recueillir des informations pour améliorer votre offre, satisfaire vos clients.

Pour en savoir plus sur comment mettre en place cet outil, vous pouvez consulter notre fiche pratique : Comment faciliter votre la gestion de votre relation client avec un chatbot ?

Gérez votre e-reputation

La recommandation est le moyen le plus sûr pour acquérir un nouveau client. Si le bouche-à-oreille physique fait encore partie intégrante du succès commercial des professionnels du bâtiment, la version numérique l'a dépassé. Il est utile de gérer votre réputation en ligne en suivant ces conseils.

• Obtenez des avis et des recommandations en ligne de la part de vos clients satisfaits. Demandez-leur de publier un avis sur les sites généralistes (Google, Facebook, LinkedIn) ou les plateformes spécialisées sur lesquels vous être présents, dans les jours suivant la fin des travaux effectués. Pensez à répondre aux avis positifs comme négatifs, toujours en restant courtois, pour fidéliser vos clients et rassurer vos prospects. Vous améliorerez votre référencement sur les moteurs de recherche en utilisant des mots clés dans vos réponses aux avis. Et n'hésitez pas à publier les témoignages de vos clients sur votre site web. Découvrez comment obtenir des avis clients et y répondre ?
   
• Utilisez une enquête de satisfaction client pour prendre connaissance des axes d’amélioration de votre travail et les mettre en œuvre.
  Utilisez un outil gratuit pour créer vos questionnaires : Framaform, Survio, Eval&Go, Google Forms.
   
• Mettez en place un système de parrainage. Récompensez vos clients les plus fidèles dès lors qu'ils recommandent votre entreprise et parviennent à faire signer un devis. Les gratifications peuvent être multiples : chèque cadeau, prime, réduction tarifaire pour de futurs travaux,…Découvrez comment développer une offre de parrainage dans le bâtiment (pro.eldo.com)
   
• Créez un réseau d’ambassadeurs autour de vous. Il relaiera vos contenus en ligne sur ses réseaux sociaux, et y assurera la promotion de votre entreprise. Un ambassadeur peut être un client, un salarié, un autre professionnel du BTP ou un ami. Ce partage d'expériences augmentera votre crédibilité.

Vous pouvez aussi faire appel à une agence de gestion de l’e-reputation pour qu'elle la gére à votre place, vous inscrire sur une plateforme de mise en relation entre clients et professionnels, comme Eldotravo, ou faire appel à un autre activateur France Num spécialisé.

Recrutez vos futurs employés avec le numérique

Face aux difficultés de recrutement actuelles, le numériques peut vous aider à recruter vos futurs salariés, en particulier les plus jeunes.

Votre site internet vous offre la possibilité de valorisez votre entreprise auprès de vos futurs salariés : références, savoir-faire, évolutions possibles au sein de l'entreprise, conditions de travail... Le simple fait de proposer des offres d'emplois sur votre site démontre le dynamisme de votre entreprise.

Le site web permet aussi de faciliter la gestion des candidatures : publication des offres d’emploi, possibilité pour un candidat de postuler...

Les candidats seront sensibles à votre e-réputation. Ils liront les avis laissés par vos clients pour se faire une idée de votre professionnalisme ou de l'ambiance au sein de votre entreprise.

Les plateformes de recrutement généralistes et spécialisées ainsi que les réseaux sociaux sont également des outils précieux pour trouver le salarié dont vous avez besoin.

N'hésitez pas à recourir aussi au format vidéo. Il est particulièrement adapté pour humaniser le propos, présenter la culture d'entreprise, la passion des salariés pour leur métier, l’intérêt du travail, etc...Une vidéo courte, percutante, voire humoristique aura beaucoup plus de chances de séduire un public jeune qu’une offre classique.

Entre l’interview d’un collaborateur ou la visite virtuelle de votre entreprise, découvrez tous les conseils pour réussir votre vidéo de recrutement (playplay.com).

Pour aller plus loin consultez notre dossier :

 Comment réussir vos recrutements avec le numérique ?

Vendez vos prestations et trouvez des chantiers via internet

De nombreuses plateformes offrent la possibilité aux artisans de proposer leurs services pour obtenir des contacts, trouver des contrats, ou accéder aux demandes de clients potentiels. Elles sont aussi devenues des intermédiaires de confiance pour les acheteurs.

Les avantages des plateformes dédiées au BTP

Vos avantages :

• vous êtes visible sur internet et mieux référencé ;
• vous bénéficiez d’une garantie de paiement ;
• vous profitez des outils de gestion offerts par la plateforme : modèles de devis, parapheur électronique, référentiel de construction, suivi de projet, planning... ;
• vous accédez à un vivier de prospects.

Les avantages pour vos clients :

• être assuré de votre inscription au registre du commerce ou au répertoire des métiers ;
• n’avoir affaire qu’à des entreprises à jour de leur assurance décennale et cotisations sociales ;
• accéder aux références et certifications de plusieurs prestataires sur un seul outil ;
•  connaître le respect des délais associé aux offres.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre fiche pratique sur les plateformes d’intermédiation pour les professionnels du bâtiment :

Professionnels du BTP : comment trouver des clients via les plateformes de mise en relation ?

