TPE-PME : pourquoi informatiser la gestion financière de votre entreprise ?

La gestion comptable et financière : une priorité pour les TPE et PME

Pour une TPE-PME, la gestion comptable et financière peut-être ressentie comme extrêmement chronophage car elle n’apporte pas de nouveaux clients. La priorité de tout dirigeant reste la conclusion de nouvelles affaires et la poursuite de celles déjà acquises pour augmenter les recettes et développer l’entreprise.

Ce n'est pas donc pas un hasard si les dirigeants d'entreprises fixent comme priorité l'amélioration de la gestion au quotidien pour 64 % d'entre-eux et l'optimisation de la gestion comptable à 56 % selon une étude Opinionway pour Qonto.

Car les dirigeants de petites entreprises sont conscients de la nécessité de professionnaliser leur gestion pour développer leur chiffre d’affaires.

Le numérique est déjà présent au quotidien pour la gestion de vos opérations financières. Le numérique vous permet de :

• consulter vos comptes sur un ordinateur ou une application ;
• envoyer un message à votre conseiller bancaire ;
• déclarer en ligne votre chiffre d’affaires ou votre TVA auprès de la Direction générale des finances publiques ;
• payer en ligne l’ensemble de vos impôts, taxes et contributions ;
• envoyer de façon automatique de la déclaration sociale nominative à l’URSSAF et les attestations employeur à Pôle Emploi.

A noter  : la facturation électronique s’impose progressivement aux entreprises. Depuis le 1er janvier 2020, les factures pour le secteur public doivent être en format électronique, et entre 2024 et 2026, cela concernera toutes les factures du secteur privé. En savoir plus :

• Facturation électronique entre entreprises : une obligation et des opportunités pour les TPE-PME

Qu’est-ce que la gestion financière ?

La gestion financière peut apparaître très éloignée du quotidien d’un artisan ou d’un dirigeant d’une petite entreprise. Pourtant chaque jour, sans forcément le formaliser ainsi, vous effectuez des actions qui relèvent de la gestion financière : devis, achats, budget, emprunt…

Chaque décision prise repose sur une analyse des événements qui touchent votre entreprise, une compréhension de ces faits, un objectif à atteindre ou une anticipation des projets ou d'opportunités. Grâce à la gestion comptable et financière, vous disposez d’une grille d’analyse pour faire les meilleurs choix possibles, en toute connaissance de cause. Une partie de ces éléments nécessaires est fournie par la prestation de l’expert-comptable et permet à l’entreprise de respecter ses obligations légales comme le fait de réaliser un bilan annuel et de le communiquer à l’administration fiscale.

Gérer les finances d’une entreprise nécessite beaucoup plus de formalisme que la gestion des finances personnelles. En tant que dirigeant, vous avez besoin de diagnostics solides et argumentés sur les forces et les faiblesses de vos activités et de votre organisation, pour identifier les solutions possibles.

Avec ou sans l’outil numérique, la mise en place d’une gestion comptable et financière vise à :

• tenir une comptabilité : jour par jour, votre entreprise notifie dans un journal le règlement d’une facture à un fournisseur, l’achat de fournitures de bureau, le loyer du bail commercial, le paiement d’un client, la TVA sur les produits et services achetés, une note de frais, etc.
   
• réaliser un contrôle interne : votre expert-comptable ou votre commissaire aux comptes vérifient que les règles comptables sont correctement appliquées, à la fois sur le fond et sur la forme. Ils s'assurent que toutes les factures émises ou reçues ont une réalité. Ils regardent si les processus de l’entreprise permettent d’avoir des données fiables. Enfin, leur intervention permet de corriger les erreurs ou d’expliquer les écarts entre les dépenses et les recettes.
   
• suivre les flux : vous savez si vos recettes permettent de régler vos dépenses en temps et en heure. Votre expert-comptable ou votre banquier parlent de flux de trésorerie ou de besoins en fonds de roulement. Idéalement, mieux vaut avoir encaissé une recette avant de la dépenser. Mais la réalité est souvent différente. Les recettes et les dépenses ne suivent pas le même rythme. Le suivi des flux vous permet de disposer des fonds nécessaires d’ici la prochaine rentrée d’argent.
   
• établir des budgets : à partir des opérations passées ou une étude de marché, vous établissez, avec l’aide de votre expert-comptable, le niveau des dépenses et des recettes pour un projet, pour l’ensemble de votre entreprise, sur une période donnée qui peut être le mois, le trimestre, l’année ou plusieurs années.
   
• construire la synthèse des données collectées : le compte de résultat et le bilan ne sont pas les finalités d’une synthèse des données financières. Vous pouvez en amont savoir si vous - ou un de vos clients - êtes en retard de paiement, ou mesurer vos capacités à répondre à une nouvelle commande urgente en l’état de vos stocks.
   
