Cloud pour les TPE : pourquoi stocker et sauvegarder vos données en ligne ?

Fiche pratique | Publié le 11 mai 2022 | Mis à jour le 09 juin 2023

En optant pour le cloud, un indépendant, un artisan ou une TPE accède à ses fichiers depuis n'importe quel ordinateur, tablette ou smartphone. Cela peut aussi lui permettre de réduire ses coûts de stockage informatique et de gagner en sécurité, sous réserve de bien ajuster son abonnement à ses besoins.

Photo illustrative — Kreatikar Pixabay License

Le cloud pour stocker et sauvegarder les données

Le cloud computing ou l'informatique en nuage correspond à l’accès à des services informatiques (serveurs, stockage, mise en réseau, logiciels) via Internet (le « cloud » ou « nuage ») par un fournisseur.

Souple, simple et évolutif, le cloud permet à un indépendant ou au dirigeant d'une petite entreprise d’accéder à ses données où qu'il se trouve et depuis n'importe quel terminal connecté. Le cloud favorise ainsi la collaboration à distance, devenue indispensable depuis la récente crise sanitaire.

Par défaut la sécurité de vos données est contractuellement sous votre responsabilité. Pour réduire le plus possible le risque de perte de données, il est important de bien choisir et d’actionner les dispositifs de sécurité que peuvent proposer les fournisseurs de services cloud.

Enfin, le cloud rend possible le fait d'ajuster son abonnement en fonction de ses besoins et ne payer que les services consommés.

Selon une étude du cabinet Markess, le marché du cloud en France, jusque-là fortement porté par les grands comptes, profitera de l’adoption croissante par les ETI et les PME qui représenteront 55 % de ce marché en 2025.

Stockage et sauvegarde en ligne, de quoi parle-t-on ?

Il est fréquent de confondre le stockage en ligne et la sauvegarde en ligne. Ces services ont pour point commun de proposer un hébergement des données dans le cloud. Dans les deux cas, une entreprise se prémunit contre la perte de données liée au vol d'un ordinateur ou d'une panne d'un disque dur. Un fournisseur cloud peut réaliser plusieurs copies de vos données, hébergées sur des sites différents.

En revanche, le stockage en ligne et la sauvegarde en ligne répondent à des finalités différentes :

le stockage en ligne a pour but de synchroniser les fichiers de travail d'une entreprise dans le cloud afin que ses collaborateurs puissent y accéder à tout moment, de n’importe où et depuis n'importe quel terminal connecté.
la sauvegarde (en anglais backup) en ligne va, elle, réaliser à intervalles réguliers ou en continu une photo complète de votre système d'information. En cas de perte de données, l'entreprise peut rétablir, en quelques clics ses données, à partir de la dernière sauvegarde.

Le stockage en ligne facilite et sécurise la collaboration à distance

Le stockage en ligne constitue le service d'hébergement de données en mode cloud le plus utilisé. Il a l'avantage de la simplicité. L’utilisateur installe l’application dédiée sur son ordinateur ou sur son terminal mobile. Il suffit, ensuite, d'ajouter les fichiers et les dossiers dans son espace pour que ceux-ci soient automatiquement stockés et synchronisés dans le cloud.

En plaçant ses données dans le cloud, une entreprise permet à ses collaborateurs :

de partager des fichiers qu'il s'agisse de documents de travail (traitement de texte, tableur, présentation, PDF…), de photos ou de vidéos.
d'accéder depuis n'importe quel terminal connecté aux espaces de stockage en ligne, facilitant ainsi le travail à distance et en situation de mobilité.
de synchroniser les données. Les employés collaborent sur la dernière version en date du document de travail.
de réduire le risque de perte de données. Une fois placées dans le nuage, les données sont moins exposées à la perte ou au vol d'un ordinateur, du crash d'un disque dur, de l'incendie ou de l'inondation de vos locaux.

L'utilisateur est ainsi assuré d'accéder à la dernière version de ses documents depuis n'importe quel terminal (ordinateur, smartphone, tablette, etc).

