Ce dossier sur les outils no-code fait suite à un précédent dossier sur ”Pourquoi utiliser des outils no-code pour gérer sa TPE/PME, et lesquels ?” qui visait à comprendre ce qu’est le no-code et à présenter les outils les plus connus.

On s’intéresse ici désormais au « comment » adopter le no-code :

• Dans quels cas, il est pertinent d'opter pour le no-code ? Et dans quels cas ça ne l'est pas ?
• Quelles sont les bonnes questions à se poser avant d'utiliser le no-code ?
• Quels sont les points de vigilance ?

Précision : l'angle adopté ici est plus tourné vers la création de solutions internes personnalisées pour travailler plus efficacement (applicatifs métier, automatisations, etc.), et moins vers la création de son site web ou d'un produit tourné vers l'externe.

Mais globalement, les conseils peuvent valoir pour les deux catégories de cas d'usage.

Dans quels cas les outils no-code peuvent être une bonne option ?

Avant de se lancer dans la prise en main des outils no-code et la construction de projets, il est indispensable de se demander si votre contexte et vos besoins se prêtent à ce type de solution. Généralement, les outils no-code sont une excellente solution dans les cas suivants.

Pour automatiser des tâches répétitives

Les solutions no-code sont particulièrement adaptés quand des tâches répétitives et chronophages sont identifiées, qu’une friction importante est ressentie avec des outils non-adaptés, et/ou que les collaborateurs ou collaboratrices essaient de se bricoler des solutions comme ils peuvent en “tordant” l’usage des outils de type tableurs, pour essayer de trouver des solutions.

Lorsque ces types de symptômes se manifestent, la mise en place de quelques solutions no-code simples permettra généralement d’économiser des heures entières chaque semaine, notamment en combinant des outils de bases de données et d’automatisation.

Pour gérer un processus bien formalisé

Pour construire une solution basée sur des outils no-code, il est particulièrement important que les problématiques soient bien identifiées et bien circonscrites. En revanche, si le problème est trop vague et son périmètre mal défini, il y a certainement un travail de mise à plat des processus et de l’organisation à faire au préalable. Pour que les outils soient des solutions efficaces, il faut formaliser au préalable le problème pour identifier ce qu’on veut construire. Dans tous les cas, ce sont les outils doivent être adaptés à la réalité du métier, et non l’inverse.

Pour connaître les cas d’usages pour lesquels le no-code s’avère le plus adaptés dans les faits consultez la liste d’exemples listés dans notre article précédent :

• Que peut-on peut faire concrètement avec les outils no code ?

Pour répondre à un besoin de personnalisation

Lorsque le besoin porte sur des solutions qui ressemblent à la grande majorité des services qu’on utilise au quotidien sur le web, mais avec un besoin fort de flexibilité ou de personnalisation.

A l’inverse, si votre besoin est générique, il peut être plus intéressant d’utiliser une solution du marché, qui proposera en standard toutes les fonctionnalités nécessaires.

Pour pallier un manque de compétences en interne

Les entreprises françaises souffrent d'un manque de compétences numériques. Ainsi, selon le Baromètre France Num 2023, seules 38 % des TPE PME disposent de compétences en numérique en interne. Parallèlement toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles, font face à des difficultés de recrutement, auxquelles les métiers du numérique n’échappent pas. En France, 59 % des décideurs informatiques considéraient fin 2022 cette pénurie comme étant l'une des principales menaces pour la survie ou le bon fonctionnement de leur société, d'après les résultats du Global Tech Trends.

Face à ces difficultés, le no-code se révèle être une alternative solide et pertinente pour supporter la forte demande en création de sites, applications et programmes en tout genre, rappelle l’éditeur Ksaar. Avec le no-code, les salariés peuvent contribuer à la conception de solutions numériques, sans disposer de compétences numériques avancées.

Néanmoins, un projet no-code exige qu'au sein de l'entreprise des personnes soient motivées pour s’investir un minimum. Si personne n’a le temps ni la motivation de le faire, les projets n’avanceront pas.

