A Blois, une entreprise de travail partagé gagne en efficacité avec le cloud

La PME Métiers partagés profite de la crise sanitaire pour numériser l'ensemble de ses outils de gestion et de communication

Chaque année, les Trophées PME, réussir avec le numérique, organisés par la CPME,  distinguent des TPE et des PME qui ont su s’approprier les outils et les potentialités offertes par l’ère numérique pour grandir, développer les compétences de leurs salariés, acquérir de nouveaux marchés, attirer de nouveaux clients, réduire leurs coûts, développer leur notoriété, être vecteurs d’inclusion, etc.

Cette année, le  prix « Le numérique pour les RH » a été décerné Philippe Bénito, dirigeant de l’entreprise Les métiers partagés, en Centre Val de Loire, pour la migration de son système d'information dans le cloud, qui lui a permis de mettre en place un fonctionnement plus agile et efficace de l'entreprise qui bénéficie à tous les collaborateurs.

En 1998, un groupement d’employeurs est créé à l’initiative des chefs d’entreprises du territoire afin de disposer d’une plateforme permettant de partager certains salariés entre plusieurs entreprises. Face au succès de l'initiative, le groupement d’employeurs décide en 2018 de confier l’activité de service à une entreprise créée pour l’occasion : Métiers partagés.

La PME, qui compte aujourd’hui 92 salariés, met à disposition d’entreprises des salariés à temps partagés ou à temps complet, en CDI ou en intérim. La plupart de ses clients sont des TPE et des PME du secteur industriel, sous-traitants d’EDF dans le domaine du nucléaire.

Dans le contexte de la crise sanitaire l’entreprise a dû revoir la façon dont elle travaillait, en intégrant les contraintes de distanciation et de mobilité.

Des économies et un meilleur fonctionnement au quotidien avec le cloud

Pour mettre en place de nouveaux mode de recrutement en ligne et proposer des formation mixant présentiel et à distance, Métiers partagés a entièrement revu son organisation, avec le numérique. Le recours à la visio et à l’enseignement à distance lui a permis de réduire les déplacements avec à la clé une réduction des risques d’accidents routiers, un gain de temps ainsi que des économies de fonctionnement.

La PME a commencé par fournir à l’ensemble des salariés du matériel facilitant la mobilité : ordinateurs et téléphones portables.

Elle a ensuite, transformé son architecture informatique et déployé tous ses logiciels dans le cloud.

L’ensemble de la téléphonie a été dématérialisée : les réseaux téléphoniques ont été transférés sur internet et les téléphones fixes ont été remplacés par des mobiles. Avec à la clé, une réduction des coûts et des gains en matière de d’organisation et de réactivité.

Le système informatique a vu sa sécurité renforcée, notamment par la mise en place d’une gestion des mots de passe via double authentification.

L’ensemble des données de l’entreprise est sauvegardée à distance dans le cloud. Les dossiers de l’entreprise sont ainsi accessibles aux salariés, quels que soient l’endroit où ils se trouvent. Chacun peut à tout moment consulter, le vivier de compétences et la disponibilité des personnels disponibles

Des espaces collaboratifs améliorent le fonctionnement de l’entreprise au quotidien par un meilleur suivi des tâches et un suivi facilité des dossiers.

L’entreprise a su adapter ses procédures et ses pratiques à cette nouvelle organisation. Cela lui a permis d’abord de rester complétement opérationnelle durant toute la période de confinement liée à la crise du Covid. Ensuite, cela lui a offert l’opportunité d’améliorer ses performances de manière significative grâce à plus de souplesse et de capacité de réactivité. Enfin, si l'investissement consenti est important, Métiers partagés réalise des économies substantielles en matière de fonctionnement (sur l’informatique et téléphonie en particulier).

Cela a aussi été l’occasion d’améliorer la marque employeur de l’entreprise en promouvant cette transformation via ses canaux de communication numérique : site internet et réseaux sociaux.

L’entreprise a encore de nouveaux projets pour améliorer son fonctionnement, notamment :

• mettre en place un coffre-fort électronique pour ses clients et salariés afin qu’ils puissent accéder à leurs informations de façon sécurisée, conformément au cadre posé par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ;
• et déployer une solution de signature électronique pour plus de souplesse et de sécurité.

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