GPAO : la solution numérique pour mieux gérer la production industrielle

Qu’est-ce que la gestion de la production assistée par ordinateur (GPAO) ? 

La GPAO, ou Gestion de la Production Assistée par Ordinateur, désigne l’utilisation d’un logiciel spécialisé pour gérer l'ensemble des activités, liées à la production, d'une entreprise industrielle. La GPAO permet d'organiser, planifier, piloter et contrôler les différentes étapes de fabrication d’un produit :

• organiser la production ;
• planifier les tâches ;
• générer et suivre les ordres de fabrication ;
• gérer les stocks ;
• suivre la traçabilité produit et des opérations ;
• anticiper les besoins en matières premières (MRP) ;
• surveiller l’état d’avancement de la production ;
• optimiser l’utilisation des machines et des ressources ;
• suivre et réduire les coûts ;
• contrôler sa rentabilité. 

Généralement proposée par les éditeurs de logiciels comme un module spécifique d'un progiciel de gestion intégrée (ERP), la GPAO permet de disposer d’une vision claire, fiable et actualisée de l’activité de production. En réduisant les erreurs, en optimisant les délais, et en améliorant la maîtrise des coûts, la GPAO aide les entreprises industrielles à produire plus efficacement.

La GPAO constitue un véritable levier de professionnalisation, qui améliore le fonctionnement de l'ensemble de l'entreprise. On estime ainsi que les entreprises qui ont opté pour une GPAO constatent, sous réserve de bien utiliser la soution, une amélioration significative de leurs principaux indicateurs : 

• baisse des coûts de fabrication ;
• baisse du temps passé à la gestion administrative ;
• hausse  de leur productivité ;
• réduction des non-conformités ;
• amélioration de la satisfaction client ;
• amélioration de la marge brute. 

Ces bénéfices permettent aux entreprises qui déploient une solution de GPAO de rentabiliser leur investissement, en moyenne sur une durée de 18 mois, selon un média spécialisé. 

Malgré les avantages offerts par les solutions de GPAO, seules 33 % des TPE PME industrielles sont équipées de ce type de solution, selon le Baromètre France Num 2024.

Ce dossier rédigé par SetInUp, référencé Activateur France Num, vous explique pourquoi et comment adopter la GPAO au sein de votre TPE PME industrielle. 

Quelles sont les avantages pour une TPE PME d'opter pour une GPAO ? 

Mieux piloter les process de production

Pour une TPE PME, adopter une solution de GPAO permet une meilleure maîtrise du processus de production. Grâce au suivi en temps réel, il est possible de connaître à tout moment l’état d’avancement d’une commande, depuis le devis jusqu’à la facturation, en passant par la fabrication et la livraison. Cette visibilité facilite la prise de décision et évite les retards ou les imprévus.

Le logiciel offre également une meilleure traçabilité des opérations, ce qui permet d’identifier rapidement une anomalie ou un blocage. Les échanges avec les sous-traitants deviennent plus fluides grâce à une information centralisée et accessible. 

Par ailleurs, la GPAO aide à adapter la production en fonction contraintes et des ressources :  capacités de l’entreprise, délais clients, disponibilité des matières premières, et permet et de suivre précisément la charge atelier. 

En assurant un pilotage plus précis et plus réactif, la GPAO contribue directement à améliorer la qualité de service : les délais sont mieux respectés, les erreurs sont réduites, et la satisfaction client s’en trouve renforcée.

Maîtriser les coûts de production, augmenter la productivité et améliorer la qualité

La GPAO permet non seulement de produire mieux, mais aussi de produire plus intelligemment, pour gagner en performance et en rentabilité.

Pour une TPE ou une PME, la GPAO est un levier puissant pour améliorer la rentabilité. En permettant un suivi précis des coûts de chaque poste – main-d’œuvre, matières premières, énergie, maintenance – l’entreprise peut identifier rapidement les sources de dépenses excessives et agir pour les réduire. 