• mieux piloter l'activité de l'entreprise : disposer en temps réel des principaux indicateurs financiers et comptables de l'entreprise aide à prendre les meilleures décision.

Pourquoi numériser la gestion financière ?

Un artisan ou le dirigeant d’une petite entreprise est souvent accaparé par le cœur de son activité. Il lui reste généralement peu de temps pour autres tâches, notamment administratives, telle que la gestion financière.

En optant pour la numérisation des processus de gestion, vous professionnalisez la gestion de votre comptabilité, en y consacrant un temps limité et pouvez continuer à donner la priorité à vos clients.

Bien sûr, vous pouvez décider d’externaliser l’intégralité des opérations à un expert-comptable. Pour autant, cela ne vous évitera pas d’utiliser les outils numériques. Votre expert-comptable numérise aussi son activité. De plus en plus souvent, il met à la disposition de ses clients des outils numériques pour la transmission des informations. Tôt ou tard, vous aurez à vous familiariser avec ces pratiques.

La numérisation de votre gestion comptable et financière vous libère et vous permet de :

Gagner en sécurité et autonomie

La numérisation de vos opérations financières et des documents comptables sécurise et rend plus autonome votre entreprise. Vos documents sont centralisés dans un serveur, qui fait l’objet de sauvegarde régulière, avec un accès contrôlé. Les données sont stockées de façon pérenne.

Réduire les risques d'erreur

La digitalisation de votre gestion comptable aide à diminuer les risques d'erreurs. La transmission automatique des données réduit les erreurs de saisies. La réalisation des calculs par le logiciel empêchent les erreurs de calculs. L'automatisation de certaines tâches permet d'éviter les oublis de traitement ou d'envois. Enfin, les sauvegardes réduisent considérablement les risques de pertes de données.

Respecter le délai légal de conservation des documents

Savez-vous que vous avez l'obligation de conserver tous les documents comptables pendant 10 ans ? Ce qui signifie consacrer un temps certain chaque année pour archiver vos bilans, comptes de résultat et l’ensemble des annexes.
 

Faciliter la recherche d’un document financier

L’archivage numérique apporte une grande précision dans le rangement des documents et données comptables. Il permet de retrouver chaque document si une occasion l’exige.

En plus de vous faire gagner du temps au quotidien, l’usage d’outils digitaux pour suivre les finances de votre entreprise vous apporte un regard complet et précis de la situation financière de votre entreprise en temps réel. Dès que vous vous posez une question, vous disposez des réponses pertinentes, avec des données à jour.

Piloter sereinement son entreprise

Avoir de la visibilité sur son activité est un atout précieux pour un entrepreneur. Alors que vous avez la « tête dans le guidon » pour développer votre entreprise, vous pouvez vous appuyer sur le numérique pour le pilotage de votre société. En quelques clics, vous savez :

• où en est votre trésorerie ;
• quelles seront les prochaines dépenses et rentrées de fonds ;
• quel est le montant de vos comptes de caisse grâce à la synchronisation avec les informations de votre banque ;
• quel est le niveau de consommation de vos différents budgets ;
• où vous en êtes du paiement de vos cotisations sociales et prélèvements obligatoires ;
• émettre un devis et envoyer la facture dans des délais très courts ;
• comment évolue votre rentabilité.

Votre rôle de dirigeant s’en trouve facilité, car vous êtes mieux au fait de la situation de votre entreprise face à l’ensemble de vos interlocuteurs : clients, fournisseurs, salariés, investisseurs, associés, experts-comptables, banques, partenaires… Cela renforce aussi votre crédibilité par votre capacité à fournir des reportings précis, rapidement et en toute transparence.

Comment faire pour numériser votre gestion financière ?

Sans aucun scrupule ni doute, tournez le dos aux feuilles de tableur pour gérer et suivre vos finances. Fini :

• les saisies manuelles ;
• l'accumulation de tableaux pour arriver à des données consolidées ;
• la perte de fichiers ;
• la multiplication de copie de versions de fichiers ;
• la dispersion des données en plusieurs endroits…

Pour autant, ne sautez pas sur la première application que vous repérez sur un moteur de recherche. C’est la meilleure façon pour vivre une mauvaise expérience. Partez de vos besoins et de vos projets de développement à un horizon de cinq ans. En effet, la numérisation de votre gestion financière doit suivre le développement de votre entreprise et non l’inverse.

D’autant que l’offre est très riche, allant d'un outil gratuit à une solution très onéreuse. Votre choix sera plus aisé si vous définissez vos besoins de façon précise. De quelles fonctions avez-vous besoin ?

• émission et suivi de factures ;
• interface de paiement associée à vos factures ;
• saisie facile d’une dépense (une photo du ticket de caisse peut suffire) ;
• établissement des comptes ;
• consolidation du compte de résultat et édition du bilan ;
• édition de reporting et documents pour les administrations de l’État ;
• déclarations fiscales ;
• détection de fraude.

