Comment 2 TPE réinventent la gestion de leur entreprise avec une solution no-code

Deux petites entreprises à la recherche d’une solution numérique pour améliorer leur organisation

Conscientes de l’importance du numérique pour faciliter leur gestion au quotidien et améliorer leur efficacité, deux petites entreprises du sud-ouest de la France, confrontées à des problématiques similaires ont opté pour la même solution pour gérer leur activité.

Une manufacture du Gard spécialisée dans la fabrication de barbecues et mobilier extérieur

Créée en 2020 par trois associés, Des Lumières de Feux est une manufacture basée dans le Gard, spécialisée dans la création de barbecues et de luminaires haut de gamme, tables, objets de décoration personnalisables… L’entreprise, qui accorde une grande importance à la qualité et au design de ses produits artisanaux vise un développement en France et à l'international. La société gérée par Sébastien Béchard, compte 10 salariés et possède un atelier de fabrication et deux boutiques, une à Anduze dans le Gard, une autre aux Saintes-Maries-de-la-Mer dans les Bouches-du-Rhône.

Sébastien Béchard, constate que son outil de gestion, un Progiciel de Gestion Intégré (PGI ou ERP en anglais) ne permet pas de combiner les multiples options de ses produits pour saisir ses commandes en magasin et lors des foires auxquelles l’entreprise participe. Il a besoin d'un outil qui s’adapte aux besoins de son entreprise et qui soit facile à utiliser pour son équipe novice en matière de numérique.

Une entreprise du bâtiment de second œuvre de l’Aude

Travaux Confort, est une entreprise du bâtiment fondée en 2008 à Narbonne par Benjamin Palacio. Elle propose des services de mise en relation entre particuliers et artisans, d'assistance à la maîtrise d'ouvrage, ainsi que la vente et la pose d'aménagements intérieurs et extérieurs tels que les cuisines, les salles de bains et la menuiserie. L'entreprise, qui compte 4 employés à temps plein, accorde une grande importance à la qualité du service et au respect des normes en vigueur dans le bâtiment. Sa clientèle, principalement constituée de particuliers, est située dans un rayon de 50 kilomètres autour de Narbonne.

Au fur et à mesure du développement de Travaux Confort, Benjamin Palacio équipe son entreprise d’outils spécifiques à chaque métier (menuiserie, aménagement de la cuisine, etc). Il fait aussi l’acquisition d’un logiciel de gestion, mais celui-ci s’avère au fur et à mesure de moins en moins bien adapté à ses attentes. Il recherche alors un logiciel pour centraliser la gestion des différentes activités de Travaux Confort et simplifier les échanges entre ses collaborateurs. Il en essaie plusieurs sans succès.

Leur problématique commune amène les 2 TPE à opter pour une solution no-code

Les deux entrepreneurs cherchent longuement une solution qui réponde à leur problématique commune, disposer d’une solution :

• unique, plutôt que de devoir utiliser plusieurs logiciels ;
• facile à prendre en main ;
• adaptée aux spécificités de leur entreprise.

Au gré de leurs recherches, chacun de leur côté, ils découvrent les outils « no-code », qui permettent de créer un logiciel sur mesure, sans avoir besoin de maîtriser le codage informatique.

Pour en savoir plus le no-code, lisez notre dossier :

Convaincus de l’intérêt de l'offre, après avoir comparé différentes solutions no-code, ils optent pour la solution Ksaar.

Ksaar, un prestataire français no-code qui s’adresse aux TPE-PME

Ksaar, Activateur France Num,  est un prestataire français qui commercialise une solution no-code qui offre aux entreprises la possibilité de créer, sans compétences de développement, un logiciel sur mesure et évolutif pour gérer tous les différents aspects de leur activité.

Fondée en 2019, Ksaar qui compte aujourd'hui plus de 20 salariés, se distingue notamment par son engagement en faveur de la souveraineté numérique, de la sécurité des données, de la conformité au RGPD et du numérique durable. L'entreprise se concentre ainsi sur le marché national pour limiter son empreinte carbone et ne recrute que des employés français, même si cela entraîne des coûts plus élevés.

Sensibles, à ces enjeux, les deux dirigeants de TPE prennent contact avec Benoît-Marie Flach, le fondateur de Ksaar, pour évoquer leurs besoins spécifiques et les possibilités qu’offre la solution.

Une solution numérique pour tout gérer co-construite avec le prestataire

Si l’outil no-code est utilisable par des profils non informaticiens, être accompagné est souvent indispensable pour faire les bons choix et gagner du temps.

Intéressés par l’apprentissage d'un nouvel outil et conscients qu’ils vont devoir faire évoluer leur organisation, c’est l’option que retiennent les 2 chefs d’entreprise.

Un accompagnement à la prise en main de l'outil qui intègre du conseil en organisation

Ksaar accompagne les entreprises pour prendre en main l’outil et l'utiliser au mieux. La société travaille en étroite collaboration avec les dirigeants des 2 TPE, en ligne et par téléphone, pour :

• comprendre leurs besoins ;
• modéliser leurs processus métier ;
• concevoir avec eux, à partir de zéro, les modules dont ils ont besoin.

