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Comment optimiser la gestion de son parc informatique ?

Dossier | Publié le 19 avril 2023 | Mis à jour le 26 avril 2023

Photo illustrative

La bonne gestion du parc informatique participe au bon fonctionnement de l’organisation et à ses performances. Externaliser peut constituer une option intéressante pour les TPE et PME pour maîtriser ses coûts, disposer de matériel adapté et se concentrer sur le cœur de son activité.

Qu’est-ce que la gestion de parc informatique ?

La gestion de parc informatique consiste à assurer la maintenance, l'administration et la mise à jour des équipements informatiques d'une entreprise. Cela inclut les ordinateurs, les téléphones, les serveurs, les imprimantes et autres périphériques.

L'objectif est de garantir la disponibilité et la sécurité des systèmes informatiques tout en réduisant les coûts et en améliorant l'efficacité opérationnelle.

Elle peut inclure :

  • l'établissement d'une politique de gestion des actifs informatiques tout au long de leur cycle de vie ;
  • la mise en place d’un service d’assistance par exemple au travers d'un outil de gestion des tickets d'incident ;
  • les mises à jour régulières des appareils et logiciels et leur planification, etc.

La gestion de parc informatique ne doit pas être confondue avec l’infogérance qui quant à elle consiste à confier la gestion de tout ou partie du système d'information de l'entreprise à un prestataire externe (serveurs, logiciels et solutions, bases de données, matériels, réseaux, etc). Ce dernier est alors responsable de la gestion, de la maintenance et de l'évolution de l’ensemble du système d'information de l'entreprise.

Quelles sont les bonnes pratiques de gestion son parc informatique ?

Pour optimiser la gestion de votre parc informatique, voici quelques conseils et astuces :

  • Établissez un inventaire de tous les équipements afin de mieux gérer et planifier leur remplacement ;
  • Utilisez un outil de gestion de parc informatique pour suivre l'état de vos équipements et effectuer des mises à jour régulières ;
  • Mettez en place une politique de gestion des équipements informatiques, en établissant des règles pour leur utilisation, leur maintenance et leur remplacement ;
  • Formez vos employés à l'utilisation des équipements informatiques et à leur maintenance, (pour prolonger leur durée de vie et éviter les pannes) ainsi qu’à la sécurité informatique et à l'utilisation des équipements et logiciels de l'entreprise ;
  • Choisissez les équipements en fonction des besoins réels de vos collaborateurs et optez pour des équipements économes en énergie ;
  • Limitez l'installation de logiciels et de pilotes non approuvés par votre équipe informatique ;
  • Établissez des politiques de sécurité claires et assurez-vous que tous les utilisateurs de l'entreprise les comprennent et les respectent ;
  • Effectuez régulièrement des sauvegardes de données pour minimiser les pertes en cas de panne ou de sinistre.

En suivant ces conseils, vous pouvez améliorer la productivité de votre équipe, éviter les problèmes de sécurité et de maintenance coûteux et allonger durablement la durée de vie de vos équipements.

Pourquoi externaliser la gestion de son parc informatique ?

Il peut être avantageux d'externaliser la gestion de son parc informatique notamment pour :

  • bénéficier de l'expertise d'une entreprise spécialisée ;
  • réduire les coûts opérationnels ;
  • disposer d'une plus grande flexibilité ;
  • avoir une meilleure gestion des risques ;
  • et permettre à l'entreprise de se concentrer sur ses activités principales.

Confier la gestion de son parc informatique à un prestataire est intéressant pour une TPE ou une PME

Pour gagner du temps

La gestion d’un parc informatique est chronophage, entre l’équipement des nouveaux collaborateurs, la gestion des incidents techniques, la maintenance du parc, les réparations et remplacements potentiels du matériel. Gérer un parc informatique est un métier à plein temps qui demande organisation et logistique.

Dans le cas d’un parc conséquent, il est recommandé de s’équiper d’outils de gestion centralisés.

Avoir la bonne expertise

La gestion d’un parc informatique requiert des compétences techniques. Préparer l’équipement d’un nouveau collaborateur, venir en aide à un salarié qui a des problèmes avec son matériel ne sont pas des tâches évidentes pour des non spécialistes.

