Professionnels du BTP : simplifiez votre gestion administrative et votre relation client

Dossier | Publié le 22 février 2023 | Mis à jour le 25 septembre 2023

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Entre la gestion des projets en cours, celle de la relation client et les démarches commerciales à mener, les artisans et professionnels du bâtiment et de la construction doivent mettre en place une organisation sans faille. Opter pour des solutions numériques vous permet de gagner un temps précieux et de vous focaliser sur votre cœur de métier.

Dématérialisez vos documents et automatisez vos tâches administratives pour simplifier votre gestion

Une grande quantité de documents est nécessaire au bon fonctionnement d’une entreprise de BTP : devis, factures, bulletins de salaires, plans, documents administratifs ou techniques, correspondance (lettres, emails)... Pour pouvoir les classer, les modifier ou les diffuser efficacement, que l’on soit une structure artisanale ou une PME, le numérique offre bien plus d’avantages que le papier.

Pour gérer tous vos devis, factures et votre comptabilité, de nombreux outils numériques sont à votre disposition.

Initiez une première étape vers la numérisation de vos processus de gestion

Générez un PDF et envoyez-le par email. Vous pouvez enregistrer un document PDF à partir d’un document papier, d’un document Word, Powerpoint, ou via un logiciel libre. Découvrez comment créer et convertir gratuitement des fichiers en PDF (commentcamarche.net)

 

Validez vos factures via un outil de signature électronique. Pour qu’une valeur juridique soit attribuée à la signature de vos documents en ligne, et que vos factures électroniques soient authentifiées, l’utilisation d’une solution de signature électronique et nécessaire. C’est un bon moyen d’accélérer vos procédures et de sécuriser vos contrats. Lisez notre dossier :

Néanmoins, dès que vos chantiers se multiplient, opter pour un outil de gestion de devis et factures devient indispensable. C’est la seule solution pour ne plus perdre du temps à effectuer ces tâches et surtout de ne pas se laisser déborder.

Utilisez les avantages offerts par les logiciels de gestion de devis et de facturation

Dématérialiser la gestion des devis et factures présente de nombreux avantages :

  • vous faire gagner beaucoup de temps en dupliquant vos devis et factures, faciliter vos modifications, vos relances et exports comptables, et permettre la signature électronique de vos documents,
  • donner une image professionnelle à vos documents en utilisant les modèles proposés,
  • limiter les risques d’erreur grâce à l’exhaustivité de leurs services (calcul de vos marges, génération de vos attestations TVA…), et leur assistance en  ligne,
  • améliorer votre gestion comptable en limitant votre temps de réponse administratif.

C'est aussi l'occasion de se préparer dès à présent à l'obligation prochaine de passer à la facture électronique entre entreprises.

Consultez notre dossier :

Intégrez un assistant virtuel ou chatbot à votre site pour établir une relation numérique avec vos clients et améliorer la gestion de vos devis

Le chatbot est l’encadré que l’on peut fréquemment voir sur les sites web et dans lequel on pose une question à un personnage qui nous répond en simulant un dialogue naturel. Il utilise les réponses automatisées déjà saisies dans les coulisses du site.

L’assistant virtuel présente de nombreux avantages : répondre aux demandes les plus courantes des clients sur les services offerts, filtrer les demandes des prospects les plus intéressés pour leur proposer un devis en priorité, recueillir des informations pour améliorer votre offre, satisfaire vos clients.

Comment mettre en place un coffre-fort numérique ? Tuto Connecte Ta Boîte par Sanaa Moussaïd

Sanaa, experte dans l'émission "Connecte Ta Boîte", nous explique ce qu'est le coffre-fort numérique.