Dans quels cas les outils co-code ne sont-ils pas une bonne solution ?

Voici les cas où il vaut mieux réfléchir à deux fois avant de se lancer dans des projets en no-code.

Si vous n’avez pas de ressources humaines en interne

Il n'est pas réaliste de lancer un projet no-code si personne au sein de l’entreprise n’a pas le temps de se former, de mener le projet (dans le cas où ils feraient eux-mêmes), et/ou de le suivre (dans le cas où le projet est délégué à un prestataire).

Si les outils no-code sont accessibles et permettent d’avoir un retour sur investissement rapide, et de gagner du temps dès la mise en place de vos premières solutions, il ne s'agit pas d'une solution magique. Il est indispensable de prévoir a minima quelques journées pour la prise en main des outils et pour formaliser le projet, et davantage pour le mettre en œuvre. Ces temps d’accompagnement réguliers, qui peuvent se diviser en petits blocs de quelques heures plutôt qu’en journées complètes (notamment pour améliorer ses projets progressivement), contribuent à la réussite du projet.

Cet investissement initial est d’autant plus important, si les solutions que vous projetez de mettre en place doivent être utilisées par d’autres membres de l’équipe. En effet, vous devrez maîtriser la solution pour les accompagner un minimum à la prise en main de la solution.

Si vous manipulez des données sensibles

Dans le cas où les données que vous gérez sont particulièrement sensibles et nécessitent un contrôle fort sur l’hébergement et la maîtrise des données, le recours au no-code n’est peut-être pas la solution la plus adaptée. En effet, la plupart des outils no-code hébergent et font tourner les projets sur leurs propres serveurs (ce que l'on appelle en "Saas"). Ce qui est un avantage majeur en termes d’accessibilité pour des profils non-techniques, constitue ainsi également un inconvénient majeur si des contraintes vous obligent à héberger vos données en interne.

Dans ce cas, vous pouvez envisager de vous tourner vers des outils no-code qui proposent des solutions hébergement adaptées sur leurs serveurs en France ou bien sur vos propres serveurs (ce qu’on appelle le “on premise”). Deux solutions françaises, Ksaar et Timetonic, Activateurs France Num, qui offrent ce type de service, disposent en outre de certifications spécifiques à la gestion de ce type de données.

Si votre projet est complexe ou exige de recourir à des technologies spécifiques

Lorsque le projet ne peut pas être découpé en petites briques indépendantes, et impose dès le départ un fort niveau de complexité, il n’est sans doute pas adapté à une solution no-code.

Cela peut signifier que l’enjeu technique dépasse les limites du no-code, car généralement, un projet réalisé en no-code doit pouvoir être construit brique après brique, livrées régulièrement et sur des cycles courts, dans une approche agile.

Ou que le périmètre ou la problématique à traiter n’est pas clair, et/ou qu’il y a un manque de structuration dans l’organisation (pour pouvoir no-coder efficacement des solutions, il faut au préalable être au clair sur ce qu’on veut résoudre comme problème).

Il se peut aussi que le projet nécessite d’utiliser des algorithmes relativement avancés, ou certaines fonctionnalités encore peu ou pas adressées par les outils no-code : calculs complexes sur de gros jeux de données, génération d’images personnalisées à partir de données personnalisées, etc.

Si vous n’avez aucun budget dédié

Généralement, les outils no-code proposent une version gratuite (qui permettent déjà de faire beaucoup de choses concrètes). Puis lorsque vous voulez utiliser davantage de fonctionnalités, inviter davantage de collaborateur ou collaboratrices, ou disposer d’un volume de données plus important, il devient nécessaire de prendre un abonnement.

Essayer contourner les limitations de la version gratuite, en "tordant" l'outil n’est pas rentable en termes de temps et d’efficience : mieux vaut investir dans une version payante, adaptée à vos besoins.