Il peut surtout les partager avec qui il veut – collaborateurs, partenaires, prestataires, clients – par un simple lien. Selon les droits que vous leur assignez, vos interlocuteurs peuvent uniquement consulter les documents ou bien les modifier. Il est aussi possible de demander un mot de passe ou de fixer une date d’expiration.

Cet espace de stockage en ligne évite l'envoi de pièces jointes par courriel ou le recours à des serveurs de fichiers ou à des supports de stockage physiques de type clé USB.

En permettant à plusieurs personnes de pouvoir travailler simultanément sur un même document, le stockage en ligne est un prérequis au travail collaboratif.

Attention : ne pas confondre stockage dans le cloud et archivage électronique

L'archivage électronique désigne l'archivage à long terme de documents et données numériques. Il s'agit en général de documents qui engagent l'entreprise et lui permette de faire valoir ses droits en cas de litige ou contestation ou de répondre à des impératifs métiers. Leur durée de conservation peut aller de 5 à 10 ou 20 ans voire jusqu'à plus de 50 ans. Il peut notamment s’agir de contrats clients, de factures, de bons de livraison ou de bulletins de paie.

L'archivage électronique doit respecter des normes strictes (traçabilité, horodatage, scellement, etc...) permettant garantir et de démontrer l'origine d'un document, sa date d'archivage et son intégrité depuis son versement aux archives, le rendant ainsi recevable auprès d'un tribunal par exemple..

Les services de cloud ne constituent pas un service d’archivage électronique ! En effet, comme le rappelle Bruno Dillet, Directeur Étude et Développement de CDC Arkhinéo, aucun d'entre eux n'offre de services permettant de garantir la recevabilité juridique des documents archivés. Pour archiver par le cloud, il faut coupler la plateforme de cloud avec un service de tiers archivage.

La sauvegarde de vos données en continu garantie la continuité de votre activité

A la différence des systèmes de sauvegarde traditionnels sur disque dur externe, DVD ou clé USB, le cloud permet à une entreprise de sauvegarder automatiquement et en continu ses données sans intervention de sa part.

La sauvegarde en ligne ne se limite pas aux données. Le système de "back-up" va créer une image miroir de l'ensemble de votre environnement informatique comprenant le système d'exploitation, les applications et les paramétrages associés.

Cette image miroir servira à restaurer votre système d'information en cas de problème : suppression accidentelle d'un fichier, crash d'un disque dur ou cyberattaque de type rançongiciel. Vous vous prémunissez ainsi contre la perte de données sensibles et assurez la continuité de votre activité.

Elle permet de s'affranchir de l'achat et de la gestion des supports de stockage qui s'altèrent avec le temps. Avec la sauvegarde en ligne, c'est au fournisseur de cloud de sécuriser et maintenir son infrastructure. Et il pourra aussi très facilement augmenter sa capacité d'hébergement dans le cas où vos besoins de stockage augmenteraient.

Par leur simplicité et leur tarif abordable, les offres cloud démocratisent cette fonction essentielle qu'est la sauvegarde des données de l'entreprise.

Les avantages de l'hébergement dans le cloud

Réaliser des économies

Sur le marché hyperconcurrentiel de l'hébergement de données dans le cloud, les tarifs proposés sont particulièrement compétitifs. Les offres gratuites proposent jusqu'à plusieurs giga-octets d'espace de stockage. Pas de frais d’investissement, le paiement à l'usage propre au cloud permet de passer, sur le plan comptable, vos dépenses en exploitation (OpEx) plutôt qu'en investissement (CapEx).

S'affranchir des contraintes matérielles

Flexibles, les offres d’hébergement dans le cloud s'adaptent à vos besoins. En fonction de votre activité, vous augmentez ou réduisez votre espace de stockage. Pas de disque dur externe ou de serveur à acheter, configurer, administrer et sécuriser… la TPE s'exonère de ces contraintes matérielles. A charge pour le fournisseur de maintenir et mettre à jour son infrastructure et à la renouveler régulièrement.