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Pour en savoir plus sur comment mettre en place cet outil, vous pouvez consulter notre fiche pratique :

Centralisez votre gestion et votre relation client grâce à deux solutions performantes

Le Progiciel de Gestion Intégrée (ERP)

Le Progiciel de Gestion Intégrée (PGI) ou, en anglais Entreprise Ressource Planning (ERP) vous permet de gérer toutes vos données sur une seule plateforme : documents, stocks, comptabilité, chantiers, ressources humaines… et vous aide à améliorer considérablement votre organisation, votre efficacité et à maîtriser vos coûts. 

Ces logiciels sont personnalisables, et peuvent combiner la gestion et la relation client. Avant de choisir une option :

  • établissez un cahier des charges pour définir vos besoins ;
  • renseignez-vous sur les solutions existantes ;
  • et faites appel à un conseiller pour mettre en place un outil adapté à votre entreprise.

En veillant à ce qu'un maximum de vos logiciels soient connectés entre eux, pour pouvoir échanger des données de façon automatique, vous gagnerez encore en efficacité.

Le logiciel de Gestion de la Relation Client (CRM)

Le progiciel de gestion de la relation client ou CRM (Customer Relationship Management) vous aide à gérer les relations avec la clientèle et à améliorer vos performances commerciales. Cet outil centralise les interactions entre l’entreprise et ses clients, avant et après la vente (prospection, avancement des projets, partage de documents…). En automatisant certaines tâches et en centralisant l’information client avec votre équipe, il vous aide à augmenter la productivité, et à mettre en place des actions plus ciblées :

Découvrez le témoignage de Mickaël Vrignon, de Vrignon Construction aux Sables d'Olonne, sur les avantages offerts par le CRM

Doubler son chiffre d’affaires grâce à un outil numérique de Gestion de la Relation Client (CRM)

Pour développer son entreprise de construction de maisons individuelles, Mickaël Vrignon constate qu’automatiser le suivi de ses projets et de ses clients devient indispensable. Il opte pour un outil de Gestion de la Relation Client (CRM) évolutif et sur mesure.

Quelques Progiciels de Gestion Intégrée (PGI ou ERP) et de Gestion de la Relation Client (CRM) dédiés au BTP

Les progiciels sont toujours adaptables et personnalisables. Néanmoins certaines offres intègrent en standard des fonctionnalités dédiées au secteur du BTP. Elles permettent, en plus des fonctionnalités classiques, de faciliter la planification des chantiers, la gestion des appels d’offres, le traitement des réclamations, ou encore d’accéder au service des Eco-primes pour la rénovation énergétique… Nous vous en proposons une sélection indicative :

le logiciel de gestion spécialisé Everwin GX-BTP permet la saisie des devis, la planification des chantiers, la gestion automatique des appels d’offres, la liaison avec d’autres interfaces de solutions métiers,… ;

le progiciel de gestion intégré ONAYA agrège des services d’étude de prix, facturation, suivi de chantiers, planning, comptabilité et paie ;

Efficy CRM est un outil de gestion de la relation client adapté aux métiers du bâtiment. Parmi ses fonctionnalités se trouvent : le suivi des opportunités commerciales, la gestion de projets, la gestion des campagnes marketing ou de prospection, le traitement des réclamations, l’historique des échanges, les challenges équipe,… ;

les logiciels de gestion pour le bâtiment Sydev proposent la gestion des devis, des appels d’offres, le suivi de chantier, la gestion commerciale, le suivi après-vente,…;

Bat Appli permet de réaliser des devis, factures, gérer les clients, gérer les chantiers, passer des commandes, gérer les plannings,…;

Sage Batigest Connect est un logiciel de gestion dont les fonctionnalités permettent la réalisation des devis et études de prix, le contrôle et analyse des chantiers, la connexion au service des Eco-primes pour rénovation énergétique,…;

EBP Bâtiment peut-être connecté avec les autres logiciels du groupe comme EBP Comptabilité, EBP CRM relation client ou EBP Paie. Il propose des tableaux de bord des ventes et achats, le suivi des chantiers, la planification des ressources,…

En savoir plus

Julien Karachehayas | Licence Creative Commons BY-NC-SA 3.0 FR

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