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TPE-PME : pourquoi informatiser la gestion financière de votre entreprise ?

Fiche pratique | Publié le 08 avril 2022 | Mis à jour le 29 janvier 2024

La gestion comptable et financière de votre entreprise est indispensable et souvent très chronophage. Elle est pourtant un levier de développement déterminant pour votre entreprise. Pourquoi est-il indispensable de numériser votre gestion financière ? Quels avantages pouvez-vous en tirer ? Ce dossier vous détaille comment le numérique facilite votre quotidien et vous permet de respecter vos obligations légales.

Photo illustrative
Andrea Piacquadio - Pexels License

La gestion comptable et financière : une priorité pour les TPE et PME

Professionnaliser sa gestion financière

La professionnalisation de la gestion aide aussi les chefs d’entreprise à se concentrer sur l’essentiel : exercer leur métier et faire croître leur chiffre d’affaires ! Ce n'est pas donc pas un hasard si les dirigeants d'entreprises fixent comme priorité l'amélioration de la gestion au quotidien pour 64 % d'entre-eux et l'optimisation de la gestion comptable à 56 % selon une étude Opinionway pour Qonto.

Si au départ, utiliser un tableur de type Excel peut être suffisant pour gérer son activité, ce type de solution montre très vite ses limites. Avec l'adoption d'une solution numérique de gestion comptable et financière, fini :

  • les saisies manuelles ;
  • l'accumulation de tableaux pour arriver à des données consolidées ;
  • la perte de fichiers ;
  • la multiplication de copie de versions de fichiers ;
  • la dispersion des données en plusieurs endroits…

Prévenir les difficultés financières

Pour beaucoup de petites entreprises, la gestion financière est souvent considérée comme une tâche secondaire et chronophage car elle n’apporte pas de nouveaux clients. La priorité de tout dirigeant reste la conclusion de nouvelles affaires et la poursuite de celles déjà acquises pour augmenter les recettes et développer l’entreprise. Cette négligence entraîne souvent des difficultés financières pour les TPE et indépendants.

C'est ce que révèle l’Observatoire de la trésorerie TPE/PME d'Axonaut. Cette étude menée auprès de plus de 7 000 TPE françaises montre qu'en 2023, elles ont dû faire face à une augmentation de 11 % des impayés et une diminution de 9 % de leur trésorerie.

Pour prévenir ces difficultés, la numérisation de la gestion financière et comptable est essentielle. Le recours au numérique permet de gagner un temps précieux et de mieux gérer la comptabilité de son entreprise. L'automatisation des tâches administratives que le numérique permet, facilite la gestion des opérations financières et comptables et contribue à la santé financière de l'entreprise.

Préparer la généralisation à venir de la facturation électronique

La facturation électronique s’impose progressivement aux entreprises. Depuis le 1er janvier 2020, les factures pour le secteur public doivent être en format électronique, et à l'horizon 2026, cela concernera toutes les factures du secteur privé.

L’obligation de la facture électronique va accélérer le processus de dématérialisation des entreprises françaises. Il est donc important d’anticiper cette réforme. Il peut être judicieux dans cette perspective de s’équiper d’un logiciel de gestion financière adapté.

Pour en savoir plus, consultez notre dossier sur la facturation électronique.

Qu’est-ce que la gestion financière ?

La gestion financière, dépasse le simple cadre de la comptabilité. Elle est le pilier sur lequel reposent la santé et la prospérité de votre entreprise. Que vous soyez artisan ou dirigeant d'une petite entreprise, chaque décision prise repose sur une analyse des événements qui touchent votre entreprise, une compréhension de ces faits, un objectif à atteindre ou une anticipation des projets ou d'opportunités. La gestion comptable et financière, comme une boussole, vous aide à analyser et comprendre votre situation pour faire les meilleurs choix possibles.

Votre expert-comptable joue ici un rôle clé en fournissant une partie essentielle des éléments de compréhension, tout en vous aidant à respecter vos obligations légales, telles que la réalisation du bilan annuel et sa communication aux autorités fiscales.

Gérer les finances d’une entreprise nécessite beaucoup plus de formalisme que la gestion des finances personnelles. En tant que dirigeant, vous avez besoin de diagnostics solides et argumentés sur les forces et les faiblesses de vos activités et de votre TPE, pour identifier les solutions possibles.