Les TPE ou les PME ne disposent pas toujours des compétences nécessaires en internet. Dans ce cas, il est conseillé de se faire accompagner par un expert qui pourra gérer les problématiques à votre place et ainsi faire gagner du temps et de la sérénité à tout le monde.

Être performant

Il est essentiel de prendre en considération l’importance du bon fonctionnement du parc informatique pour l’entreprise. Quel est le coût des problèmes liés aux dysfonctionnements de vos appareils et logiciels, en termes de qualité de vie pour vos salariés, d’image vis-à-vis de vos clients et partenaires, et financiers compte tenu du temps perdu et du manque à gagner potentiel.

Les problèmes informatiques peuvent avoir un coût énorme pour votre entreprise. A l'inverse, bien gérés il participent pleinement à sa performance (gains de temps, qualité améliorée des prestations, baisse des coûts, etc...)

Économiser sur le long terme

La gestion d’un parc informatique est un centre de coûts conséquent pour une entreprise. Pour évaluer son coût réel il est important de prendre en considération l’ensemble des coûts liés à la gestion de sa flotte informatique sur l’ensemble du cycle de vie des appareils. On parle de Coût Total de Possession (CTP ou TCO en anglais pour Total Cost of Ownership).

Calculer le coût total de possession de vos appareils pour faire le bon choix

Il n'est pas toujours facile de choisir le bon matériel pour ses collaborateurs. Au-delà des considérations techniques, le prix sera probablement votre premier critère de décision. Le prix d'achat est certes important, mais qu'en est-il des autres coûts qui vont survenir durant l'utilisation de votre futur ordinateur, de votre smartphone ou de votre tablette ? En cas de casse, devrez-vous en racheter un ou bénéficierez-vous d'une assurance ?

Prendre en compte le Coût Total de Possession permet d’évaluer l’ensemble des coûts associés à la possession d’un équipement IT. Il intègre au prix d'achat les coûts directs et les coûts indirects, liés à l’utilisation de l’appareil sur l’ensemble de son cycle de vie.

Intégrer l’intégralité des coûts permet de comparer les offres et d'avoir une estimation la plus réaliste possible de vos potentielles dépenses pour ajuster votre budget au mieux. Naturellement, le produit avec le CTP le plus bas, à niveau de qualité équivalent, sera celui que vous devrez privilégier.

Le coût total de possession d'un ordinateur

Quels sont les éléments à prendre en compte pour réaliser le calcul de coûts de possession d'un ordinateur d'entreprise ?

Les différentes dépenses que vous devez estimer avant de procéder à l'acquisition de votre futur matériel informatique professionnel :

- Coût du matériel
- Prix d'un support informatique, efficace et réactif (de préférence situé en France)
- Prix des potentielles réparations, de la gestion logistique et du temps perdu que vous allez passer en interne pour gérer cela.
- Prix du transport du matériel (réception et éventuels retours)
- Coûts liés à la perte de productivité de vos équipes en cas de panne/sinistre sur leur matériel
- Montant d'une assurance casse / vol / oxydation (et montant de la franchise)
- Coût d'une extension de la garantie contre la panne

En plus du matériel, vous pouvez également évaluer les dépenses liées à l'acquisition de licences pour vos logiciels (Suite Office, Adobe, antivirus, etc.).

Le conseil de l’expert

Il est évident que la gestion efficace de l'informatique en entreprise ne se limite pas à l'achat initial du matériel. Il est crucial de faire le bon choix de matériel avec les bonnes configurations dès le début en prenant en compte le coût total de possession (CTP) pour éviter les dépassements de budget imprévus, qui sont fréquents en informatique.

Si vous envisagez d'acheter du matériel reconditionné, il est encore plus important de bien prendre en compte le CTP. Un ordinateur reconditionné peut en effet avoir un CTP plus élevé en raison de ses composants déjà utilisés, qui sont plus susceptibles de rencontrer des pannes et de nécessiter des dépenses supplémentaires.

Dossier conçu par Timothée Honoré, Content Manager chez Cleaq, spécialiste de la location de matériel informatique durable pour les entreprises. Cleaq est Activateur France Num.

Julien Karachehayas | Tous droits réservés

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