Favoriser la collaboration à distance

Toutes les ressources de l'entreprise (fichiers, contacts…) sont accessibles depuis n'importe quel ordinateur, tablette ou smartphone. Au bureau, en télétravail, en déplacement… Vos collaborateurs peuvent coéditer et annoter un même document sans être réunis physiquement sur le même site. Grâce à la synchronisation des données, ils sont assurés de travailler sur la dernière version en date.

Protéger ses données

Le cloud réduit fortement le risque de perte de données. Un fournisseur de cloud public s'engage contractuellement à mettre tout en œuvre pour assurer leur protection, au niveau serveurs, stockage et réseau. Il propose une gamme d’outils, en standard, ou en option : chiffrement, Plan de Reprise d’Activité (PRA), redondance des sauvegardes sur des sites géographiques distants etc… Il convient de vérifier et d’actionner ces options en fonction de ses besoins.

Ainsi selon le plan souscrit et le type de fournisseur, les données pourront, par exemple, être chiffrées et stockées sur plusieurs serveurs. En cas de défaillance, et sous réserve d’avoir mis en place un Plan de Reprise d’activité (PRA), un autre pourra prendre immédiatement le relais afin d'assurer la disponibilité de service.

Dans le nuage, vos données sont à l'abri d'éventuels sinistres auxquels vos équipements informatiques sont, eux, exposés comme un incendie, un dégât des eaux ou tout simplement un vol.

Dans cette perspective, pensez à vérifier les certifications dont bénéficie votre futur hébergeur, notamment la conformité aux normes ISO 27001 et ISO 27701, le label SecNumCloud délivré par l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi) ou EUCS de l'Enisa, son équivalent européen.

Gérer les droits d'accès

Depuis la console d'administration de la solution cloud, un chef d'entreprise peut gérer les droits d'accès de ses collaborateurs aux dossiers ou aux fichiers sensibles mais aussi de tracer a posteriori les actions réalisées. Ce contrôle permet de d'éviter d'éventuels actes de malveillance internes comme le vol d'un fichier client.

Les inconvénients de l'hébergement dans le cloud

Devenir dépendant du réseau internet (et de sa qualité)

Qui dit stockage dans le cloud, dit nécessité de disposer d'un terminal connecté pour accéder à son espace personnel. En situation de mobilité, vous êtes dépendant de la qualité de service de votre réseau mobile ou d'un accès Wifi.

La dépendance au fournisseur

En hébergeant vos données, vous vous en remettez aux mains d'un fournisseur. Des modifications contractuelles, une hausse de tarif ou une interruption inopinée du service ne sont pas à exclure. Avant de s'engager, il convient de connaitre les conditions de portabilité de vos données afin de pouvoir les rapatrier sans encombre et changer de prestataire.

La sécurité

Les pirates informatiques qui volent les informations d’identification de compte pour accéder aux données d’entreprise stockées dans un service de cloud public représentent l’un des risques les plus courants associés au cloud computing.

Améliorez les contrôles d’accès à l’aide d’outils tels que l’authentification forte pour vous assurer que seules les bonnes personnes ont accès à vos données.

Utilisez le cryptage, basé sur l'utilisation d'algorithmes complexes pour dissimuler ou chiffrer des informations. Pour décrypter ces fichiers, vous devez disposer d’une clé de cryptage confidentielle. Le cryptage permet d’éviter que des données confidentielles ne tombent entre de mauvaises mains. Le chiffrement des données au repos est une nécessité, tandis que le chiffrement des données en transit est fortement conseillé.

Vous pouvez aussi demander à votre fournisseur de services les résultats des évaluations de sécurité qu’il a effectuées ou faire appel à des services tiers pour auditer vos opérations sur le cloud.

Trouvez plus de conseils dans l'article suivant :

Quels sont les risques de sécurité du cloud computing ?

Cloud vs serveur de stockage en réseau : quelle solution choisir pour stocker ses données ?

