Cloud pour les TPE : pourquoi stocker et sauvegarder vos données en ligne ?

Fiche pratique | Publié le 11 mai 2022 | Mis à jour le 07 juin 2022

En optant pour le cloud, un indépendant, un artisan ou une TPE accède à ses fichiers depuis n'importe quel ordinateur, tablette ou smartphone. Une petite entreprise réduit, par ailleurs, ses coûts de stockage informatique tout en gagnant en sécurité.

Photo illustrative
Kreatikar Pixabay License

Le cloud pour stocker et sauvegarder les données

Le cloud computing ou l'informatique en nuage correspond à l’accès à des services informatiques (serveurs, stockage, mise en réseau, logiciels) via Internet (le « cloud » ou « nuage ») par un fournisseur.

Souple, simple et évolutif, le cloud permet à un indépendant ou au dirigeant d'une petite entreprise d’accéder à ses données où qu'il se trouve et depuis n'importe quel terminal connecté. Le cloud favorise ainsi la collaboration à distance, devenue indispensable depuis la récente crise sanitaire.

Le cloud permet aussi de réduire les risques de perte de données en bénéficiant des dispositifs de sécurité mis en place par l'hébergeur.

Enfin, il rend possible le fait d'ajuster son abonnement en fonction de ses besoins tout en ne payant que les services consommés.

Selon une étude du cabinet Markess, le marché du cloud en France, jusque-là fortement porté par les grands comptes, profitera de l’adoption croissante par les ETI et les PME qui représenteront 55 % de ce marché en 2025.

Stockage et sauvegarde en ligne, de quoi parle-t-on ?

Il est fréquent de confondre le stockage en ligne et la sauvegarde en ligne. Ces services ont pour point commun de proposer un hébergement des données dans le cloud. Dans les deux cas, une entreprise se prémunit contre la perte de données liée au vol d'un ordinateur ou d'une panne d'un disque dur. Un fournisseur cloud réalise plusieurs copies de vos données, hébergées sur des sites différents.

En revanche, le stockage en ligne et la sauvegarde en ligne répondent à des finalités différentes :

  • le stockage en ligne a pour but de synchroniser les fichiers de travail d'une entreprise dans le cloud afin que ses collaborateurs puissent y accéder à tout moment, de n’importe où et depuis n'importe quel terminal connecté.
  • la sauvegarde (en anglais backup) en ligne va, elle, réaliser à intervalles réguliers ou en continu une photo complète de votre système d'information. En cas de perte de données, l'entreprise peut rétablir, en quelques clics ses données, à partir de la dernière sauvegarde.

Le stockage en ligne facilite et sécurise la collaboration à distance

Le stockage en ligne constitue le service d'hébergement de données en mode cloud le plus utilisé. Il a l'avantage de la simplicité. L’utilisateur installe l’application dédiée sur son ordinateur ou sur son terminal mobile. Il suffit, ensuite, d'ajouter les fichiers et les dossiers dans son espace pour que ceux-ci soient automatiquement stockés et synchronisés dans le cloud.

En plaçant ses données dans le cloud, une entreprise permet à ses collaborateurs :

  • de partager des fichiers qu'il s'agisse de documents de travail (traitement de texte, tableur, présentation, PDF…), de photos ou de vidéos.
  • d'accéder depuis n'importe quel terminal connecté aux espaces de stockage en ligne, facilitant ainsi le travail à distance et en situation de mobilité.
  • de synchroniser les données. Les employés collaborent sur la dernière version en date du document de travail.
  • de réduire le risque de perte de données. Une fois placées dans le nuage, les données ne sont plus exposées à la perte ou au vol d'un ordinateur, du crash d'un disque dur, de l'incendie ou de l'inondation de vos locaux.

L'utilisateur est ainsi assuré d'accéder à la dernière version de ses documents depuis n'importe quel terminal (ordinateur, smartphone, tablette, etc).

Il peut surtout les partager avec qui il veut – collaborateurs, partenaires, prestataires, clients – par un simple lien. Selon les droits que vous leur assignez, vos interlocuteurs peuvent uniquement consulter les documents ou bien les modifier. Il est aussi possible de demander un mot de passe ou de fixer une date d’expiration.

Cet espace de stockage en ligne évite l'envoi de pièces jointes par courriel ou le recours à des serveurs de fichiers ou à des supports de stockage physiques de type clé USB.

En permettant à plusieurs personnes de pouvoir travailler simultanément sur un même document, le stockage en ligne est un prérequis au travail collaboratif.

Attention : ne pas confondre stockage dans le cloud et archivage électronique

L'archivage électronique  désigne l'archivage à long terme de documents et données numériques. Il s'agit en général de documents qui engagent l'entreprise et lui permette de faire valoir ses droits en cas de litige ou contestation ou de répondre à des impératifs métiers. Leur durée de conservation peut aller de 5 à 10 ou 20 ans voire jusqu'à plus de 50 ans. Il peut notamment s’agir de contrats clients, de factures, de bons de livraison ou de bulletins de paie.

L'archivage électronique doit respecter des normes strictes (traçabilité, horodatage, scellement, etc...) permettant garantir et de démontrer l'origine d'un document, sa date d'archivage et son intégrité depuis son versement aux archives, le rendant ainsi recevable auprès d'un tribunal par exemple..

Les services de cloud ne constituent pas un service d’archivage électronique ! En effet, comme le rappelle Bruno Dillet, Directeur Étude et Développement de CDC Arkhinéo, aucun d'entre eux n'offre de services permettant de garantir la recevabilité juridique des documents archivés. Pour archiver par le cloud, il faut coupler la plateforme de cloud avec un service de tiers archivage.

