Comment mettre en place un cahier de rappel numérique pour un restaurant ou un bar ?

Les restaurants doivent, pour accueillir leurs clients dans les meilleures conditions, mettre en œuvre un protocole sanitaire spécifique (abrogé le 14 mars 2022). Celui-ci invite les professionnels à mettre en place un cahier de rappel. Cet outil permet de collecter emails et numéros de téléphone pour pouvoir rappeler les consommateurs qui ont pu être en contact avec une personne déclarée positive au coronavirus ou cas contact. Ce faisant, il contribue à une meilleure traçabilité du virus.

Le protocole sanitaire pour les bars, restaurants et restaurants d'hôtels, précise que la mise à disposition d'un cahier de rappel, papier ou numérique, est obligatoire en intérieur. Il doit être mis en place à l’entrée des restaurants. Les clients y laissent leurs coordonnées et le restaurateur met ce cahier à la disposition de l’Agence Régionale de Santé ou de l’assurance maladie en cas de déclenchement d’un contact-tracing.

Cahier de rappel : papier ou numérique ?

L'usage du numérique pour gérer le cahier de rappel n'est pas obligatoire. Les restaurateurs peuvent toujours utiliser un cahier de rappel papier. Sa mise à disposition demeure d'ailleurs indispensable pour les personnes qui n'ont pas de smartphones.

Les restaurateurs privilégient pour l’instant le carnet papier car ils ne veulent pas faire face à des problématiques de cybersécurité estime Alain Fontaine, président de l’association des Maitres Restaurateurs.

Les données du cahier de rappel sont en effet des données personnelles. Elles relèvent donc du Règlement général sur la protection des données (RGPD), dont le respect des principes est assuré par la Cnil. Le cahier de rappel papier, à l'inverse de celui basé sur QR code, expose celui qui récolte les coordonnées de ses clients à un risque juridique.

Attention le terme de cahier pour le cahier de rappel papier est trompeur ! Il ne faut pas utiliser un cahier qui permet aux derniers clients de prendre connaissance de l'identité de ceux qui les précédent ! La Cnil précise ainsi que « La tenue et le remplissage de ce cahier de rappel sont sous l’entière responsabilité des gestionnaires des lieux. » Or, le fait qu'un client puisse prendre connaissance des données autres clients (par exemple en prenant en photo une page du cahier de rappel) constitue une fuite de données qui peut donner lieu à des sanctions.

Pour éviter ces problèmes, la Cnil dans ses recommandations recommande de mettre à disposition un formulaire individuel ou par tablée. Elle propose d’ailleurs un formulaire type de cahier de rappel papier.

Le remplissage d'un document papier présente aussi des difficultés d'organisation pour le restaurateur ou le cafetier (temps de remplissage, file d'attente, etc.). Le choix de ne proposer que le cahier papier n'est pas idéal. « Je ne le conseille pas… le QR code facilite la tâche du personnel et des clients », estime Laurent Fréchet, du Groupement national des indépendants (GNI), interrogé par Ouest-France.

Opter pour un cahier de rappel numérique

Il existe des solutions digitales pour faciliter leur travail au quotidien et prenant en compte les contraintes de sécurité et respectueuses en matière de gestion des données personnelles. La majorité de ces solutions fonctionnent sur la technologie QR Code (parfois en association avec les données de réservation).

Concrètement, le gérant dispose sur son menu ou à l'entrée de son établissement un QR Code (permettant d'identifier l'établissement) que les clients doivent scanner avec le smartphone pour s’identifier. L'application conserve alors pour une durée maximum de 14 jours, les données permettant de recontacter chaque personne présente, si un cas de Covid est identifié.

Gérer ses données avec un cahier de rappel numérique

Ce registre compile de nombreuses données personnelles. Il doit donc respecter le règlement général sur la protection des données (RGPD). Les professionnels qui récoltent ces données ont interdiction, de les réutiliser dans un autre but que celui pour lequel l’utilisateur a donné son accord. Elles devront être systématiquement détruites après un délai de 14 jours. En cas de non-respect de ces obligations, la Cnil, le régulateur français des données personnelles, pourra les sanctionner : le restaurateur s’expose à une amende allant jusqu’à 4 % de son chiffre d’affaires annuel.