La mise en place d’une gestion comptable et financière vise à :

  1. Tenir une comptabilité : chaque jour, votre entreprise enregistre des transactions variées, des paiements aux fournisseurs aux ventes aux clients, en passant par la TVA et les notes de frais, etc.
     
  2. Réaliser un contrôle interne : votre expert-comptable ou commissaire aux comptes vérifient la conformité des règles comptables, garantissent l'exactitude des opérations et corrigent les éventuelles erreurs.
     
  3. Suivre les flux : la gestion des flux de trésorerie vous permet de savoir si vos rentrées d'argent couvrent vos dépenses de façon à maintenir votre niveau de trésorerie ou de besoins en fonds de roulement. Cette discipline est cruciale pour éviter les problèmes de liquidité.
     
  4. Établir des budgets : en collaboration avec votre expert-comptable, vous définissez les dépenses et les recettes pour un projet ou pour l’ensemble de votre entreprise, sur une période donnée qui peut être le mois, le trimestre, l’année ou plusieurs années.
     
  5. Construire la synthèse des données collectées : le compte de résultat et le bilan constituent des étapes dans la synthèse des données financières. Ils vous offrent une vue d'ensemble de votre situation financière, vous permettant de prendre des décisions éclairées.
     
  6. Mieux piloter l'activité de l'entreprise : disposer en temps réel des principaux indicateurs financiers et comptables de l'entreprise aide à prendre les meilleures décision.

Votre temps est précieux, et la numérisation de votre gestion financière vous offre la liberté de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : le développement de votre entreprise.

Pourquoi numériser la gestion financière ?

Un artisan ou le dirigeant d’une petite entreprise, accaparé par le cœur de son activité, a peu de temps pour les autres tâches, notamment les tâches administratives, telle que la gestion financière.

C'est pourquoi le chef d'entreprise a généralement tendance à déléguer à son expert-comptable, une partie de ce travail. Pour faciliter les échanges entre le cabinet et l'entreprise, de plus en plus d'expert comptables mettent à disposition de leurs clients des solutions de pré-comptabilité.

Ces outils numériques dédiés à la collecte, l’organisation et la transmission des documents comptables (factures clients et fournisseurs, justificatifs de dépenses, transactions bancaires, etc.) :

  • accélèrent la transmission,
  • fluidifient les échanges
  • et participent une meilleure gestion au quotidien.

Les solutions de pré-comptabilité permettent aussi à l'expert comptable de se concentrer sur des tâches de conseil et d'accompagnement à plus haute valeur ajoutée.

En optant pour la numérisation des processus de gestion financière, vous professionnalisez la gestion comptable de votre entreprise tout en y consacrant moins de temps ce qui vous permet de donner la priorité à vos clients. La numérisation de votre gestion comptable et financière vous libère et vous permet de :

Gagner en sécurité et autonomie

La numérisation de vos opérations financières et de vos documents comptables sécurise et rend plus autonome votre entreprise. Les données sont stockées de façon pérenne : vos documents sont centralisés sur un serveur, qui fait l’objet de sauvegardes régulières, avec un accès contrôlé.

Réduire les risques d'erreur

L'automatisation des tâches offerte par la digitalisation de votre gestion comptable aide à réduire les risques d'erreurs :

  • Pas de risque d'oublis de traitement ou d'envois ;
  • Plus d'erreurs de saisies lors de la transmission des données ;
  • Plus d'erreurs de calculs car les ils sont exécutés directement par l'outil ;
  • Réduction du risque de pertes de données grâce aux sauvegardes régulières.

Respecter les normes de gestion comptable

En dehors de l'obligation de la facturation électronique à venir (voir encadré ci-dessus) d’autres obligations vous incombent au quotidien. En effet, faire une facture n’est pas si simple qu'il n'y parait.

Informatiser la gestion de vos devis et facture permet d'automatiser l'ensemble du process.

Grâce au logiciel, vous êtes assurés qu'aucune information ne manque à vos documents et que vos factures sont conformes à la législation. Une facture doit en effet faire figurer un certain nombre de mentions obligatoires : numéro de facture, date, identité du vendeur  et de l'acheteur, numéro de bon de commande, désignation des produits / services vendus, prix HT, TVA, prix TTC, conditions de règlement, etc.. Les devis, dans certains cas, doivent aussi contenir certaines mentions légales. C'est en particulier le cas pour les artisans.

