Pourquoi faire appel à un gestionnaire de bureau pour mieux gérer sa TPE PME avec le numérique?

Numérisation, respect des obligations réglementaires, suivi administratif et financier ou encore gestion des ressources humaines, les chantiers auxquels doivent faire face les dirigeants de TPE PME, en plus de la gestion du cœur de leur activité, sont nombreux et variés. 

Souvent seuls face à ces défis, ils manquent aussi souvent de temps ou des compétences requises pour tout piloter efficacement.

Le recours à un professionnel de la gestion de bureau, assistant de direction, office manager, online business manager (OBM), gestionnaire de paie, etc. constitue une solution concrète et flexible pour bénéficier d'un soutien structurant afin de mieux gérer son entreprise et développer son activité. 
 

Les TPE PME face à une transformation accélérée

Un contexte exigeant pour les petites structures

La transformation numérique s’impose de plus en plus dans le quotidien des entreprises pour : 

• être visible sur internet  ;
• développer mes ventes ;
• protéger mon entreprise ;
• piloter mon entreprise ;
• gérer mes ressources humaines. 

En parallèle, les entreprises doivent aussi se conformer à un certain nombre d'obligations légales existantes comme la gestion des données personnelles, la réalisation des déclarations obligatoires sociales et fiscales ou à venir, comme la réforme de la facturation électronique.

Manque de temps, de ressources et de compétences numériques : un triple défi

Les défis principaux relevés par les dirigeants de TPE PME au quotidien sont : 

• le manque de temps pour organiser et effectuer les tâches administratives ;
• le manque de ressources internes dédiées à la gestion et au numérique ; 
• le manque de compétences numériques en interne. Ainsi, d’après le Baromètre France Num 2024, 33 % des TPE PME n’ont pas de compétences numériques en interne et n’envisagent pas d’en acquérir, faute de moyens. 

Par ailleurs, les TPE PME éprouvent aussi des difficultés à suivre les évolutions réglementaires. 

Quels sont les métiers de la gestion de bureau ?

L’office manager : le chef d’orchestre opérationnel et le garant du bien-être au bureau

L’Office Manager est le bras droit organisationnel du dirigeant : il pilote les fonctions support et les moyens généraux pour assurer le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise : administratif, finances (en particulier la pré-comptabilité), ressources humaines (notamment la qualité de vie et des conditions de travail), logistique, conformité, etc.

Polyvalent et agile, il agit comme un véritable chef d’orchestre opérationnel, responsable.

L’assistant(e) de direction : l’atout des dirigeants pour une organisation sans accro

L’assistant(e) de direction soutient un ou plusieurs cadres dans la gestion quotidienne de leurs activités : gestion des agendas, coordination, communication, préparation de dossiers. 

Il est un facilitateur clé, garant de l'efficacité et de la fluidité dans la prise de décision.

L’Online Business Manager : le copilote de la transformation numérique

L’online business manager (OBM) est un copilote stratégique qui structure, coordonne et optimise les opérations d’une entreprise. Il supervise à distance les projets, les équipes et les process pour libérer le dirigeant et accélérer la croissance. 

Il est souvent plébiscité sur le pilotage de projets numériques : lancement de produit digital, changement de logiciel interne, etc.

Le gestionnaire de paie : le garant de la conformité de la rémunération des salariés 

Le gestionnaire de paie assure le calcul, l’édition et la conformité des bulletins de salaire, ainsi que les déclarations sociales associées. Il veille au respect du droit du travail, des conventions collectives et des évolutions réglementaires. 

Il est généralement présent dans les PME qui emploient un certain nombre de salariés, et ont fait le choix de ne pas externaliser la gestion de la paie. 

L’assistant RH : le pilier administratif et opérationnel de la gestion des ressources humaines

L’assistant (RH) accompagne est en charge des sujets liés à la gestion des ressources humaines : contrats, dossiers des salariés, gestion des temps et des absences, formation, etc. 

Il est un relais essentiel entre la direction et les collaborateurs sur les sujets liés aux ressources humaines.

Pourquoi externaliser certaines fonctions à des experts de la gestion de bureau ?

Cinq raisons de faire appel à un gestionnaire de bureau pour une TPE PME

1. Gagner du temps

En moyenne, un dirigeant de TPE consacre 3h18 par jour à la gestion administrative, soit plus de 16 heures par semaine estime une étude Ipsos. Externaliser ces tâches à un expert freelance (ou freelance) permet de libérer un temps précieux pour se concentrer sur le cœur d'activité de l'entreprise : prendre les décisions stratégiques, effectuer le pilotage commercial ou encore développer de nouveaux partenariats.

