Label Numérique Responsable (NR) : pourquoi et comment labelliser sa TPE PME ?

Les TPE PME sont de plus en plus nombreuses à se soucier de leur impact numérique. Ainsi 64 % des TPE PME déploient, selon le Baromètre France Num 2024  au moins l’une des 3 mesures suivantes :

• le recyclage des équipements numériques (58 %) ;
• l’achat de matériel reconditionné (28 %) ;
• l’éco-conception des solutions numériques (25 %).

La réduction de l’empreinte écologique et sociale du numérique implique la mise en œuvre d'actions diverses. Pour aider les TPE PME à améliorer leurs pratiques en faveur du numérique responsable il est possible d'engager la labellisation de son entreprise en vue d'obtenir le Label Numérique responsable (NR). 

Qu'est-ce que le Label Numérique responsable (NR) ? 

Ce Label Numérique Responsable (NR) qui s’appuie sur le référentiel Numérique Responsable élaboré par l’Institut du Numérique Responsable en partenariat avec le Ministère en charge de la transition écologique, l’Ademe et WWF, permet de soutenir la mise en œuvre d'une démarche numérique responsable, de lui apporter de la légitimité et de valoriser ses efforts. 

Accessible à toutes les organisations, et notamment les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, qui se sont engagées dans la transition numérique responsable, le Label NR garantit le sérieux de la démarche numérique responsable d’une organisation. 

Le Label NR a notamment pour ambition de :

• valoriser les démarches de développement durable et de responsabilité sociétale autour du numérique ;
• faire monter en compétences les organisations sur le sujet du numérique responsable ; 
• mettre en place une politique d’amélioration continue ;
• garantir une évaluation impartiale de la démarche par un tiers certificateur expert dans le domaine. 

La responsabilité de la gestion du Label NR a été confiée à une entreprise de conseil spécialisée en RSE, l’Agence Lucie, chargé de coordonner le processus de labellisation. 

L’audit de certification pour obtenir le Label NR peut être effectué par l'Agence Lucie ainsi qu'un certain nombre d'auditeurs externes.

Quels sont les critères évalués par le référentiel Numérique Responsable ?

Le référentiel du label Numérique Responsable évalue la maturité de l'organisation en matière de numérique responsable, au travers de critères organisés en 14 « principes d’action » regroupés autour de 4 axes. 

A noter qu'une thématique sectorielle supplémentaire est spécifiquement dédiée à l'audit des Entreprises de Services Numériques (ESN) afin de les aider à adapter et appliquer les principes de numérique responsable dans les produits et services offerts par les entreprises de services numériques.

Comment engager la labellisation de son entreprise ?

Nommer un référent numérique responsable

En premier lieu, il est nécessaire de nommer un référent ou une référente dans vos équipes qui conduira le projet de la labellisation. L’appel à volontariat est souvent source de motivation. L’engagement du référent est indispensable pour la réussite de la démarche !  

Son rôle ? Conduire la mise en œuvre de la démarche. L'obtention de la labellisation nécessite entre 1 et 6 mois pour mener, de manière séquentielle, les différentes étapes. Mais le projet, inscrit dans une démarche d'amélioration continue exige un investissement sur la durée : entre 2 et 3 ans, selon l'ambition de l'entreprise. 

Choisir son niveau de labellisation

Au moment de votre inscription à l’audit, en fonction de la maturité de votre entreprise et de l'ambition de votre démarche numérique responsable, vous devez choisir le niveau de labellisation que vous visez : niveau 1, plus accessible, ou niveau 2, plus exigeant.

C’est le score obtenu lors de l’audit qui définit l’obtention du label et le niveau associé : 300 points minimum (et plafonné à 600 points) sur 1000 pour le premier niveau et 500 points minimum pour le second. Le processus d’audit diffère selon le niveau ciblé.

Dans les faits, la majeure partie des entreprises visent le niveau 1. 

Labelliser son entreprise au niveau 1 : un plan d’actions en 6 étapes

1. Entrer dans la Communauté NR 

Prenez contact avec l’Agence Lucie pour demander votre entrée dans la Communauté Lucie et procéder à votre inscription à l’audit Label « NR ». 

L'accès à la Communauté Lucie donne accès à des ressources pour préparer sa labellisation. Elle offre aussi la possibilité d'échanger avec les membres de la communauté afin d'obtenir des conseils et d'identifier des bonnes pratiques. 

2. Se former et passer le certificat de connaissance INR

Le référent doit suivre une action de sensibilisation aux impacts et enjeux du numérique. Cette formation en ligne (MOOC) est disponible gratuitement : 

• Mooc Numérique Responsable - Institut du Numérique Responsable (INR)

A l'issue de la formation, afin de valider ses acquis, le référent doit passer le certificat de connaissance NR proposé par l’Institut du Numérique Responsable. Le coût de la certification est compris entre 50 et 80 euros. 

• Certificat de connaissance Numérique Responsable

3. S'auto-évaluer

Utilisez le module d'auto-évaluation pour mesurer la maturité de votre entreprise. Composée de 62 indicateurs, l'auto-évaluation du Label NR, qui nécessite 1 heure pour être complétée aide à identifier les points forts et les axes d'amélioration à exploiter en vue d'obtenir le label. 

Un mauvais résultat ne doit pas vous décourager. La démarche numérique responsable est un processus d'amélioration continue qui s'inscrit dans la durée. Engagez vos actions de manière progressive. Une fois que votre score à l'auto-évaluation est satisfaisant, passez à la préparation de l'audit.  