En vertu du principe de minimisation, seules les données strictement nécessaires doivent être collectées : "Les restaurants devront choisir entre le numéro de téléphone ou l'adresse email. Mais la collecte des deux n'est pas justifiée", explique le Jules Hervé Yimeumi, Data protection officer et spécialiste de la protection des données personnelles, auprès de L'Usine Digitale. Par ailleurs, les coordonnées d'une seule personne par table suffisent. A sa charge ensuite de contacter ses proches en cas de contamination.

La Cnil a publié une fiche sur le sujet qui résume ses recommandations en la matière :

1. Collecter uniquement les données nécessaires
2. Limiter l’utilisation des données à la seule transmission aux autorités sanitaires
3. Informer les clients
4. Une durée de conservation limitée
5. Sécuriser les données

Elle propose également deux exemples de formulaires de recueil de données, ainsi que la mention d’information associée aux formulaires qui peuvent être soumis aux clients en version papier ou sous forme électronique (ex : formulaire en ligne à compléter au moment de la réservation, etc.) :

• l'un pour les établissements situés en zone d’alerte maximale,
• l'autre pour ceux hors zones d’alerte maximale.

Plusieurs services en lignes existent, qui facilitent la gestion de ce registre. En cas de Covid-19 signalé, elles permettent, en un clic d’envoyer toutes les données utiles aux personnes concernées, ainsi qu'à l'administration responsable, l'agence régionale de santé (ARS).

Si vous voulez opter pour un cahier de rappel numérique voici une sélection de solutions, qui assurent être en conformité avec les recommandations de la Cnil.

Quelques solutions numériques de cahiers de rappel

TousAntiCovid Signal : l'application officielle

TousAntiCovid Signal est la fonctionnalité de cahier de rappel de l’app du gouvernement TousAntiCovid. L’utilisation de TousAntiCovid Signal n'oblige pas à utiliser la fonctionnalité de traçage des contacts de TousAntiCovid (et inversement). Il s'agit bien de deux fonctionnalités distinctes de la même app.
L'application est en cours de finalisation mais vous pouvez dès à présent générer le code QR de votre établissement en prévision du jour J. Un des principaux avantage de Signal c'est le respect de la vie privée rendu possible par le fait que le QR code est un identifiant crypté : aucune donnée nominative n'est collectée par l'application.
A noter : il est recommandé, pour des questions de sécurité, de regénérer un Code QR chaque semaine.

• Visiter la page TousAntiCovid Signal (tousanticovid.gouvfr)
• Lire l'article TousAntiCovid Signal : le cahier de rappel numérique (economie.gouv.fr)

Les solutions de cahier de rappel proposées par les activateurs France Num

MiamBot, solution au service de la visibilité des restaurants et bars, propose aussi des solutions pour simplifier la mise en conformité au protocole sanitaire, notamment au travers de menus numériques. Cet activateur France Num intègre la solution de cahier de rappel Signal de TousAntiCovid.

Visiter le site MiamBot

TastyCloud, en parallèle de ses offres de menus dématérialisés, propose gratuitement un cahier de rappel pour les établissements, basé sur l’utilisation du QR code. Ce cahier digital permet de stocker les coordonnées clients dans une base dédiée. TastyCloud est activateur France Num.

Visiter le site TastyCloud

Malou, une agence de communication, spécialisée dans la visibilité des restaurants en ligne et l’acquisition de nouveaux clients. Cet activateur France Num propose également un carnet de rappel dématérialisé gratuit.

Visiter le site de Malou

Implantée à Marseille, My Food Story a développé une application pensée comme un réseau social pour producteurs et consommateurs engagés, au service d’une plus grande transparence alimentaire. Cet activateur France Num a récemment lancé un cahier de rappel numérique gratuit et sans engagement.

Visiter le site de My Food Story

Autres solutions de cahier de rappel

Bienvenue.app est une application de contact tracing sur abonnement. Vous mettez sur les tables ou à l’entrée de votre établissement recevant du public (ERP) un QR code dédié. Les clients scannent le QR code permettant aux établissements de récolter rapidement et simplement leurs coordonnées.

Visiter le site Bienvenue.app

L'initiative solidaire Bonjour Menu, qui proposait déjà des menus sans contact sous forme de QR code, a développé un système de registre digital qu'elle propose bénévolement aux établissements.