La GPAO contribue également à optimiser l’utilisation des machines, des matières premières et des ressources humaines. Grâce à une planification plus fine, les temps d’arrêt sont réduits, les rebuts sont mieux gérés, les arrêts des lignes de production à cause de rupture matière sont évités et la surproduction est limitée. Cela limite le gaspillage et les coûts cachés liés aux erreurs, pannes ou défauts de production. 

L’amélioration continue est également facilitée par une meilleure traçabilité des produits, le suivi des non-conformités et la gestion de la qualité, par exemple avec des outils comme 8D.  

Le logiciel permet aussi d'analyser les marges par produit, afin d'identifier ceux qui sont rentables et ceux qui le sont moins, et d’ajuster l’offre en conséquence.

En renforçant la qualité des produits finis, l’entreprise réduit les retours clients, et renforce sa réputation. 

Gagner du temps au quotidien et mieux collaborer

La GPAO permet aux TPE et PME de gagner un temps précieux au quotidien en centralisant toutes les informations utiles dans un seul et même outil. Finis les fichiers dispersés ou les échanges d’e-mails multiples : l’ensemble des données liées à la production, aux approvisionnements, à la qualité ou encore à la gestion commerciale (devis, commandes, factures, livraisons…) est regroupé au même endroit, accessible en temps réel.

Cette centralisation facilite la communication entre les services (achats, production, qualité, logistique) et améliore la coordination des équipes. Les informations circulent plus facilement, ce qui permet de réagir plus vite et plus efficacement face aux imprévus.

Les fonctionnalités d'automatisation de certaines tâches répétitives, comme la saisie de données ou la génération de documents, réduisent les risques d’erreurs et libèrent du temps pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Résultat : les collaborateurs travaillent dans un environnement plus fluide et structuré, et l’entreprise gagne en réactivité.

Cette meilleure organisation a un impact direct sur la satisfaction client : les délais sont mieux tenus et les échanges sont plus clairs.

Optimiser la gestion des stocks

La GPAO permet une gestion fine et automatisée des stocks, ce qui représente un levier important de réduction des coûts pour les TPE et PME. Une meilleure gestion des stocks contribue directement à réduire les frais, fluidifier la production, et renforcer la fiabilité des livraisons.

Le logiciel offre une vision en temps réel de l’état des stocks, qu’il s’agisse des matières premières, des composants ou des produits finis, avec un suivi précis par entrepôt ou site de production.

Cette visibilité permet d’éviter les surstocks, qui mobilisent inutilement de la trésorerie et de l’espace de stockage, mais aussi d'éliminer les ruptures de stock, qui peuvent entraîner des retards de production et des pertes de chiffre d’affaires. 

En croisant les données de production et de commande, la GPAO aide à anticiper les besoins à venir et et à ajuster les commandes de réapprovisionnements au bon moment, ni trop tôt, ni trop tard.En intégrant des alertes ou des seuils minimums, l’entreprise peut aussi mettre en place des actions préventives pour éviter une rupture, en ajustant ses achats ou en réorganisant sa production.

Mieux piloter l'activité et améliorer les performances de l'entreprise

Pour une TPE ou une PME en pleine évolution, la GPAO constitue un levier stratégique pour structurer son activité et accompagner sa croissance. En centralisant les informations et en automatisant les processus clés, elle permet à l’entreprise de gagner en efficacité tout en assurant une montée en charge maîtrisée.

L’un des grands atouts de la GPAO est de fournir des tableaux de bord, clairs et personnalisables, pour piloter l'activité : respect des délais, suivi des coûts, productivité des équipes, taux de rebuts, niveau des stocks, etc. 

Ces données permettent de repérer rapidement les écarts ou les dysfonctionnements, d’identifier les points d’amélioration prioritaires et de mettre en place des actions correctives ou préventives, de piloter des démarches d’amélioration continue pour optimiser ses processus de manière progressive. 