La sauvegarde de vos données en continu garantie la continuité de votre activité

A la différence des systèmes de sauvegarde traditionnels sur disque dur externe, DVD ou clé USB, le cloud permet à une entreprise de sauvegarder automatiquement et en continu ses données sans intervention de sa part.

La sauvegarde en ligne ne se limite pas aux données. Le système de "back-up" va créer une image miroir de l'ensemble de votre environnement informatique comprenant le système d'exploitation, les applications et les paramétrages associés.

Cette image miroir servira à restaurer votre système d'information en cas de problème :  suppression accidentelle d'un fichier, crash d'un disque dur ou cyberattaque de type rançongiciel. Vous vous prémunissez ainsi contre la perte de données sensibles et assurez la continuité de votre activité.

Elle permet de s'affranchir de l'achat et de la gestion des supports de stockage qui s'altèrent avec le temps. Avec la sauvegarde en ligne, c'est au fournisseur de cloud de sécuriser et maintenir son infrastructure. Et il pourra aussi très facilement augmenter sa capacité d'hébergement dans le cas où vos besoins de stockage augmenteraient.

Par leur simplicité et leur tarif abordable, les offres cloud démocratisent cette fonction essentielle qu'est la sauvegarde des données de l'entreprise.

Les avantages de l'hébergement dans le cloud

Réaliser des économies

Sur le marché hyperconcurrentiel de l'hébergement de données dans le cloud, les tarifs proposés sont particulièrement compétitifs. Les offres gratuites proposent jusqu'à plusieurs giga-octets d'espace de stockage. Pas de frais d’investissement, le paiement à l'usage propre au cloud permet de passer, sur le plan comptable, vos dépenses en exploitation (OpEx) plutôt qu'en investissement (CapEx).

S'affranchir des contraintes matérielles

Flexibles, les offres d’hébergement dans le cloud s'adaptent à vos besoins. En fonction de votre activité, vous augmentez ou réduisez votre espace de stockage. Pas de disque dur externe ou de serveur à acheter, configurer, administrer et sécuriser… la TPE s'exonère de ces contraintes matérielles. A charge pour le fournisseur de maintenir et mettre à jour son infrastructure et à la renouveler régulièrement.

Favoriser la collaboration à distance

Toutes les ressources de l'entreprise (fichiers, contacts…) sont accessibles depuis n'importe quel ordinateur, tablette ou smartphone. Au bureau, en télétravail, en déplacement… Vos collaborateurs peuvent coéditer et annoter un même document sans être réunis physiquement sur le même site. Grâce à la synchronisation des données, ils sont assurés de travailler sur la dernière version en date.

Protéger ses données

Le cloud réduit fortement le risque de perte de données. Un fournisseur de cloud public s'engage contractuellement à mettre tout en œuvre pour assurer leur protection. Les données sont chiffrées et stockées sur plusieurs serveurs. Si l'un d'eux connaît une défaillance, un autre prend immédiatement le relais afin d'assurer la disponibilité de service. Dans le nuage, vos données sont à l'abri d'éventuels sinistres auxquels vos équipements informatiques sont, eux, exposés comme un incendie, un dégât des eaux ou tout simplement un vol.

Le prestataire cloud doit contractuellement mettre en place tous les moyens pour protéger vos données comme le cryptage de bout en bout ou leur duplication sur plusieurs serveurs. Il peut, en plus, se prévaloir de certifications comme les normes ISO 27001 et ISO 27701, le label SecNumCloud délivré par l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi) ou EUCS de l'Enisa, son équivalent européen.

Gérer les droits d'accès

Depuis la console d'administration de la solution cloud, un chef d'entreprise peut gérer les droits d'accès de ses collaborateurs aux dossiers ou aux fichiers sensibles mais aussi de tracer a posteriori les actions réalisées. Ce contrôle permet de d'éviter d'éventuels actes de malveillance internes comme le vol d'un fichier client.

Les inconvénients de l'hébergement dans le cloud

Devenir dépendant du réseau internet (et de sa qualité)

Qui dit stockage dans le cloud, dit nécessité de disposer d'un terminal connecté pour accéder à son espace personnel. En situation de mobilité, vous êtes dépendant de la qualité de service de votre réseau mobile ou d'un accès Wifi.

La dépendance au fournisseur

En hébergeant vos données, vous vous en remettez aux mains d'un fournisseur. Des modifications contractuelles, une hausse de tarif ou une interruption inopinée du service ne sont pas à exclure. Avant de s'engager, il convient de connaitre les conditions de portabilité de vos données afin de pouvoir les rapatrier sans encombre et changer de prestataire.

La conformité réglementaire

Le fournisseur cloud doit, bien sûr, se conformer au RGPD, le règlement général sur la protection des données qui régit le traitement des données personnelles dans l'Union européenne.

La localisation des données est aussi cruciale. Une TPE qui manipule des données critiques est incitée à se tourner vers un cloud dit de confiance proposé par un prestataire français ou européen. En effet, selon le principe d'extra-territorialité propre au droit des Etats-Unis, le Cloud Act donne, en effet, la possibilité aux autorités américaines d’accéder aux données détenues par un fournisseur cloud d’origine américaine, quelle que soit la localisation du centre de données (en anglais datacenter) où elles sont hébergées.

Quelle solution choisir pour stocker et sauvegarder ses données dans le cloud ?

Nous vous proposons une sélection d'articles qui vous aideront à identifier quelle solution est la plus adaptée à vos besoins :

En savoir plus

Julien Karachehayas | Licence Creative Commons BY-NC-SA 3.0 FR

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