Utiliser un smartphone en entreprise : quels avantages et comment faire ?

Pourquoi et comment démarrer votre transformation numérique : deux questions importantes

81% des dirigeants de TPE et PME sondés, selon le baromètre France Num 2022, considèrent que le numérique représente un bénéfice réel pour leur entreprise. Il facilite la communication avec les employés ou collaborateurs (59 %), améliore la communication avec les clients (78%) et permet de trouver de nouveaux clients (15 % tous secteurs confondus, 31% pour l’hébergement et la restauration !).

La crise sanitaire a favorisé cette perception positive. Le numérique a offert une réponse immédiate au “pourquoi” démarrer sa transformation numérique. Il a permis à beaucoup de TPE et PME d’assurer la pérennité de leur entreprise en développant de nouveaux modèles d’affaires : vente en ligne en propre ou via des places de marché, click-and-collect...

Pourtant, dans le contexte post-crise sanitaire, le fait que le baromètre France Num constate que près d’une TPE / PME sur 5 (en hausse de 7%) estime que le numérique lui fait perdre du temps oblige à s’interroger sur la pertinence des solutions numériques utilisées vis-à-vis de leurs besoins. Ces résultats soulignent l’importance de réfléchir autant au pourquoi qu’au comment pour passer au numérique.

Pour aider à trouver des réponses sur le comment passer au numérique, le smartphone, qui équipe désormais la majorité des petites et moyennes entreprises, constitue un partenaire idéal pour accélérer sa transformation numérique.

Faites de votre smartphone le partenaire de votre transformation numérique : 3 points clés

Au sein d’une TPE/PME, prendre le temps de travailler sur un ordinateur n’est pas toujours une mince affaire, que ce soit pour le dirigeant ou ses employés. L'artisan est souvent en déplacement, le commerçant face à ses clients, etc...

Alors utilisez votre smartphone pour faire les premiers pas de la transformation numérique de votre entreprise. Trois bonnes raisons militent en faveur de l’utilisation du smartphone !

L'aspect pratique du smartphone

Un entrepreneur fait souvent face seul au développement de son activité et ne peut pas se dédoubler. Le numérique devient un partenaire business au quotidien. Il peut jouer le rôle d'assistant comptable, chargé de marketing et communication, commercial, juriste, graphiste…

Et avec un smartphone, ce soutien est à portée de main. Vous pouvez réaliser de nombreuses actions en mobilité. La plupart des solutions numériques sont accessibles via une application mobile ou à défaut offrent une navigation mobile optimisée.

L'aspect économique du smartphone

Pour des raisons de sécurité notamment, il est recommandé de dissocier l’usage professionnel de l’usage personnel du smartphone. Pour cela, posséder un smartphone dédié pour votre activité professionnelle constitue un réel plus !

Vous n’avez pas besoin d’un smartphone dernier cri.  En revanche, il est important de choisir un modèle possédant une bonne capacité de stockage pour télécharger des applications utiles au pilotage de votre activité, doté d’une batterie avec une bonne autonomie et d’un appareil photo de qualité.

Grâce à des offres proposant du matériel reconditionné ou la location de terminaux, le coût de cet investissement peut être maîtrisé. De nombreux fournisseurs existent, faites votre choix.

L'aspect stratégique du smartphone

Les français passent 5h34 par jour en ligne, dont 2h19 sur leur smartphone indique le Digital Report France 2022 publié par We Are Social en partenariat avec Hootsuite. Gérer son quotidien via de nombreuses applications adaptées en priorité à un usage mobile (dites “mobile first”) devient la norme.

De la réservation (taxi, restaurant, billet de train, RDV médical…) à l’achat en ligne (courses alimentaires, électroménager...) en passant par la gestion de son compte bancaire ou encore des réclamations auprès d’un service client, le smartphone devient un assistant personnel au quotidien !

Travailler au maximum avec son smartphone est ainsi une façon simple et astucieuse de vous mettre à la place de vos clients, collaborateurs et fournisseurs pour mieux comprendre leurs besoins et attentes pour construire une expérience client de qualité.

Gardez à l’esprit que le numérique n’est pas une baguette magique !

Frédéric Andrès, Maître Artisan ferronnier d'art à Morillon, Haute-Savoie, a été accompagné dans le cadre de la saison 1 de l’émission TV Connecte Ta Boîte, pour numériser son activité artisanale . Grâce à ses actions recommandées par les experts de l’émission, Frédéric a amélioré sa relation client et développé son activité avec son site web. Il a aussi gagné du temps en dématérialisant sa comptabilité. Dans un podcast réalisé plusieurs mois après, il fait le bilan de sa numérisation :

Il est ainsi important d’avoir des attentes réalistes vis-à-vis du numérique et de ce qu’il va apporter à votre entreprise. C'est-à-dire :

• de réfléchir à ce qui doit ou peut être numérisé en fonction de vos priorités ;
• de s'assurer que cela sera source de valeur pour votre entreprise.

Par exemple, vous perdez beaucoup de temps à faire signer des documents et les archiver, une solution de coffre-fort numérique peut répondre à ces deux problématiques. Un autre exemple, si vous êtes restaurateurs, pensez à digitaliser le parcours client, notamment la collecte des pourboires. Cela facilite le geste auprès de vos clients et complète les revenus de vos employés, levier  important, étant donné le contexte actuel d’inflation et de difficultés de recrutements auxquelles le secteur fait face.

Il ne faut donc pas croire que tout va se faire en un claquement de doigts. Si votre smartphone peut devenir le partenaire de votre entreprise au quotidien, il est souvent indispensable de passer un peu de temps sur la version pour ordinateur des solutions numériques retenues pour les paramétrer au mieux et en tirer le meilleur parti sur votre smartphone.