2. Bénéficier d'une expertise ciblée

Les sujets qu'un dirigeant d'entreprise doit maîtriser sont nombreux, variés et peuvent être très techniques. Le recours aux services d'un cabinet de conseil s'il peut être séduisant est souvent en dehors des moyens de l'entreprise. 

Faire appel à un gestionnaire de bureau ou à un assistant spécialisé indépendant expérimenté permet de bénéficier de compétences ciblées, à moindre coût, et de disposer de méthodes et outils éprouvés pour gérer l'entreprise au quotidien. 

3. Disposer de ressources ajustées

Externaliser offre la possibilité d'ajuster les coûts au plus près de ses besoins. Si une entreprise a besoin de 10 heures d’accompagnement par semaine, elle peut contractualiser uniquement sur le volume d'heures nécessaire à la prestation. 

Résultat : aucune charge superflue, une parfaite adaptation à la trésorerie et une gestion granulaire des coûts, tout en maintenant un niveau de professionnalisme élevé.

Le recours à un contrat de prestation de services offre aussi à l’entreprise une souplesse non négligeable : le volume d'heures peut être défini pour une durée limitée et évoluer au fil de l'eau en fonction du niveau d’activité effectif. Il peut même varier d'une semaine sur l'autre pour tenir compte des pics et des creux d’activité.

5. Faire face aux obligations de conformité

Obligations légales (entretiens professionnels obligatoires, Document Unique d’Évaluation des Risques), facturation électronique, etc.) ou démarches volontaires (VSME pour formaliser ses engagements environnementaux et sociaux, politique pour la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) : autant de projets spécifiques qui requièrent des ressources dédiées. 

Les assistants indépendants permettent aux dirigeants de confier la gestion de ces projets de mise en conformité à un tiers, sans avoir à recruter. Un levier précieux pour rester dans les clous sans s’épuiser.

Exemples concrets de tâches que les dirigeants peuvent confier à des gestionnaires de bureau

Les gestionnaires de bureau, en fonction de leur profil, peuvent aider les TPE PME à mieux gérer de nombreuses fonctions de l'entreprise. 

• Finances : suivi de trésorerie, pré-comptabilité, passage à la facturation électronique ; 
• Ressources humaines : aide au recrutement, gestion des bulletins de paie, mise en place du DUERP, suivi des contrats, obligations sociales ;
• Commercial et relation client : réponses aux prospects, suivi des devis, gestion de la base client ;
• Achats et logistique : recherche de fournisseurs, suivi des commandes ;
• Pilotage et organisation : création de tableaux de bord, suivi d’indicateurs clés ;
• Conformité : gestion des données personnelles en conformité avec le RGPD ;
• RSE : mise en place des normes VSME pour les TPE PME. 

Retours d’expériences de 2 entreprises qui ont bénéficié de l'appui d'un gestionnaire bureau

Une agence de publicité fait appel à un office manager pour gérer sa pré-comptabilité et organiser le passage à la facturation électronique

Robert, fondateur d’une agence de publicité à Paris, a fait appel à Laurence, Office Manager indépendante, 2 jours par semaine pour remplacer son assistante de direction partie à la retraite.

En 3 mois, Laurence a :

• mis en place un logiciel de facturation électronique ;
• rattrapé 4 mois de pré-comptabilité en lien avec l’expert-comptable de l'entreprise ;
• piloté la mise en conformité RSE en vue d’une certification Ecovadis pour accéder à des nouveaux marchés

Résultats

La réalisation de la mission a permis de : 

• stabiliser l'organisation administrative ;
• être en conformité avec l'obligation à venir d'adopter la facturation électronique ;
• réduire de moitié les délais de facturation ;
• dégager 6 heures hebdomadaires de travail au dirigeant, sans avoir à embaucher.

Coût 

Le tarif journalier moyen (TJM) d’un office manager en freelance est de 300 € HT. Pour une mission de 2 jours par semaine, le coût mensuel s’élève en moyenne à 2 160 € HT / mois.

Cet appui permet de bénéficier d’un soutien structurant, ajustable à son volume d'activité, contrairement à l'embauche d'un salarié.  

Une entreprise spécialisée dans l'événementiel fait appel à un Online Business Manager (OBM) pour structurer sa croissance et piloter ses mises en conformité

Jacques, fondateur d’une entreprise spécialisée dans l'événementiel, a fait appel à Marie, Online Business Manager (OBM), 1 jour par semaine, pour améliorer la performance de sa société et structurer son activité dans un contexte de forte évolution réglementaire.