Opter pour la version payante des outils no-code que vous avez choisi est, dans la plupart des cas, indispensable. Les fonctionnalités offertes par les versions payantes vous permettront de concevoir des solutions beaucoup plus efficaces. Elles constituent vraiment un investissement rentable. Et parfois en choisissant des alternatives meilleur marché que les outils les plus connus, vous réussirez à contenir votre budget.

Les outils no-code sont loin des tarifs des gros logiciels métier traditionnels. En général, vous aurez besoins de 1 à 3 outils pour démarrer. Selon les outils choisis et le nombre de solutions que vous utilisez, il vous en coûtera entre 10 et 90 € d’abonnement par mois. 

Une astuce pour calculer l’intérêt de cet investissement : calculez le temps économisé par les salariés, et multipliez-le par leur coût horaire. Et ajoutez à ceci les abonnements aux solutions que vous pourrez, le cas échéant, résilier (car les outils no-code permettent souvent de réduire le nombre d’outils utilisés par ailleurs).

Comment mener efficacement un projet no-code ?

Si les outils no-code sont conçus pour permettre de construire soi-même des solutions numériques, il peut être intéressant de faire appel à un expert pour être accompagné. Vous pouvez aussi très bien choisir de sous-traiter l’essentiel de son projet si vous ne disposez pas des ressources nécessaires.

Faire soi-même

L’un des principaux avantages des outils no-code, c’est qu’ils vous donneront de l’autonomie dans la réalisation de vos projets, même si vous n’avez pas de compétences techniques au départ. Le fait d’avoir la main sur la conception de votre solution, permet de résoudre soi-même les problèmes quand ils se présentent, de manière réactive, et de faire évoluer au quotidien vos solutions, au plus près de vos besoins réels. C’est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de réaliser elles-mêmes leurs propres solutions en no-code.

Voici quelques conseils qui vous aideront à développer par vous-même une solution no-code avec succès :

• Ne vous lancez pas sans vous former un minimum : vous éviterez d’être bloqué par des notions et fonctionnalités de base, d’utiliser de façon incorrecte les outils (ce qui est fréquent si on ne se forme pas), et gagnerez du temps in fine.
• Prévoyez le temps nécessaire pour tester et mettre en œuvre : si le no-code est facile à prendre en main, il est indispensable de dédier un certain temps à la prise en main des outils, puis une fois vos premières réalisations conçues, prévoyez encore quelques itérations pour les ajuster afin d'obtenir le résultat escompté.
• Prenez le temps de cartographier simplement et de façon pragmatique les processus que vous voulez prendre en charge. Une erreur fréquente est de se précipiter dans la mise en œuvre. Un papier et un crayon peuvent tout à fait faire l’affaire !
• Appuyez-vous un minimum sur un expert, qui soit en mesure de vous aider à prendre le recul nécessaire à la conception technique de votre solution ainsi que dans vos choix (d’outils, d’options, etc.). Cet expert pourra aussi auditer occasionnellement certains points précis (par exemple : identifier d’éventuels risques de sécurité) et vous aider à résoudre d’éventuels problèmes techniques.

Faire faire

Si les salariés manquent de disponibilité, mieux vaut déléguer à des prestataires externes, sur le modèle du développement informatique traditionnel (mais à partir d’outils no-code). Pour de nombreux projets (pour lesquels le no-code est pertinent, cf notre première partie), les outils no-code permettront de réduire les coûts et les délais, comparativement à un développement traditionnel.

Voici quelques conseils qui vous permettront de tirer le meilleur parti de votre sous-traitance :

• Adoptez la “politique des petits pas”, en mode agile : plutôt que de planifier la totalité de votre projet dans les moindres détails avant de le développer, définissez des objectifs à court terme. Concevez chaque élément de votre solution comme un sous-projets. Une fois la brique conçue, vous passez à la suivante, et ce jusqu'à l'accomplissement de l'objectif final.
• Formez-vous un minimum aux fondamentaux des outils no-code pour mieux comprendre les enjeux, et collaborer plus efficacement avec votre prestataire (voire, à terme, pour prendre la main sur la mise en place et/ou la modification de nouvelles fonctionnalité), par exemple avec la formation gratuite, Initiation au no-code par la pratique.
• Renseignez-vous un minimum sur les prestataires : présence en ligne, réalisations passées, avis de clients précédents, etc. N'hésitez pas à sollicitez les membres de la communauté en ligne de No-code France, pour avoir leur avis sur le choix d’un prestataire. Généralement, les conseils bénévoles vous seront rapidement donnés.

