Pourquoi utiliser des outils no-code pour gérer sa TPE/PME, et lesquels ?

Qu’est-ce que les outils “no-code” ?

Les outils no-code permettent de mettre en place vous-même vos projets numériques : site web, appli mobile, outils internes pour travailler plus efficacement, etc.

Et ce sans avoir de compétences techniques. En anglais, ”no-code” signifie “pas de code”, c’est-à-dire “pas besoin de savoir lire ou écrire du code informatique”.

Dès les années 1990, il y avait déjà des outils qui permettaient de réaliser des solutions numériques sans écrire de code informatique. Mais les outils no-code représentent réellement une nouveauté, parce qu’ils :

• permettent de réaliser des projets réellement avancés et personnalisés, et non juste de simples pages web basiques. Par exemple : optimiser/automatiser un processus de comptabilité ou de gestion des stocks, créer un portail client, créer une catalogue de ses produits sur appli mobile, une cartographie de ses points de vente, etc ;
• sont 100% visuels et très intuitifs : le design des outils no-code est vraiment pensé pour des profils non-techniques ;
• sont 100% en ligne / 100% dans le cloud : accessibles avec un simple navigateur Internet, vous n’avez rien à installer (et bien souvent rien à héberger). 

Les outils no code constituent une alternative aux outils de gestion bricolées avec des tableurs que l'on a plus ou moins détournés de leur fonction première.  C'est d'ailleurs un des cas d'usage où le no-code, en permettant de construire une solution accessible en ligne, par soi-même, prouve le mieux son utilité.

Que peut-on peut faire concrètement avec les outils no code ?

Pour bien comprendre ce que permettent de faire les outils no-code, voici quelques exemples d’usages concrets que pourraient en faire vos équipes, en autonomie.

• un commercial crée lui-même un outil sur-mesure pour gérer ses contacts clients et son flux de prospection, avec des rappels et relances automatiques, des mails automatisés de récapitulatif, une gestion visuelle des prospects, un partage d’informations bien définies à certains membres de l’équipe, etc ;
• une responsable en ressources humaines optimise son processus de recrutement en se créant un outil personnalisé qui automatise partiellement les différentes étapes ;
• un service administratif automatise la génération de documents personnalisés, pour ne plus avoir à les remplir à la main, par exemple des attestations, feuilles de présence, etc ;
• un service comptabilité crée un outil de gestion des notes de frais offrant un processus semi-automatisé pour le recueil et le traitement des factures transmises par les salariés ;
• une dirigeante d'entreprise construit un tableau de bord pour accéder en temps réel à certaines données opérationnelles de son activité : pourcentage d’avancement d’un projet, nombre de tâches en retard, dernières mentions sur les réseaux sociaux recensées, etc ;
• une responsable de la communication crée elle-même, en autonomie, des sites web et des applis mobiles simples dans le cadre d’actions de promotion et d’opérations marketing
• une  équipe informatique développe en un temps record une solution de gestion sur mesure ;
• un manager crée une appli mobile pour permettre à ses équipes d'effectuer leurs reportings quotidiens directement depuis le terrain.
• une équipe logistique se crée un outil de gestion des stocks en intégrant les spécificités de chaque entrepôt et un outil de gestion de la flotte automobile.
• un commerçant réalise pour son site e-commerce un catalogue en ligne enrichi et filtrable.

On pourrait citer bien d’autres cas où les membres d’une équipe exécutent des tâches répétitives, chronophages, et à faibles valeur ajoutée.

Découvrez le témoignage de 2 petites entreprises qui ont adopté une solution no-code pour se numériser avec succès :

Panorama des outils no code

Les outils de base de données

Même si le terme “base de données” peut faire peur à première vue, dans la réalité professionnelle, nous sommes tous constamment en train de créer, organiser, gérer et transmettre des données pour gérer les projets, les produits, les événements, les tâches, la comptabilité, la logistique, la publication de contenus, etc.