Accéder à l'outil d'auto-évaluation du Label NR

4. Préparer l’audit

La préparation à l’audit passe par l'identification des actions menées par l’organisation pour améliorer son impact. Ce travail vise à compiler les éléments de preuve attendus pour répondre aux critères du label. 

Elle permet aussi d'identifier les actions qui devront être mises en œuvre ultérieurement, dans le cadre de votre plan d’engagement.

5. Passer l'audit externe

Une fois votre préparation terminée, un organisme de certification accrédité réalise un audit externe à distance (ou sur site, pour le niveau de labellisation 2). 

Cet audit permet de vérifier la conformité des pratiques de votre entreprise avec les exigences du label au travers de documents que vous présentez à l’auditeur pour chacun des critères du référentiel.

6. S'engager dans un plan d'amélioration continue NR

Après l’audit et dans un délai de 30 jours, vous devez remettre à l’Agence Lucie, votre plan d’engagement reprenant le plan d’amélioration continue que vous avez identifié pendant la préparation à l’audit. Ce plan doit inclure des objectifs précis, des actions concrètes et leurs échéances ainsi que les indicateurs de suivi associés. 

Par exemple, la nécessité d’évaluer la sécurité des systèmes d'information de l’entreprise, à laquelle l'entreprise s'engage doit être planifier doit conduire à l'organisation d'un audit de sécurité sous 12 mois et à s’engager à mettre en œuvre 100% des recommandations dans un plan de correction sous 18 mois.

7. Recevoir le label

Si l'audit est concluant, le label Numérique Responsable est attribué à votre organisation pour une durée de 2 ans (ou 3 ans pour le niveau 2). 

Quel est le coût de la labellisation NR ?

Comme tout label, le processus de labellisation constitue une charge financière qu’il est important d’évaluer. Pour la labellisation de niveau 1 pour un site (si l'entreprise possède plusieurs sites ?), les coûts estimés sont les suivants  :

• Certification de connaissance (INR) : 80 € TTC par personne, en général le référent projet ; 
• Audit à distance : 750 € HT ; 
• Coût de la redevance annuelle du Label : 500 € HT (pour les entreprises de moins de 50 collaborateurs et un CA inférieur de à 2 M d’euros) et jusqu’à 6.000€ HT (0.01% du CA)

A ces coûts financiers, il faut ajouter le temps de travail investi dans le projet par les salariés. Si l'essentiel de l'investissement concerne le référent, celui-ci doit souvent impliquer d’autres parties prenantes selon les axes travaillés. Il faut compter en moyenne une journée par semaine de travail effectif durant la période de préparation (1 à 6 mois, selon les organisations).

Quelles sont les aides financières pour faire labelliser NR sa TPE PME ? 

L’Ademe propose une aide « Tremplin pour la transition écologique des PME », en faveur de la transition écologique des TPE et PME dont une des actions, liée à « l’accompagnement à la labellisation Numérique responsable », permet aux TPE PME de bénéficier d’une aide qui finance la labellisation NR à hauteur de 80 % (TPE) ou de 70 % (PME) des dépenses. 

Pour être éligible, le montant total du projet devra être supérieur à 5 000 €. L’aide quant à elle est plafonnée à 5.000€. Les frais d’audit et de redevance précités pourront être intégrés à la demande de financement pour la 1ère année.

Par exemple, si vous êtes une TPE et vous souhaitez être accompagnée par un expert pour un montant total de 5 000 € au total. A cela s’ajoute 750 € d’audit et 500 € de redevance pour la première année.  Le montant total du projet estimé à 6 250€ sera financé à hauteur de 80 % dans la limite de 5.000€. Le reste à charge sera donc de 1 250€.

Être accompagné dans sa démarche de labellisation

Il est tout à fait possible de conduire la démarche de labellisation NR de son entreprise de manière autonome. Dans ce cas,  il est recommandé de suivre des formations de préparation à la labellisation. Vous pouvez par exemple vous former en autonomie avec le centre de formation de l’Agence Lucie.

Néanmoins, il est généralement conseillé de se faire accompagner par un expert, en particulier pendant la phase de préparation à l’audit par des experts. Selon la taille et la complexité de votre entreprise, quelques jours d'accompagnement par des consultants, vous aideront à : 

• décrypter sereinement le référentiel NR et ses attentes ; 
• structurer votre démarche ;
• être plus efficace, grâce aux outils mis à disposition ; 
• tirer le meilleur de la démarche. 

Pour trouver un expert pour vous accompagner dans votre démarche de labellisation, vous pouvez faire appel à un expert partenaire de l’Agence Lucie ou par tout autre consultant de votre choix

Trouvez un expert pour vous accompagner

Le conseil de l'experte

Obtenir un label reconnu donne de la crédibilité, rappelle Bpifrance , et offre de nombreux avantages à une TPE PME. Il peut notamment contribuer à : 

• obtenir des financements ;
• développer ses réseaux et conquérir de nouveaux clients ;
• intégrer une communauté d'entreprises. 

Engager son entreprise dans une démarche  de labellisation numérique durable, insérée plus largement dans le cadre de la responsabilité sociétale des entreprises (RSE) c'est s'inscrire dans une démarche d'amélioration continue qui va profiter à toutes les composantes de l'entreprise.  

Un point essentiel est de maintenir les engagements pris et ses efforts afin de voir sa labellisation renouvelée. 

En savoir plus

• Engager sa TPE PME dans une démarche de numérique responsable : un choix gagnant 
• Les bonnes pratiques du numérique responsable
• Tremplin pour la transition écologique des PME

Fiche pratique réalisée par Bilbea, Activateur France Num. Bilbea, agence de conseil à la transition numérique, spécialiste du Numérique Responsable, vous accompagne vers un autre numérique : sobre, humain et durable.