Ksaar les conseillent aussi sur la prise en compte des réglementations qu’ils ne maîtrisent pas et pour lesquelles ils ne peuvent pas recruter un salarié spécialisé, tels que les aspects cybersécurité et la gestion des données personnelles (RGPD).

Une solution sur mesure et évolutive

Le principe est simple, la solution se compose de briques distinctes, à la manière d’un jeu de Lego. Le client monte son outil suivant ses propres process internes. L’utilisation est très intuitive.

La production et la gestion administrative, tout est géré en temps réel sur une seule application. L’outil est à la fois un progiciel de gestion intégré (PGI ou ERP en anglais), un outil de gestion des commandes des clients et fournisseurs, et un outil de gestion de la relation client (GRC ou CRM en anglais).

Et, grâce à la gestion des accès, chaque utilisateur ne voit que ce qui l'intéresse : son planning, ses stocks, l’état des machines qu’il emploie, ses documents, etc.

Ksaar dispose aussi de fonctionnalités qui s'appuient sur l'intelligence artificielle (IA) dans sa solution qui permettent par exemple d’anticiper les questions des clients en se basant sur la documentation des entreprises, de construire automatiquement des tableaux de bord à partir des données collectées, de facilement disposer d'un moteur de recherche…

Une approche qui s’adapte et évolue mais exige un réel investissement personnel

Grâce à la flexibilité de l'outil et aux développements consentis par Ksaar pour répondre aux besoins exprimés, chaque entreprise a pu élaborer la solution disposant des fonctionnalités attendues et qui correspond à ses besoins.

En revanche, Sébastien Béchard et Benjamin Palacio ont dû, pour se former et prendre en main l'outil, s'investir fortement. Plusieurs mois ont été nécessaires pour réaliser la modélisation des processus et le paramétrage de l’outil.

Et si l'outil ne nécessite aucune compétence en codage, disposer d'une certaine appétence pour le numérique est indispensable. Il ne faut pas avoir peur de "mettre les mains dans le cambouis".

Une révolution pour les 2 entreprises

Gains de temps, automatisation des tâches et augmentation du chiffre d'affaires : les bénéfices enregistrés par les deux TPE sont impressionnants.

Sébastien Béchard pour Des Lumières de feu a gagné entre quatre et six heures de travail personnel par jour depuis le déploiement de la solution en avril 2023.

La gestion de la production, des stocks, des plannings, du personnel et des processus ont été optimisées grâce au conseil en organisation donné par Ksaar et certaines tâches administratives ont été automatisées.

Il situe le gain de temps pour l'ensemble de son entreprise entre 250 et 350 heures de travail mensuel.

Travaux Confort utilise Ksaar depuis près de deux ans, pour gérer quasiment tous les aspects de la gestion de son entreprise :

• gestion des clients : devis, commandes et factures ;
• gestion des fournisseurs et des achats ;
• gestion des projets ;
• marketing.

L'entreprise a bénéficié d'un gain de temps important au quotidien, d'une meilleure fluidité dans les échanges internes et d'une amélioration de la qualité du service client.

L’outil a révolutionné le fonctionnement des deux entreprises : toutes les fonctions, tous les métiers ont été transformés. Sa facilité d’utilisation permet d’impliquer davantage les équipes dans les fonctions de gestion ou de relations clients. Les fonctionnalités d’automatisation permettent d’envoyer sans intervention des documents et mails, de suivre en temps réel le parcours des transporteurs.

Le déploiement d'une solution adaptée aux problématiques des 2 entreprises, a permis d'améliorer leur rentabilité. Les sociétés ont pu se concentrer sur leur cœur de métier et ont constaté une augmentation de leur efficacité opérationnelle. 

L'investissement consenti est très raisonnable en comparaison du coût des solutions utilisées auparavant. Pour bénéficier des fonctionnalités les plus intéressantes et d’une plateforme utilisable par une dizaine de collaborateurs, l’abonnement mensuel se situe aux alentours de 200 € HT. Le principal investissement a été le temps passé par les dirigeants pour s'approprier l'outil et l'adapter à leur situation.

En termes de perspectives, Travaux Confort compte ouvrir la solution à ses artisans et sous-traitants pour gagner en efficacité dans le suivi des chantiers. Benjamin Palacio, convaincu de l'intérêt de la solution développée pour son métier, envisage de distribuer le logiciel qu’il a conçu à ses confrères.

Témoignages vidéo des 2 entrepreneurs

Visionnez les interviews vidéo des 2 entrepreneurs réalisées par l'entreprise Ksaar.

Sébastien Béchard (Des Lumières de Feux)

Benjamin Palacio (Travaux Confort)

En savoir plus

Découvrez l'offre de Ksaar, Activateur France Num et d'autres témoignages sur sa page :

• Ksaar

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