Le plus souvent on utilise soit :

• des outils de gestion spécialisés : outil de gestion comptable, outil de gestion des stock, etc. ;
• des tableurs que l'on bricole pour arriver (à peu près) à ses fins.  Mais les tableurs sont mal adaptés et bien souvent utilisés à contre-emploi ;
• des  outils de gestion de données, plus adaptés, mais qui nécessitent ait des compétences techniques.

Les outils no-code de gestion de données permettent justement de  créer facilement vos propres outils de gestion de données personnalisés de manière extrêmement puissante et intuitive. On qualifie d'ailleurs souvent ces outils de base de données no-code de "tableur du futur".

Parmi eux, les principaux outils on peut citer :

• Airtable, utilisé par plus de 300 000 structures à travers le monde, est l’outil le plus connu - et parmi les plus aboutis à beaucoup d’égards, tant en terme de puissance que d’accessibilité pour des profils non-techniques. Inconvénient, l'interface et la documentation n'existent pas en français.
  
   
• TimeTonic (outil accessible), une alternative française mûre, qui connaît une adoption croissante, et qui a plusieurs fonctionnalités différenciantes par rapport à Airtable : notamment la gestion des emails, et une application (app) mobile native qui fonctionne sans avoir accès à internet (ce qui est souvent pratique en mobilité). La solution est hébergée en France et en cours de certification SecNumCloud et HDS (pour les données de santé), ce qui lui vaut par d’être utilisée par exemple par de grands groupes et des administrations publiques.
  
   
• Baserow (outil accessible) est une solution européenne open-source, plus abordable. Elle offre la possibilité, si vos données sont sensibles par exemple, d'héberger vous-même la solution sur un de vos serveurs.

Les outils d’automatisation

Au quotidien, quand on travaille avec un ordinateur, on passe beaucoup de temps à réaliser des tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée :

• faire des copier-coller récurrents ; 
• télécharger des fichiers pour aller les ranger dans un dossier donné ;
• ressaisir des données dans plusieurs tableaux et plateformes ; 
• envoyer régulièrement des mais similaires à plusieurs destinataires ;
• remplir des documents avec des infos personnalisées avant de les convertir en PDF et de les envoyer, etc.

Autant de tâches qui peuvent aujourd’hui être automatisées simplement en interconnectant vos outils entre eux, afin que les tâches s’accomplissent automatiquement.

La majorité des solution no code d'automatisation permet de déterminer de manière assez fine le déroulement des processus.

Deux outils dominent clairement le marché de l’automatisation en no-code :

• Zapier (outil accessible), est un outil très accessible et intuitif. La solution permet de réaliser une première automatisation en moins d'une heure. En revanche, Zapier ne dispose pas d'interface en français. Et l'outil peut rapidement coûter plus cher que d’autres outils, si vous vous en avez un usage important. Ce coût doit néanmoins être mis en regard des économies de temps (et donc d’argent) qu'il vous fait réaliser.
• Make (outil expert), nécessite plusieurs jours de prise en main. Il est aussi une solution extrêmement puissante et précise, utilisée par de plus en plus de codeurs qui y ont recours en plus du développement traditionnel. Make n'est également disponible qu'en anglais.

Mais d'autres solutions peuvent être citées :

• n8n (outil expert) se différencie des autres par le fait d’être open-source et de pouvoir être hébergé sur site (on parle de ”on premise”). En revanche il est moins accessible techniquement.
• Power Automate (outil expert) doit également ici, en tant qu’outil d’automatisation d’une suite d’outils omniprésente dans les entreprises : Microsoft Office. Mais à date, la fluidité de la prise en main et l’étendue des possibilité n’est pas encore au niveau de Zapier et Make.

A noter aussi que certaines solutions no-code de bases de données ou de création d'applications proposent nativement des fonctionnalités d’automatisation et peuvent elles-mêmes être connectés aux outils d'automatisation décrits ci-dessus.

Les outils de création de site web

Créer un site web basique est plus simple que jamais, et les outils pour ce faire sont multiples.