Les tâches de transmission et de relance sont gérées par la solution. La facture est produite dès que le client a accepté le devis. L'envoi de la facture et les rappels, en cas de retard de paiement, se font automatiquement par mail. 

Vos obligations en matière de conservation de documents sont assurées. Votre solution de gestion comptable facilite le respect de votre obligation d'archiver tous les documents comptables (bilans, comptes de résultat et annexes) pendant 10 ans. L’archivage numérique permet aussi de retrouver facilement les documents et données comptables quand vous en avez besoin.

Piloter sereinement son entreprise

En plus de vous faire gagner du temps au quotidien, l’usage d’outils digitaux pour suivre les finances de votre entreprise vous apporte un regard complet et précis de la situation financière de votre entreprise en temps réel. Vous pouvez disposer à tout moment des données à jour relatives :

  • à l'état de votre trésorerie  ;
  • aux prochaines dépenses et rentrées de fonds ;
  • au montants de vos comptes de caisse grâce à la synchronisation bancaire ;
  • là a consommation de vos budgets ;
  • au suivi de vos cotisations sociales et prélèvements obligatoires ;
  • à l'émission de devis et factures ;
  • à l'évolution de la rentabilité de votre entreprise.

En tant que dirigeant, le fait de disposer de ces informations facilite les interactions avec l'ensemble de vos interlocuteurs et renforce votre crédibilité par votre capacité à fournir des rapports précis, rapidement et en toute transparence.

Quelle solution de gestion financière choisir ?

Utilisez un logiciel de comptabilité adapté à vos besoins

Ne sautez pas sur la première application que vous repérez sur un moteur de recherche. C’est la meilleure façon pour vivre une mauvaise expérience. 

Privilégiez un outil numérique adapté à vos besoins. Selon que vous voulez tout gérer vous-même, collaborer avec votre expert-comptable, ou déléguer l'ensemble du processus le choix de la solution ne sera pas forcément le même.

Partez de vos besoins et de vos projets de développement à un horizon de cinq ans. En effet, la numérisation de votre gestion financière doit suivre le développement de votre entreprise et non l’inverse. Votre choix sera plus aisé si vous définissez vos besoins de façon précise. De quelles fonctions avez-vous besoin ?

  • Émission et suivi de factures : le logiciel permet-il une gestion fluide des factures, de leur création à leur suivi ? Ai-je besoin de facture récurrente ?
  • Interface de paiement : est-il compatible avec une interface de paiement pour simplifier les transactions liées aux factures ? Est-ce que je vais proposer le paiement en ligne à mes clients ?
  • Saisie simplifiée des dépenses : offre-t-il une manière aisée d'enregistrer vos dépenses, par exemple, en prenant en compte une simple photo du ticket de caisse ?
  • Établissement comptable : facilite-t-il la création et la tenue de vos comptes ?
  • Déclarations fiscales : est-il équipé pour gérer vos déclarations fiscales ?
  • Gestion commerciale : est-il facile de gérer l’ensemble de ses prospects et clients dans l’interface ? Puis-je centraliser tous les échanges et les partager en interne ?
  • Rapprochement bancaire : puis-je connecter mes comptes bancaires et suivre ma trésorerie quotidiennement ?

Vérifiez que la solution retenue facilite vos échanges avec votre expert-comptable. Rapprochez vous de lui avant de faire un choix pour connaître son avis sur les différentes solutions et valider l’échange automatique des données entre les deux plateformes pour gagner du temps.

Les principaux critères à prendre en compte

Simplicité et accessibilité

Optez pour des solutions simples et pratiques qui s'intègrent harmonieusement dans votre quotidien. Imaginez-vous pouvoir accéder à votre comptabilité à tout moment, que ce soit depuis votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette. La flexibilité est la clé, y compris la possibilité d'accéder aux fonctionnalités même en mode hors ligne, ou de générer rapidement vos déclarations fiscales et sociales.