Faire avec

Une solution intermédiaire peut être de déléguer une partie de la réalisation à un expert, tout en se formant, d'abord un peu au préalable, et ensuite à ses côtés, pour développer votre solution de concert avec le prestataire.

L’intérêt de cette solution est d’avoir un cadre plus motivant et rythmé qu’en autonomie complète, avec la possibilité d’avancer et d’être débloqué à intervalle régulier.

Une variante est de se faire former plusieurs jours, de mettre en œuvre une première version de son projet, puis de s’appuyer sur des demies-journées de coaching lorsque vous en avez besoin, pour répondre à vos questions, vous débloquer, et renforcer vos compétences sur des points précis.

Trois aspects essentiels à prendre en compte pour réussir avec le no-code

1 - La gouvernance du système d'information

L'un des aspects essentiels pour les petites et moyennes entreprises (PME) lors de l'adoption d'outils no-code est de maîtriser son système d'information. On parle en informatique de gouvernance des systèmes d'information. Si ce terme peut sembler intimidant, il recouvre en réalité beaucoup de bon sens (et un peu de formation). Surtout, il est d'une importance majeure, pour le bon fonctionnement de l'entreprise, même pour les TPE.

La bonne gouvernance, peut sembler complexe, mais elle est essentielle pour éviter des problèmes à long terme. Elle implique plusieurs aspects.

Maîtriser le développement des solutions

La facilité de développement offerte par le no-code ne doit pas conduire à multiplier les applications dans tous les sens. Il convient de aussi de s'assurer que les applications développées sont correctement utilisées.

Il est essentiel qu'une personne au sein de l'entreprise ait une vision de l'ensemble des outils utilisés (en informatique on parle d'"architecte"), de ce qu'ils font, des données qu'ils manipulent...et qu'il soit systématiquement consulté avant le développement ou l'adoption d'un nouvel outil de façon à éviter la prolifération des outils ou les problèmes de communication entre eux.

Bien gérer les données utilisées

Les données doivent utiliser des formats standards pour pouvoir être échangées en interne entre les applications et avec l'extérieur avec ses partenaires (en informatique on parle d’interopérabilité).

Leur gestion doit aussi être conforme aux exigences de sécurité ainsi qu'aux obligations en matière de gestion des données personnelles. La gestion des données de l'entreprise nécessite également qu'une personne de l'entreprise s'assure que tout est conforme.

Se prémunir contre une dépendance excessive vis-à-vis des solutions no-code utilisées

Le fournisseur de la solution peut modifier sa politique d'accès ou de tarification, le cadre légal peut évoluer, etc. Ces changements peuvent vous conduire à devoir changer de solution no-code pour une autre solution plus adaptée (on parle aussi de migration de l'application). Dans cette éventualité, il est impératif de s'assurer de la capacité de votre fournisseur à vous livrer vos données pour que vous puissiez les transférer dans vote nouvel outil.

Globalement, tous les outils mentionnés dans le panorama des outils no code réalisé dans l'article précédent permettent d’exporter vos données, et de les ré-utiliser dans un autre outil no-code, si vous décidez d’en changer.

Mais il vous faudra tout de même reconstruire ce que vous aviez mis en place. C’est tout à fait normal lorsqu’on commence à avoir besoin d’une solution plus robuste : l’essentiel est que vous résolviez vos principaux problèmes, et que vous gagniez en temps et en efficience au final ! Mais il faut vraiment faire attention à ne pas changer d’outil trop fréquemment. Cela ne doit pas être fait à la légère et bien être justifié par de vraies raisons.