L’idéal est de démarrer par des micro actions simples et rapides à réaliser qui apportent un réel gain dans votre quotidien. Cela vous aide à prendre confiance dans l’utilisation du numérique et à voir concrètement des résultats. Avec votre smartphone, vous pouvez plus facilement installer de nouvelles habitudes.

Passez à l’action avec France Num

Alors par où commencer ? Le numérique vous aide à mieux gérer le risque et créer de nouvelles opportunités. Au final, répondez à la question suivante : qu’est-ce que je veux réaliser et comment le numérique peut m’aider ?

France Num vous accompagne pour initier cette réflexion avec cette fiche pratique : 

• TPE, artisans, commerçants, indépendants : comment démarrer votre transformation numérique ?

Et vous pouvez aussi vous inspirer des priorités listées par France Num pour démarrer. Est-ce que vous souhaitez ?

• Être visible sur internet
• Développer vos ventes
• Protéger votre entreprise
• Piloter votre entreprise
• Gérer vos ressources humaines

Ces entrées par priorité vous permettent d’identifier pour chacune de ces problématiques les ressources utiles : dossiers, fiches pratiques, formations, experts du numériques et offreurs de solutions (les Activateurs France Num).  

Identifiez donc vos priorités et testez des solutions pour trouver celles qui vous sont les plus utiles. Il ne s'agit pas de télécharger des tonnes d'applications, ne retenez que ce qui est utile, utilisable et utilisé et qui apporte une réelle plus-value. Sélectionnez-en quelques-unes et commencez à les utiliser sur votre smartphone. Pour choisir, n’oubliez pas de prendre en compte les contraintes de votre métier / secteur.

Échangez avec les entreprises de votre secteur que ce soit dans votre quartier, votre réseau plus élargi pour obtenir des retours d’expériences.

Selon les priorités et les enjeux, vous pouvez moduler le budget à consacrer à ces solutions numériques. La plupart des solutions numériques offrent différents niveaux d’abonnements. Elles proposent parfois des offres gratuites et très souvent une période d’essai sans engagement.

Si parfois un abonnement gratuit peut suffire, dans certaines situations, il est aussi, dans certains cas, plus judicieux de prendre directement la version payante. Dans ce cas-là, explorez bien toutes les fonctionnalités disponibles pour l’exploiter au maximum.

Par exemple, pour la facturation électronique, les offres des banques en ligne incluent souvent des outils de gestion dont un outil de facturation. Si celui-ci respecte bien les exigences posées par la nouvelle obligation de facturation électronique, alors vous éviterez de souscrire à un abonnement supplémentaire inutile.

Durant cette phase de prise en main, il est important pour faire les bons choix d’avoir un accompagnement. Celui-ci peut être inclus dans le prix de la solution ou réalisé par des prestataires externes, comme un activateur France Num près de chez vous. Être accompagné dans cette démarche de numérisation mobile, c‘est aussi s’assurer de gérer votre projet de la manière la plus efficiente possible.

Quelques exemples pour faire de votre smartphone le partenaire de votre transformation numérique

Être visible sur internet

Pour communiquer auprès de vos clients, les solutions gratuites constituent un bon début pour être plus visible sur internet comme celles proposées par Facebook, Instagram, Linkedin, Google ou tout autre annuaire de référencement en ligne.

Souvent une application mobile est disponible pour faciliter le suivi de vos actions de communications. Pour publier plus souvent sans être obligatoirement derrière un ordinateur, choisissez une solution de création de visuels qui propose une application mobile. Cela vous permettra de créer facilement et rapidement des visuels impactants sans aucune connaissance en graphisme. La plupart proposent des versions gratuites.

• Être visible sur internet

Développer mes ventes

Tout comme vous investissez dans des assurances pour vous prémunir d’un risque, investissez dans d'autres produits ou services qui vous permettront de décrocher de nouvelles opportunités. Si un abonnement à une place de marché vous permet de générer un chiffre d’affaires supplémentaire de X %, faites les comptes.

Certaines d’entre elles sont faciles d’utilisation, vous paramétrez votre e-boutique depuis votre ordinateur mais vous installez une application mobile ou vous recevez un simple SMS pour être informé des commandes à préparer, tout simplement.

• Développer mes ventes

Protéger mon entreprise

Trop de mots de passe à gérer ! Par simplification, vous utilisez toujours le même, simple à retenir, voire vous le notez sur un post-it à la vue de tous. Pour éviter tout piratage, utilisez un gestionnaire de mots de passe, accessible à la fois sur votre ordinateur et sur votre mobile, pour gagner du temps où que vous soyez et protéger votre entreprise contre d’éventuelles cyberattaques qui peuvent amener à mettre la clé sous la porte !

• Protéger mon entreprise

Piloter mon entreprise

Avec l’accélération du calendrier de déploiement de la facturation électronique, choisir directement une solution payante et disponible aussi via une application mobile pour la gestion de vos factures et devis est une option plus intéressante.

Vous respectez sereinement cette obligation et vous pouvez éditer et envoyer des factures à vos clients même si vous n’êtes pas derrière votre ordinateur !

• Piloter mon entreprise

Gérer mes ressources humaines

Vous avez beaucoup de fiches de paie à éditer? Gagner du temps en numérisant la gestion de la paie grâce à des solutions de type Systèmes d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH), de préférence offrant une expérience optimisée sur smartphone !

• Gérer mes ressources humaines

En savoir plus

• L’accélération de la transformation digitale dans un contexte de sobriété numérique
• L’expérience digitale de demain sera mobile first

Dossier conçu par Laurence Charmat, Activatrice France Num, à la tête de l’entreprise individuelle Charmat Method qui facilite le quotidien des TPE et PME en les accompagnant dans la transformation digitale de leur activité.