Quelles solutions de gestion financière numérique ?

Selon une enquête du Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables, 70 à 80 % des TPE et des PME ont recours à un expert-comptable. Mais le recours à un professionnel du chiffre ne vous dispense en rien de vous doter d’un logiciel de comptabilité assurant, a minima, la facturation de vos prestations, l’enregistrement des écritures comptables, la synchronisation des comptes bancaires, le suivi de vos comptes tiers (clients et fournisseurs) et la gestion de la TVA.

S’il y a encore dix ans, les solutions numériques proposées étaient peu satisfaisantes, les outils proposés aujourd’hui offrent un vrai allégement de temps et d’énergie face à la complexité administrative. Ils permettent plusieurs options :

• tout gérer soi-même sans passer par l’expert-comptable ;
• gérer tout ce qui peut l’être et transmettre les données à l’expert-comptable pour finaliser les comptes ;
• tout transmettre à son expert-comptable en utilisant sa plateforme numérique pour communiquer les informations dont il a besoin ;
• disposer d’un outil pour tenir sa comptabilité de manière autonome et être mis en relation avec un expert-comptable.

Pour vous donner un aperçu de la facilité et la simplicité à franchir le pas, voici des exemples d’outils pour digitaliser votre gestion comptable et financière :

• Axonaut  [Activateur France Num] (pour les indépendants, micro-entreprises et TPE ; versions payantes) : gestion des clients, édition et suivi des devis et factures, comptabilité, tableau de bord de la trésorerie. Mais pas de déclaration URSSAF ou TVA. Les options offertes dépassent le cadre de la gestion financière.
   
• Cegid (micro-entreprises et TPE ; version payante) : gestion des devis et factures, gestion des stocks, suivi des paiements et impayés, gestion de la trésorerie, pilotage financier prévisionnel.
   
• ComptaCom (pour les TPE et PME ; versions gratuite et payante) : comptabilité, gestion des flux financiers, synchronisation bancaire, sauvegarde des données en ligne. Mais pas de gestion de paie ou de stock.
   
• KoalaMe (pour les microentreprises ; versions gratuite et payante) : comptabilité, gestion des devis et factures, gestion des relances d’impayés, synchronisation bancaire, déclaration URSSAF…
   
• MaCompta.fr (pour les indépendants ; versions payantes) : comptabilité, gestion des devis et factures, tenue de la comptabilité, synchronisation bancaire, déclaration URSSAF ou TVA, édition de reporting, lien vers un expert-comptable. Mais pas de gestion de stock.
   
• Pennylane (pour les TPE et PME et organisations à forte croissance ; versions payantes) : comptabilité, gestion des achats et ventes, gestion des devis et factures, gestion des impayés, tableau de bord de la trésorerie, intégration d’applications externes comme la synchronisation bancaire, la gestion de paie, le paiement en ligne. Mais pas de déclaration URSSAF ou TVA.
   
• Qonto [Activateur France Num] (pour les TPME et Indépendants) est la solution 100% numérique et sécurisée de gestion financière et administrative : gestion bancaire, comptabilité. La solution permet d'intégrer au compte pro des outils et applications sécurisés pour la gestion des dépenses, les paiements et factures, la comptabilité, la gestion de la trésorerie et le financement.

Découvrez d’autres solutions pour numériser votre gestion financière :

• Logiciel de comptabilité : quels sont les meilleurs outils du marché ?
• Optimiser la gestion de mon commerce une comptabilité et facturation plus facile

L’informatisation de la gestion financière en résumé

Pour gagner du temps et respecter vos obligations légales, vous avez tout intérêt à opter pour un outil numérique pour votre gestion comptable et financière.

Privilégiez les solutions qui sont simples et pratiques : vous devez pouvoir vous connecter facilement sur votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette. De même, vous devez pouvoir utiliser l’outil même lorsque vous êtes hors connexion ou établir en un minimum de temps vos déclarations fiscales ou sociales.

Ensuite, soyez vigilant afin que les outils évolutifs qui vous permettre, y compris à travers des modules supplémentaires, de gérer plus de volume ou d’autres aspects de votre gestion financière que vous ne souhaitez pas prendre en charge au début.

Si le prix est un critère important, il est important de le mettre en regard de ce que va vous apporter la solution en terme de productivité et de gain de temps. Investissez dans la solution la plus adaptée à vos besoins pour profiter de tous les avantages du numérique.

Enfin, vérifiez que la solution retenue facilite vos échanges avec votre expert-comptable. Rapprochez vous de lui avant de faire un choix pour connaître son avis sur les différentes solutions et valider l’échange automatique des données entre les deux plateformes pour gagner du temps.

En savoir plus

• Dématérialisation pour les entreprises : Guide pratique