Cette approche favorise une organisation plus agile, capable de s’adapter aux évolutions du marché ou aux exigences des clients et plus robuste. Les entreprises équipées d’une GPAO disposent de process efficients. Ils n’oublient plus de commander, de relancer les fournisseurs, de livrer, de contrôler, de tracer leurs produits ou de facturer leurs clients. 

Enfin, l'amélioration des performances de l'entreprise contribue à l’image de l’entreprise auprès de ses clients, des partenaires et des futurs collaborateurs.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de GPAO ? 

Digitaliser la production avec un logiciel de GPAO permet : 

• d’optimiser les processus,
• d’améliorer la visibilité en temps réel,
• de mieux gérer les stocks et les ressources,
• d’assurer la qualité et la traçabilité,
• et de prendre des décisions plus rapides et éclairées. 

Un logiciel GPAO centralise ces fonctions clés, automatise les tâches, facilite la coordination entre services, et soutient la croissance durable de l’entreprise.

Les fonctionnalités clés d'un logiciel de GPAO

Ces fonctionnalités constituent le cœur d'une solution de GPAO : 

Production et fabrication : gestion, planification et exécution de la production

• Ordres de fabrication (OF) ;
• Gestion des articles et des sous-ensembles ;
• Suivi en temps réel de la production ;
• Gestion de la charge de fabrication ;
• Suivi et gestion des temps de production ;
• Gestion des rebuts et calcul des coûts associés ;
• Gestion des flux de production ;
• Gestion des centres de travail multi-centres ;
• Gestion des postes de travail ;
• Gestion de la sous-traitance : commandes, stock, prix, avancement, bons de dépôt, réception, intégration au processus de fabrication ;
• Commandes avec délai différé ;
• Analyse des charges par poste et par production. 

Planification et calculs

• Planification des ressources de production (MRP) ;
• Calcul des besoins nets (CBN) ;
• Gammes et nomenclatures multi-niveaux ;
• Calculs des coûts et prix de revient : coûts théoriques, coût des OF, prix de revient. 

Qualité et maintenance

Intègre le suivi de la qualité, la gestion de la conformité et la maintenance des équipements :

• Traçabilité et qualité ;
• Gestion des non-conformités et actions correctives (avec édition de rapports 8D) ;
• Gestion des opérations de maintenance préventive et corrective ;
• Gestion documentaire : fiches techniques, procédures, certificats qualité. 

Les fonctionnalités complémentaires d'un logiciel de GPAO

Un certain nombre de fonctionnalités complémentaires permettent de prendre en charge les fonctions essentielles, en amont et en aval de la production. Elles constituent généralement des modules additionnels, proposés par les éditeurs d'ERP, en sus de la GPAO. 

Gestion des stocks et logistique

Elle regroupe tout ce qui touche à la gestion des matières, produits finis, flux et traçabilité :

• Gestion des stocks et des approvisionnements ;
• Gestion des lots et numéros de série ;
• Gestion des expéditions et logistique.

Achats et approvisionnements

• Gestion des achats ;
• Suivi des fournisseurs ;
• Gestion des demandes de prix fournisseurs ;
• Gestion des frais. 

Gestion commerciale et administrative

• Devis et facturation ;
• CRM (gestion de la relation client) et prospection ;
• Gestion des affaires et des contrats. 

Suivi des indicateurs et reporting

• Indicateurs de performance (KPI) ;
• Reporting avancé ;
• Tableaux de bord personnalisables. 

Comment réussir le déploiement d’une GPAO ? 

Mettre en place un nouveau logiciel ERP au sein d’une organisation ne se résume pas à un simple déploiement technique. C’est un véritable projet de transformation qui implique un changement des habitudes, des méthodes de travail et parfois même de la culture d’entreprise. 

Pour que cette transition soit une réussite, il est essentiel d’accompagner le changement en plaçant les utilisateurs au cœur du projet ; en communiquant régulièrement sur les avancées et les bénéfices et en étant à l’écoute des freins et inquiétudes.