Si le cloud est de plus en plus utilisé par les TPE et PME pour stocker leurs données, utiliser un serveur de stockage NAS pour sauvegarder ses fichiers peut être dans certains cas une solution plus adaptée notamment si votre connexion internet est mauvaise, si vous manipulez des données sensibles ou encre si vous travaillez sur des fichiers très volumineux.

Pour en savoir plus lisez notre fiche pratique Le serveur de stockage en réseau ou NAS : une solution sécurisée pour stocker les données de votre TPE

La conformité réglementaire

Le fournisseur cloud doit, bien sûr, se conformer au RGPD, le règlement général sur la protection des données qui régit le traitement des données personnelles dans l'Union européenne.

La localisation des données est aussi cruciale. Une TPE qui manipule des données critiques est incitée à se tourner vers un cloud dit de confiance proposé par un prestataire français ou européen. En effet, selon le principe d'extra-territorialité propre au droit des Etats-Unis, le Cloud Act donne, en effet, la possibilité aux autorités américaines d’accéder aux données détenues par un fournisseur cloud d’origine américaine, quelle que soit la localisation du centre de données (en anglais datacenter) où elles sont hébergées.

Les préconisations de la part de la DGSI en matière d'hébergement cloud

La Direction Générale de la Sécurité Intérieure (DGSI) a mis en ligne en 2020 des préconisations relatives aux risques liés à l’hébergement des données dans les data centers / le cloud. Les voici résumées :

S’agissant des data centers localisés sur le territoire national, veiller aux conditions générales de vente et d’utilisation. Le contrat ne doit pas permettre le transfert des données hébergées en France vers un pays tiers.

Préférer des prestataires français, ou à défaut européens, dont les serveurs sont situés dans l’Hexagone ou dans un pays membre de l’Union européenne.

Bannir l’utilisation des services, gratuits ou non, d’hébergement dans le cloud, autorisant l’accès aux données hébergées à des fins publicitaires.

Distinguer le traitement des données non sensibles, stockables dans le cloud, des informations à forte valeur ajoutée économique, stratégique ou financière, à conserver dans des infrastructures internes à l’entreprise.

Procéder systématiquement au chiffrement (cryptage) de l’ensemble des données transférées sur un service d’hébergement à distance. Ce chiffrement doit être effectué par l’entreprise elle-même et non par ses prestataires, ou via les outils de ces derniers.

Limiter les droits des utilisateurs des services dans le nuage, ne pas utiliser de compte administrateur pour les tâches quotidiennes, surveiller les historiques de connexion et assurer une gestion rigoureuse des droits d’accès (ouverture et fermeture des accès) pour éviter toute usurpation d’identité.

Procéder à un audit des infrastructures techniques hébergeant les données de l’entreprise et s’assurer du respect des stipulations contractuelles.

Contacter la DGSI en cas de découverte ou de suspicion d’un cas d’ingérence ou d’interception de données.

Pour en savoir plus :

DGSI - Ingérence économique - « Les risques liés à l’hébergement des données dans les data centers / le cloud » (pdf ; pp. 15-25)

Le conseil de l'expert

B2CLOUD, Activateur France Num, expert de l'informatique en nuage, rappelle que le fournisseur de cloud public s’engage avant tout sur la disponibilité du service. Dans ces conditions il est très important de :

lire attentivement ses contrats pour vérifier l'accord de niveau de service (en anglais service-level agreement ou SLA) qui définit la qualité de service que le fournisseur met à disposition et des paramètres comme leurs disponibilités ou les temps de réponse .
mettre en place si nécessaire, en fonction de vos besoins et de l'offre choisie, d’autres mécanismes de protection des données, y compris sur site.

Alors que votre fournisseur sera responsable de la disponibilité des serveurs, du stockage et des réseaux, il faut toujours garder en tête qu’en matière de cloud public, s’agissant de vos données et de vos applications, la sécurité sera toujours sous votre responsabilité !

D’où la nécessité de choisir le bon service de stockage en ligne et de vérifier son niveau de sécurité, ses certifications et la localisation des centres de données.

Quelle solution choisir pour stocker et sauvegarder ses données dans le cloud ?

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