Évolutivité

Soyez proactif en choisissant des outils évolutifs. Vous devriez avoir la possibilité d'ajouter des modules supplémentaires au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise. Cela vous permet de gérer plus de volume ou d'explorer de nouveaux aspects de votre gestion financière sans surcharger votre système dès le départ.

Valeur par rapport au coût

Le prix est un facteur important, mais il ne devrait pas être le seul. Considérez-le à la lumière de ce que la solution vous apportera en termes de productivité et d'économie de temps. Investir dans la solution la mieux adaptée à vos besoins vous permet de profiter pleinement des avantages de la numérisation.

Collaboration facilitée

Votre expert-comptable reste votre partenaire privilégié, car au-delà de la comptabilité, il apporte un regard objectif sur la situation de votre entreprise.

Votre logiciel comptable doit donc faciliter la communication avec votre expert-comptable. Au delà de la transmission des documents et données, il doit permettre de collaborer en toute simplicité de façon à éviter les allers et retours.

Avant de prendre une décision, consultez votre expert-comptable pour obtenir son avis sur différentes solutions et confirmer la possibilité d'échanges automatiques de données avec son cabinet. Cela vous permet de gagner un temps précieux et de renforcer votre collaboration.

Idéalement votre solution de gestion doit aussi pouvoir faciliter la communication en interne et avec les fournisseurs. L’utilisation d’un logiciel de gestion permet de centraliser toute l’information (commerciale, comptable).

Quelques solutions de gestion financières adaptées aux TPE et  PME

S’il y a encore dix ans, les solutions numériques proposées étaient peu satisfaisantes, les outils proposés aujourd’hui offrent un vrai allégement de temps et d’énergie face à la complexité administrative.

L'offre en matière de logiciels de gestion financière est très riche, allant d'un outil gratuit à une solution très onéreuse.

    Voici une liste indicative de solutions pour digitaliser votre gestion comptable et financière :

    • Axonaut  [Activateur France Num] (pour les indépendants, micro-entreprises et TPE ; versions payantes) : gestion des clients, édition et suivi des devis et factures, comptabilité, tableau de bord de la trésorerie. Mais pas de déclaration URSSAF ou TVA. Les options offertes dépassent le cadre de la gestion financière.
       
    • Cegid (micro-entreprises et TPE ; version payante) : gestion des devis et factures, gestion des stocks, suivi des paiements et impayés, gestion de la trésorerie, pilotage financier prévisionnel.
       
    • ComptaCom (pour les TPE et PME ; versions gratuite et payante) : comptabilité, gestion des flux financiers, synchronisation bancaire, sauvegarde des données en ligne. Mais pas de gestion de paie ou de stock.
       
    • KoalaMe (pour les microentreprises ; versions gratuite et payante) : comptabilité, gestion des devis et factures, gestion des relances d’impayés, synchronisation bancaire, déclaration URSSAF…
       
    • MaCompta.fr (pour les indépendants ; versions payantes) : comptabilité, gestion des devis et factures, tenue de la comptabilité, synchronisation bancaire, déclaration URSSAF ou TVA, édition de reporting, lien vers un expert-comptable. Mais pas de gestion de stock.
       
    • Pennylane (pour les TPE et PME et organisations à forte croissance ; versions payantes) : comptabilité, gestion des achats et ventes, gestion des devis et factures, gestion des impayés, tableau de bord de la trésorerie, intégration d’applications externes comme la synchronisation bancaire, la gestion de paie, le paiement en ligne. Mais pas de déclaration URSSAF ou TVA.
       
    • Qonto [Activateur France Num] (pour les TPME et Indépendants) est la solution 100% numérique et sécurisée de gestion financière et administrative : gestion bancaire, comptabilité. La solution permet d'intégrer au compte pro des outils et applications sécurisés pour la gestion des dépenses, les paiements et factures, la comptabilité, la gestion de la trésorerie et le financement.

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    Les Activateurs France Num sont des experts du numérique, qui se sont référencés auprès de France Num et se sont engagés à réaliser un premier entretien gratuit.

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    Fiche pratique enrichie par Axonaut, Activateur France Num. Axonaut est un logiciel de gestion français pour les TPE/PME qui permet d’automatiser la gestion du quotidien : devis, factures, gestion commercial, comptabilité, trésorerie…

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