Des outils accessibles, comme Dorik (disponible uniquement en anglais) ou Squarespace, particulièrement pertinent pour de l’e-commerce permettent de mettre quelque chose en ligne en quelques heures.

On peut également mentionner WordPress, dont la version Wordpress.com, hébergée par l’éditeur exige moins de compétences techniques que wordpress.org, qui nécessite d’être installé, hébergé, mis à jour, etc.). Mais bien que tâchant clairement de correspondre aux standards d’accessibilité technique d’autres outils no-code plus modernes, Wordpress semble avoir pris du retard, avec une interface plus complexe, présentant de nombreux menus, et moins intuitive (sans pour autant être plus flexible qu’un Dorik, par exemple)

Même s'il n’y a pas d’alternative française qui soit extrêmement référente dans le domaine par rapport à leurs homologues internationaux, on peut tout de même mentionner, parmi ceux intégralement gérés et hébergés en France :

• Cmonsite
• SiteW
• Kapix

Et pour créer des sites très personnalisés, des outils experts comme Webflow ou Framer (disponibles uniquement en anglais) peuvent permettre à des prestataires de réaliser efficacement des sites web sans réelles limites en termes de design.

Il y a WeWeb (disponible uniquement en anglais) également, fondé par des français (mais hébergés aux États-Unis), que l’on classe plutôt dans la catégorie de la création d’applications web (voir ci-dessous), mais qui permet également de faire des sites web au design très poussé.

Les outils de création d’applications web

Une application web, est une application manipulable directement en ligne grâce à un navigateur web et qui ne nécessite donc pas d'installation, contrairement aux applications mobiles. Ce type d'outil propose des fonctionnalités riches c'est à dire plus élaborées que celles proposées par un site web constitués de pages simples.

Une application web peut être une plate-forme :

• ouverte sur laquelle des utilisateurs extérieurs peuvent se créer des comptes. Le Bon Coin, Airbnb, les réseaux sociaux sont accessibles sous forme d'application web en plus de l'accès par application mobile.
• en accès restreint, destinée à des utilisateurs internes ou limités, comme par exemple un portail client.

Les outils accessibles de création d'applications web

Parmi les solutions les plus simple d'utilisation, on peut mentionner :

• Ksaar (outil accessible) est un outil français, qui connaît une forte croissance, qui permet surtout de créer des plates-formes pour des usages interne exposés à l'externe (espaces clients, fournisseurs, souscriptions, etc.). Il a notamment l’avantage d’être hébergé en France, de disposer d'une interface et de sa documentation en français et de combiner puissance et accessibilité, ce qui n’est pas toujours évident pour un outil tout-en-un.
  
   
• Softr (outil accessible) est un outil allemand (hébergé aux États-Unis) qui permet de créer des sites et plates-formes (ouvertes ou restreintes) très rapidement, en se connectant à un outil de bases de données comme Airtable.  Avec ce type de solution, vous pouvez facilement, à partir d'une base de données de produits ou de points de vente, générer un véritable catalogue enrichi et filtrable, accessible en ligne.

Les outils experts de création d'applications web

Parmi les outils experts (disponibles uniquement en anglais), on peut citer :

• Bubble (outil expert) est un outil américain, co-fondé par un français (mais hébergé aux Etats-Unis). Il s’agit de l’un des outils no-code les plus connus et les plus puissants, mais sa prise en main est réservée à des utilisateurs avertis. Plusieurs semaines de formation sont nécessaires pour avoir une maîtrise basique.
• WeWeb (outil expert) est un outil français (hébergé aux États-Unis), qui permet de créer des interfaces web très personnalisées, et de les connecter à une variétés de bases de données (Airtable, Google Sheets, etc.) notamment basées sur des technologies traditionnelles no-code (SQL, etc.).

Pour créer des applications mobile, on peut également mentionner Glide (outil accessible mais uniquement disponible en anglais), Adalo (outil expert), Flutterflow (outil expert disponible en anglais), ou les français de GoodBarber (outil accessible).