Les plateformes B2B dédiées au bâtiment et à la construction

Certains professionnels du bâtiment mettent en place des plateformes de collaboration facilitant la mise en relation entre artisans, constructeurs et promoteurs. C'est ce que propose AST Groupe avec La Plateforme du Chantier, lancée en juin 2022. Les artisans de tous les corps de métiers peuvent y trouver des opportunités de chantiers dans un rayon de 150 kms, une distance qui prend notamment en compte l’augmentation des carburants. Son accès est gratuit, illimité et réservé aux professionnels.

Innovez en utilisant les nouveaux outils numériques dédiés au BTP

Si déterminer quels sont les outils de production à utiliser relève de votre expertise, voici néanmoins quelques outils numériques innovants.

Adoptez le « BIM », la maquette numérique intelligente

Le BIM  pour Building Information Modeling (ou Bâti immobilier modélisé) est une maquette numérique 3D en passe de devenir incontournable dans la gestion des projets BTP de toutes tailles. Elle vise à faire collaborer l’ensemble des acteurs d’un projet de construction et à centraliser toutes les informations et modifications en temps réel, de la conception du bâtiment à son exploitation. 

En améliorant la gestion des chantiers, elle permet de limiter le gaspillage et l’impact écologique. Le Plan BIM 2022 du ministère chargé du Logement a pour objectif de généraliser l’utilisation de cette maquette en réalité augmentée. Les chiffres de l'enquête annuelle du Plan BIM 2022 permettent de mesurer la bonne appropriation du BIM et du numérique par les acteurs de la filière. Ainsi 66 % des acteurs qui travaillent en BIM sont convaincus de son utilité et de son importance : + 10 % par rapport 2020 !

• 21 % des acteurs de la filière utilisent des outils numériques (CAO et BIM) : + 4 % par rapport à 2020
• 48 % sont convaincus que le numérique et le BIM sont des enjeux stratégiques et importants : + 11% par rapport 2020
• 17 % des acteurs de la filière ont déployé des actions de transition au sein de leurs entreprises : + 10 % par rapport à 2020.

Réalisez votre document unique d’évaluation des risques en quelques clics

• monDOCunique Prem's conçu par l'OPPBTP (Organisme Professionnel de Prévention du Bâtiment et des Travaux Publics) permet aux petites entreprises du BTP de réaliser leur document unique gratuitement et facilement.

Pilotez la qualité de vos chantiers de rénovation énergétique

• Check’Réno est une application numérique à destination des artisans et des entreprises du bâtiment, pour faciliter l’autocontrôle de leurs travaux tout au long du chantier, et leur réception par les clients. Check’Réno a été développé de manière concertée avec la confédération de l’artisanat et des petites entreprises du bâtiment (CAPEB) et la fédération française du bâtiment (FFB) sous le pilotage de l’agence qualité construction (AQC).
• Conduits’Réno et PAC’Réno ont  été réalisées dans le cadre du programme PROFEEL la filière bâtiment en faveur des économies d’énergies, piloté par 16 organisations professionnelles dont la CAPEB :
• Conduits’Réno est une application numérique pour les professionnels du chauffage et de la fumisterie. Elle facilite le dimensionnement des conduits de fumées et la réalisation d’audit technique ou d’audit réglementaire sur les ouvrages de fumisterie lors de rénovation. De son coté PAC’Réno est une application numérique qui permet de faciliter le dimensionnement et le choix des pompes à chaleur lors d’une opération de rénovation d’habitat individuel.

Utilisez les nouveaux équipements numériques dédiés au BTP

• Les imprimantes 3D de construction bâtissent partiellement des bâtiments en déposant un matériau (du béton, par exemple) couche par couche. Elles permettent d’économiser des matières premières, du temps et de l’argent. Découvrez tous les détails sur les imprimantes 3D de construction, et les différentes solutions existantes dans ce domaine.
   
• Les drônes équipés d’une caméra embarquée permettent de réaliser des diagnostics énergétiques, d’analyser l’état des bâtiments, de suivre des chantiers en cours, et d’obtenir des vues aériennes utilisables dans votre communication.Découvrez leurs atouts sur les chantiers selon le Moniteur ou sur le blog Batimat.
   
• Les chaussures de chantier connectées ont été mises au point pour prévenir les dangers rencontrés par les travailleurs isolés, comme les artisans indépendants. La semelle réagit, selon l’inclinaison et l’immobilisation de l’ouvrier en cas de chute. Elle envoie une alerte par SMS à un numéro pré-choisi et indique la position géographique du travailleur grâce à son GPS intégré. De plus, ces chaussures connectées Parade alertent en cas d’approche d’une zone dangereuse pour prévenir l’individu qui les porte.

Passez à l'action avec nos formations gratuites : les accompagnements-action France Num

Nous vous proposons des formations courtes et pratiques dédiées aux TPE et PME du secteur du bâtiment et de la construction pour expérimenter des usages et outils numériques. Portées par 2 groupements, Batigital , et Smartisan, ce sont des modules de formation gratuits (des accompagnements-actions) conçus pour les TPE et PME du bâtiment et de la construction, sont concret et adaptés au terrain pour un passage à l’action digitale (réseaux sociaux, site, avis, visibilité Google, emailing…) et pour booster la visibilité locale et le business de proximité. Témoignages de participants rapportés par Le Moniteur :

En savoir plus

• Quels outils numériques pour les entreprises du bâtiment
• Choisissez un conseiller pour accompagner la transformation numérique de votre entreprise
• Trouvez une aide financière à la numérisation de votre entreprise
• Accédez à la plateforme d'aide à la dématérialisation de la Fédération Française du Bâtiment (e-btp.fr)