2 - Sécurité des données et respect du RGPD

Globalement, les outils no-code les plus connus sont performants en matière de sécurité, qui fait partie de leur cœur de métier.

En revanche, beaucoup d’outils étant américains ou hébergés sur le territoire américain, cela oblige à se poser certaines questions, en raison des obligations qui pèsent en Europe en matière de gestion des données personnelles dans le cadre du RGPD.

Dans beaucoup de structures (même des grandes entreprises ou certaines institutions publiques), cela ne pose pas de problème particulier tant qu’il s’agit de données publiques, ou de données à caractère personnel (nom, prénom, adresse, etc.).

En revanche, dès qu’il s’agit de données à caractère sensible (orientation politique, sexuelle, etc.) ou de données de santé, il vous faudra clairement vous tourner vers des outils européens hébergés en Europe, tels que Ksaar ou Timetonic.

Dans tous les cas, si vous manipulez des données personnelles (ce qui est vraisemblablement le cas), il est impératif de s’assurer de la conformité du projet au cadre posé par le RGPD.

3 - Automatisation et optimisation

L'automatisation des tâches est l'un des avantages majeurs des outils no-code. Pour les TPE PME, il est essentiel de comprendre que l'automatisation peut considérablement améliorer l'efficacité et réduire les tâches manuelles répétitives, de type copié-collé.

Attention, cependant de ne pas tomber dans le piège de l'automatisation excessive. Les TPE PME doivent prendre le temps d'analyser leurs processus et d'identifier les domaines où l'automatisation peut réellement apporter une valeur ajoutée. Trop d'automatisation peut rendre les processus trop complexes et difficiles à gérer.

Un principe central est d’appliquer la simplicité en tant que principe essentiel de ce que vous construisez. Mieux vaut une solution basique, robuste et compréhensible par vous, qui répond bien au besoin, plutôt qu’un système trop sophistiqué avec plein d’interconnexions mal maîtrisées, qui risque de ne plus fonctionner au moindre aléa et où vous n’osez plus rien toucher.

Cherchez les points à optimiser dont l'automatisation va répondre à 80 % du problème en n'exigeant pas plus de 20 % d’effort. Quitte à gérer à la main les parties moins chronophages, ou plus complexes à automatiser. Ce sera déjà un bon début !

Pour mesurer la puissance de l'automatisation, prenez 1 minute pour consulter ce tableau, puis gardez le en tête (ou affichez-le quelque part dans votre bureau !)

Découvrez le témoignage de 2 TPE qui ont su tirer parti du no-code

Ces 2 petites entreprises d'Occitanie ont adopté une solution no-code pour se numériser avec succès.

Le conseil de l’expert

Même si les outils no-code peuvent donner envie de se lancer directement dans la réalisation, du fait facilité d’utilisation et des possibilités qu’ils offrent, la création de ses propres solutions demeure un projet informatique en soi.

Il est donc essentiel de :

• Se former un minimum pour construire une solution conforme aux les bonnes pratiques, ou a minima être en mesure de comprendre les tenants et les aboutissants, si vous déléguez.
• Prendre le temps de concevoir de façon schématique ce qu’on veut construire, même de manière très basique (une petite cartographie de processus est un format idéal pour échanger et réfléchir sur le sujet avec des collaborateur et collaboratrices), avant de se jeter dans les outils.
• A défaut d'être à l'aise avec le pilotage de projets informatique, être accompagné par un expert ou une experte en mesure d'assurer la gouvernance de votre système d'information, de vous conseiller dans vos choix de solutions et de conception, et de conduire le pilotage du projet. Celui-ci vous aidera notamment à cadrer le projet, définir les priorités, faire les bons choix en matière de sécurité, de gestion des données, etc.

Ces 3 points sont essentiels pour tirer pleinement parti des solutions no-code pour améliorer la gestion de votre TPE PME au quotidien, et économiser des dizaines d’heures par mois !

Article rédigé par Erwan Kezzar de Contournement, Activateur France Num. Contournement propose des formations aux outils no code.