1. Définir vos besoins et vos objectifs

Avant de choisir le logiciel et de démarrer vos recherches : 

Commencez par vous demander ce que vous cherchez à améliorer avec cette digitalisation, par exemple : 

• améliorer le suivi de production,
• obtenir une traçabilité fiable,
• mieux gérer vos stocks, etc.

Listez les problèmes que vous voulez résoudre avec le logiciel : 

• erreur de stock,
• retard de production,
• problème qualité, etc.

Précisez les gains attendus : 

• optimiser la production,
• améliorer le service client,
• diminuer les dépenses, etc.

Cette étape est cruciale. Elle va vous aider à orienter le choix de la solution adaptée. Selon l'étendue de vos besoins, la solution retenue devra intégrer, autour de la solution GPAO elle-même, plus ou moins de modules additionnels. Si vos exigences sont très larges, il faut privilégier une solution ERP complète. 

2. Constituer une équipe projet

Le choix d’un ERP impacte plusieurs fonctions de l'entreprise. Selon votre organisation, il est essentiel d’impliquer des membres de la direction (DG, DAF, responsable production, …), les utilisateurs clés (logistique, atelier, planification, service commercial, comptabilité) et de nommer un chef de projet qui jouera le rôle de coordinateur. 

Impliquer vos collaborateurs dès le début garantit leur adhésion et facilite le changement. C’est un facteur clé de la réussite du projet. Il est ainsi recommandé, d'organiser avec l’éditeur du logiciel des présentations de la solution, personnalisées en fonction du profil des salariés. 

Choisir la solution la mieux adaptée

Commencez par identifier les solutions GPAO proposées par les éditeurs d'ERP. Certaines solutions sont particulièrement adaptées à certaines tailles d'entreprises ou à certains secteurs d'activités (ERP métiers) d'autres sont généralistes. 

Optez pour la solution qui répond à vos besoins réels. N’essayez pas de surdimensionner vos besoins, d'ajouter des fonctionnalités qui ne sont pas indispensables ou de déployer des modules qui ne correspondent pas aux priorités identifiées. Commencez petit. 

Privilégiez, en revanche, un logiciel ERP flexible, offrant des modules additionnels, que vous pourrez déployer dans le futur pour disposer de fonctionnalités étendues, afin de répondre aux besoins de l'entreprise dans un contexte de croissance. 

4. Préparer les données et documenter les processus 

Pour paramétrer l'ERP, il est nécessaire de récupérer les données existantes clients, articles, nomenclatures, etc. 

Ces données qui constituent le socle de la solution doivent être nettoyées. Vous devez vous assurer que les données intégrées à l’ERP sont valides et utilisables. Si les données sont mauvaises malgré un ERP bien paramétré c’est un échec assuré. 

Il est aussi indispensable de documenter vos processus existants et de repérer les écarts entre les pratiques de l’entreprise et ce que propose l’ERP. 

5. Configurer, tester et valider

Cette phase de configuration et de test est essentielle à la réussite du projet. 

En collaboration avec votre éditeur / intégrateur, configurez le logiciel selon vos besoins. 

Il est recommandé d'organiser des ateliers avec les utilisateurs clés pour qu’ils participent à leur élaboration et valident les process. 

Réalisez des tests en conditions réelles avec vos articles et votre fonctionnement habituel. 

6. Former les utilisateurs

L’être humain est assez réfractaire au changement. Une nouvelle façon de travailler peut faire peur. La mise en place de formations adaptées et ciblées, est une condition du succès du déploiement. 

La bonne prise en main du logiciel passe obligatoirement par une formation des équipes. L’objectif est de former l’ensemble des profils utilisateurs afin qu’ils puissent utiliser l’ERP de manière autonome et efficace. 

Le formateur doit proposer des cas d’usage concrets adaptés à l'entreprise et avoir une approche centrée sur les besoins spécifiques des utilisateurs. 

En complément, le fournisseur de la solution doit proposer, à l'issue du déploiement, une assistance adaptée et réactive, pour répondre aux questions des utilisateurs. Ce service d'assistance, fondamental pour aider les équipes à utiliser l'outil au quotidien est particulièrement critique au début de la mise la mise en production de l'outil, lors de sa prise en main en conditions réelles. 