En quelques mois, elle a mis en place des actions concrètes et immédiatement utiles :

• un plan de formation sur la facturation électronique, à destination des équipes et des clients, pour anticiper les obligations à venir ;
• une solution de gestion de la relation-client (CRM), afin de suivre les cycles de vente, de repérer les points de friction et de réduire les délais de conversion ;
• un système d’analyse des performances commerciales utilisant l’intelligence artificielle, pour mieux comprendre les comportements clients ;
• un outil de prise de notes automatisées, intégré à ses réunions internes, pour gagner du temps et centraliser les décisions ;
• une solution sécurisée de travail collaboratif, pour faciliter les échanges à distance ou asynchrones. 

Résultats

Après 6 mois, le travail de l'OBM a permis d'enregistrer : 

• une baisse de 38 % des retards de paiement, grâce à une meilleure organisation et relance client ;
• une augmentation de 42 % de conversion sur les contacts entrants (leads), avec un meilleur suivi et une réactivité accrue ;
• une réduction de 19 % du cycle de vente, liée à l’amélioration de la performance commerciale et à la suppression des temps morts dans le processus.

Coût

Le tarif journalier moyen (TJM) d’un online business manager (OBM) en freelance est de 400 € HT. Pour une mission d'un jour par semaine, le coût mensuel s’élève à environ 1 600 € HT / mois.

Faire appel à un gestionnaire de bureau : les étapes clés

Accepter de déléguer

C’est le point de départ et souvent le point plus difficile. Certains dirigeants ont du mal à lâcher prise et à confier la gestion d'une partie de leur activité. Ils adoptent une posture d'encadrement du gestionnaire de bureau plutôt qu'une posture de délégation. 

Le gestionnaire de bureau est une prestataire freelance, censé être compétent, responsable et autonome sur ses missions. Il doit gérer les tâches qui lui sont confiées en intégralité de façon à libérer du temps au dirigeant. La seule responsabilité du dirigeant, en tant que client, est de s'assurer que les objectifs initialement fixés sont bien atteints. 

Évaluer ses besoins et définir ses priorités

Prenez une heure pour lister ce qui vous prend le plus de temps et ce que vous repoussez sans cesse. Déterminez les actions à mettre en œuvre en priorité en fonction de leur impact pour l'entreprise. 

Définir clairement la mission

Rédigez la mission de façon claire et détaillée. Précisez le nombre d’heures, les types de tâches à effectuer, les objectifs à atteindre, etc. Donnez le maximum de chiffres possibles pour objectiver les contours et attendus de la mission. 

Déterminer le profil adapté

Voici quelques pistes pour définir le profil adapté à vos besoins : 

• Clarifiez vos besoins : cherchez-vous une aide pour prendre en charge la gestion administrative ou une personne en mesure d'assurer la coordination stratégique de votre entreprise ? ;
• Déterminez le volume horaire nécessaire et la durée de la mission : répondre à ces questions permet de déterminer le type de contrat à privilégier : salarié à temps partiel ou un freelance ;
• Établissez la liste des compétences nécessaire à la réussite de la mission : bureautique, organisation, outils numériques, gestion de projet, etc. ;
• Faites appel à une plateforme de mise en relation ou une agence spécialisée pour identifier le profil le mieux adapté. 

Trouver un gestionnaire de bureau

Pour trouver un gestionnaire de bureau, il est possible de se tourner vers son réseau professionnel. Sinon, tournez-vous vers une agence spécialisé en gestion de bureau, par exemple : 

• Plateya, référencé Activateur France Num
   
• Aadprox 
   
• 3h18
   

Le conseil de l'expert

Les dirigeants de TPE PME ne peuvent pas tout faire seuls : structurer l'activité de l'entreprise, assurer sa conformité ou gagner du temps nécessite souvent un regard extérieur et un appui opérationnel.

Faire appel à un gestionnaire de bureau, comme un office manager ou un online Business manager (OBM) n’est pas un luxe mais un investissement stratégique pour gagner en efficacité et renforcer la solidité de votre entreprise.

Surtout, le recours à ce type de prestation de service, permet à l'entreprise d'ajuster les missions au plus près de ses besoins et de son volume d'activité : de quelques heures par semaine à plusieurs jours par semaines. 

Il permet à une petite entreprise qui n'a pas les moyens de recruter, faute d'avoir la taille critique ou la visibilité suffisante, de bénéficier, sans avoir à s'engager durablement, d'un surcroit de ressources appréciable.  

Enfin, les gestionnaires de bureau, sont généralement des professionnels bien formés et expérimentés, qui peuvent faire profiter à l'entreprise de leurs expériences passées. Ils sont autonomes dans leurs missions et disposent de leurs propres équipements (ordinateur, téléphone, etc.). 

Le recours à ces professionnels constitue une solution idéale pour les structures qui veulent bénéficier de façon ponctuelle de ressources complémentaires pour gérer leurs activités transverses et rester concentrées sur leur cœur de métier.