Les outils de création d’espaces collaboratifs personnalisés

Notion

Parmi les outils un peu compliqués à classer, il y a clairement Notion (outil accessible), que l’on peut à la fois considérer comme :

1. un outil de bureautique quotidienne de nouvelle génération qui constitue une véritable alternative aux outils classiques de traitement de texte, de tableur, etc. ;
2. un outil no-code à part entière, car il permet de réaliser des projets et des supports numériques avancés - notamment grâce à ses modules de bases de données, et à son écosystème de surcouches qu’on peut lui adjoindre (par exemple pour automatiser des actions, ou pour créer des formulaires).

Au lieu de gérer plusieurs documents indépendants et distincts (”d’un côté j’ai mon tableur avec tous les contacts de l’entreprise, de l’autre côté j’ai mon règlement intérieur, etc.), Notion vous permet de tout gérer au même endroit, sur le modèle d’un site web avec :

• des blocs riches et visuels adaptés à la création de documents du quotidien, aisément intégrables au sein d’une même page permettant d'intégrer : images, encadrés de mise en avant, listes à cocher, listes dépliables, etc... et bases de données ;
• des pages et des sous pages, ce qui permet de tout centraliser au même endroit, et de toujours être à un clic (ou à une recherche) de tous ses contenus.

En résumé, la réelle différence de Notion avec des outils no-code de création d’application web réside en :

• une utilisation orientée vers le traitement de texte avec des fonctionnalités et raccourcis très puissants qui optimisent efficacement la rapidité de rédaction ;
• des fonctionnalités collaboratives optimisées pour permettre à des équipes de travailler à plusieurs dans leurs espaces partagés ;
• la rapidité de prise en main des fonctionnalités basiques (de 1h à 2h de formation), qui ne nécessitent pas de compréhension de concepts techniques particuliers.

A cet égard, il s’agit clairement de l’un des outils les plus plus facile à utiliser pour des profils peu familiers des outils numériques. L'utilisation des fonctionnalités plus avancées de l'outil, qui font la vraie richesse de la solution exigent davantage d'investissement et peuvent nécessiter une ou deux journées de formation.

Enfin, Notion dispose d'une version française aboutie et bénéficie d'une communauté très active au sein de l’Hexagone : Notion France.

Cette nouvelle façon d’organiser l’information et ses documents de collaboration semble si pertinente, et en voie de devenir un paradigme majeur, qu’on peut assister au développement, par Microsoft, d’une alternative à Notion.

Les alternatives

Microsoft Loop (outil accessible), qui reproduit littéralement le même fonctionnement que Notion, mais sans certaines fonctionnalités clefs comme les bases de données.

Google Docs (outil accessible) commence à intégrer Google Canvas, qui se base sur la même logique de structuration par blocs que Notion.

Et en termes d’alternatives française (et hébergée en France), il y a ToolzGather (outil accessible) qui a un fonctionnement assez différent de Notion, mais une promesse similaire : centraliser des contenus riches aux formats différents sur un même support, via un système de blocs, avec une logique collaborative forte.

Le conseil de l'expert

Prêt à tester les outils no-code ? Deux erreurs majeures à éviter :

1. Se lancer directement dans la réalisation, sans être guidé. “Accessible” ne veut pas dire “facile” ou magique” : chaque outil a sa logique propre, donc pour les prendre en main rapidement et directement de la bonne manière formez-vous un minimum. Que ce soit par des tutoriels (souvent proposés par les outils eux-mêmes), ou des formations (vous en trouverez des gratuites).
2. Se jeter dans les outils sans savoir ce que vous voulez réaliser ! Avant de passer à l’action, identifiez des problèmes que vous voulez résoudre, et schématisez sur un papier la première brique (la plus simple possible) de ce que vous voulez mettre en place.

Article rédigé par Erwan Kezzar de Contournement, Activateur France Num. Contournement propose des formations aux outils no code.