Gardez à l’esprit : un utilisateur bien formé c'est un logiciel bien utilisé 

7. Suivre, ajuster et améliorer

Après le lancement, il est important de mesurer et analyser les résultats pour s’assurer que l’investissement répond bien aux attentes. Il est conseillé de faire des points réguliers avec le fournisseur de la solution sur les améliorations à qui pourraient être apportées, les éventuels bugs ou les incohérences du logiciel ERP. 

Une solution de type ERP, qui participe à l'organisation et au fonctionnement de l'organisation, doit être adaptée de façon continue, pour s'adapter aux usages et aux évolutions de l'entreprise. 

Dans cette perspective, il est très important d'associer les utilisateurs afin de recueillir leurs retours (positifs et négatifs) et leur propositions d'amélioration.  

Quelques solutions de GPAO

Pour bien gérer sa production, il est essentiel de choisir un outil adapté à la taille, aux besoins spécifiques et à la complexité des processus de votre entreprise. Nous vous donnons ci-dessous, à titre indicatif, une liste de solutions de GPAO adaptées aux TPE et PME.

• SetInUp [Activateur France Num] est une solution conçue pour accompagner les PME industrielles dans la planification, le suivi et l’optimisation de leur production. Ses modules intégrés pour la gestion de la qualité, la traçabilité et l’analyse des coûts de production, complétés par la gestion commerciale, le CRM et les stocks en font une solution globale pour gérer l'entreprise. Sa flexibilité et sa capacité de personnalisation en font un choix adapté aux entreprises de nombreux secteurs d’activités souhaitant un outil puissant, mais simple à prendre en main. 
   
• Dolibarr est une solution ERP open source polyvalente qui propose des fonctionnalités de gestion de production. Dolibarr couvre de nombreux domaines comme la gestion commerciale, la comptabilité, les stocks et la production, ce qui en fait une solution bien adaptée pour les petites et moyennes entreprises. 
   
• Clipper est un logiciel GPAO éprouvé, spécifiquement conçu pour les entreprises industrielles. Il propose des fonctionnalités sectorielles robustes, adaptées aux environnements de production. 
   
• Axelor est un ERP open source modulable, particulièrement adapté aux PME et ETI. Il propose un large périmètre fonctionnel couvrant la gestion commerciale, le CRM, la facturation, la production ou encore la gestion de projets. Son interface moderne et fluide offre une bonne expérience utilisateur. 

Le conseil de l’expert 

Réussir une transformation digitale ne se limite pas à installer de nouveaux outils, mais à orchestrer une évolution cohérente de vos processus pour gagner en efficacité et en performance. Pour mener à bien votre transformation digitale, privilégiez des solutions intégrées qui unifient CRM, GPAO et ERP, afin de créer un écosystème digital fluide, évolutif et parfaitement aligné avec vos objectifs commerciaux et industriels.

Le CRM, en particulier, constitue un levier majeur pour améliorer vos performances. Couplé à l'outil de GPAO, il permet de bénéficier d’une visibilité complète sur l’ensemble du cycle client — de la première prise de contact à la livraison finale. Cette intégration offre non seulement un meilleur suivi des prospects et clients, mais contribue aussi à optimiser la planification et la gestion de la production en temps réel. Résultat : vous gagnez en réactivité, réduisez les délais, et améliorez la satisfaction client tout en maximisant vos chances de conclure chaque opportunité.

Dernier conseil : la transformation digitale demande méthode et patience. Abordez ce changement comme un marathon. Testez, apprenez, ajustez et mesurez vos résultats régulièrement. Et surtout, impliquez vos équipes et restez flexible face aux évolutions technologiques pour garantir un succès durable.

En savoir plus

• Pourquoi et comment mettre en place un ERP pour les TPE
• ERP et GPAO : qui fait quoi ? Quelles différences ?
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