Visiter le site Bonjour Menu

Spécialisée dans les réservations en ligne, la startup Guestonline a également adapté sa solution aux contraintes du contact tracing. Les clients peuvent s’enregistrer au moment de réserver et compléter leur déclaration une fois à table depuis leurs smartphones. Au moment de les accueillir, les restaurateurs doivent simplement scanner un QR code sur le smartphone de leurs clients.

Visiter le site Guestonline

Skeat est une application sans téléchargement qui permet aux clients de commander et de payer directement. Skeat propose aussi un carnet de rappel digital.

Visiter le site Skeat

Présentchef est une solution de carnet de rappel gratuite. Sa raison d’être, selon ses créateurs, est solidaire : il n'y a pas de modèle d'affaire, il s’agit uniquement de venir en aide aux restaurateurs.

Visiter le site de Présentchef

RXdigital est, coté client, une solution de commande digitalisée sans contact. Elle permet aux clients de limiter ou de supprimer les contacts en commandant les repas sur place, à emporter ou en livraison depuis le téléphone. Coté restaurateur, c’est un système de pilotage en direct de son exploitation (stocks, commandes, équipes, clients, chiffre d’affaires, etc.). L’application, gratuite, propose aussi une fonctionnalité de carnet de rappel.

Visiter le site RXdigital

Vazee propose d’installer un dôme intelligent positionné sur la table des établissements : le consommateur passe son téléphone sur le dôme (doté d'une puce NFC), il renseigne ensuite ses informations (nom, prénom, email, numéro de téléphone). En cas de nécessité, le restaurateur peut, en quelques clics, envoyer un SMS/mail pour avertir toutes les personnes présentes dans son établissement à un moment précis, en même temps qu'une personne contaminée, le tout via son interface professionnelle.

Visiter le site Vazee 

Le système de réservation pour restaurant Zenchef, propose à ses clients une fonctionnalité de cahier de rappel, basée sur l'utilisation d'un QR code que les restaurateurs peuvent disposer à l'entrée du restaurant et sur les tables. En scannant le QR code les clients accédent à un formulaire qui leur permet de s'enregister. Les données du cahier de rappel se suppriment automatiquement au bout de 14 jours conformément à la legislation.

Visiter le site Zenchef

En parallèle de ce dispositif, les autorités demandent que la réservation en ligne par internet ou par téléphone soit privilégiée afin d’éviter les regroupements devant le restaurant.

Le restaurant doit aussi afficher la capacité maximale d’accueil nécessaire au respect de l’ensemble des mesures. Cette information doit être diffusée à l’extérieur et sur le site web du restaurant, le cas échéant.

Pour aller plus loin, découvrez comment le numérique peut vous aider dans le cadre de votre réouverture :

Restaurants et cafés : 8 initiatives numériques à mettre en œuvre immédiatement dans le cadre de la réouverture

En savoir plus

• Quels sont les grands principes des règles de protection des données personnelles ? (cnil.fr)
• Covid-19 : Les restaurants ont-ils le droit de collecter et stocker les données de leurs clients ? (usine-digitale.fr)
• Cahiers de rappel des restaurants : faut-il s'inquiéter pour ses données personnelles ? (rtl.fr)
• Cahier de rappel : des solutions digitales déjà déployées (neorestauration.com)
• Comment les restaurants vont-ils gérer le carnet de rappel ? (frenchweb.fr)
• COVID-19 et les cahiers de rappel : les recommandations de la CNIL (cnil.fr)
• « Cahier de rappel » : exemples de formulaire de recueil de données et mentions d’information RGPD (cnil.fr)
• Covid-19 : que deviennent les informations collectées par les restaurants dans le cadre des mesures sanitaires ? (lemonde.fr)
• Carnets de rappel numériques : vos données sont-elles en sécurité ? (lefigaro.fr)
• Restolog: un étudiant de l’Epita crée un registre en ligne gratuit pour les restaurateurs (94.citoyens.com)
• Réouverture des restaurants et salles de sport au 9 juin : les QR Codes peuvent être générés (numerama.com)
• TousAntiCovid-Signal : que devez-vous savoir avant de scanner le QR Code d’un restaurant ? (numerama.com)
• Restaurants, salles de sport : comment bien utiliser le cahier de rappel fourni par le gouvernement (numerama.com)