Professionnels du BTP : pourquoi et comment choisir un logiciel de devis ?

Ce dossier conçu par Matthieu Burin, Activateur France Num, de l’entreprise Club Pro hemea, logiciel de devis et facturation - centrale d’achats, explique comment utiliser le numérique pour gérer ses devis. A la clef les professionnels gagnent du temps sur la gestion et produisent des devis et factures mieux conçus qui favorisent le développement de l'activité.

Qu'est-ce qu'un logiciel de devis pour le bâtiment ?

Un logiciel de gestion de devis est un outil numérique qui permet aux entreprises de créer des devis de façon efficace.

Il permet généralement aussi la gestion des devis :

• envoi, export et impression ;
• suivi des devis en cours (et parfois validation par la signature électronique) ;
• archivage.

Souvent, il inclut également des fonctions de facturation et donc aussi d’édition d’avoirs pour assurer la gestion et le suivi des paiements directement à partir du logiciel.

Pour les professionnels du secteur du BTP, les logiciels de devis spécialisés sont des outils précieux. Ils disposent de fonctions spécifiques particulièrement utiles comme le calcul des surfaces ou la connexion à des grilles tarifaires et l’accès à des bases de matériaux. Certaines solutions intègrent même la possibilité de commander les matériaux sur la base du devis réalisé.

Quels sont les avantages des logiciels de gestion de devis et de facturation ?

Ces solutions permettent de :

• vous faire gagner beaucoup de temps en dupliquant devis et factures, faciliter vos modifications, vos relances et exports comptables, et permettre la signature électronique de vos documents,
• donner une image professionnelle à vos documents en utilisant les modèles proposés,
• limiter les risques d’erreur grâce à l’exhaustivité de leurs services (calcul de vos marges, génération de vos attestations TVA…), et leur assistance en  ligne,
• améliorer votre gestion comptable en limitant votre temps de réponse administratif.

Prise en main et utilisation

La plupart des logiciels de devis sont conçus pour être faciles à prendre en main et disposent d'une aide concrète (tutoriels écrits et vidéos) pour comprendre et utiliser les fonctions proposées.

Les logiciels plus complexes avec des fonctions avancées (chiffrage automatique, signature électronique, etc.) sont le plus souvent, quant à eux, vendus avec un service d’accompagnement.

 

De nombreuses solutions sont adaptées à une utilisation sur tablette numérique ou téléphone mobile, pour répondre aux besoins de mobilité des professionnels du bâtiment. Certains fonctionnent aussi sans être connectés à internet.

Comment un logiciel de devis peut-il contribuer à faciliter la création de devis ? Pourquoi est-il conseillé d’en utiliser et de pouvoir y accéder sur vos chantiers ? Découvrez les principales fonctions de ce type de logiciel.

Développez votre activité en améliorant la qualité de vos devis

Produire des devis conformes aux obligations comptables et légales

Tout devis doit comporter certaines mentions légales. Les éléments qu'il doit contenir sont encadrés par la loi.

Le logiciel de devis facilite la création de modèles de devis adaptés à chaque situation de façon à n'oublier aucune information. Le contrôle de la saisie oblige la personne qui renseigne le devis à remplir tous les champs obligatoires. Cela évite donc bien des oublis et des soucis.

Pour certains postes ou types de chantier, il est utile de mentionner des éléments pouvant avoir un impact en cas d’imprévu. Pensez notamment à faire apparaitre les informations suivantes :

• modalités de paiement ;
• durée estimée du chantier (date de début des travaux et date estimée de fin des travaux) ;
• coordonnées du médiateur de la consommation, désigné par l’entreprise.

Si vous êtes professionnel RGE (Reconnu garant de l’environnement), des obligations spécifiques s'imposent à l’obtention des primes liées à la rénovation énergétique. Avec un logiciel de devis dédié au secteur du bâtiment, vous évitez le phénomène des allers-retours et demandes de modifications répétées liées à des problèmes de conformité. Vous êtes assuré de créer des devis conformes dès la première édition ! Un gain de temps plus que bienvenu.

Avec un logiciel de devis, les documents créés ont aussi l’avantage d’être numérotés et datés automatiquement, ce qui constitue un plus appréciable pour respecter les règles comptables.

En savoir plus :

• Devis obligatoire : activités concernées
• RGE : mode d’emploi pour vos devis

Communiquer des documents lisibles et efficaces

Les clients apprécient de recevoir des devis travaux parfaitement présentés, clairs et faciles à comprendre. L’utilisation du numérique assure l’édition de devis lisibles, quand les devis manuscrits obligent souvent à déchiffrer l’écriture du rédacteur du devis.

L’édition d’un devis avec un logiciel assure de donner une image positive de votre entreprise : fiable, sérieuse et organisée. Les devis manuels ont au contraire tendance à créer des doutes quant à la confiance que l’on peut placer dans une entreprise et leur usage tend à se perdre.

Un devis clairement détaillé est gage d’un taux de signature plus élevé, car il inspire confiance et peut être compris aisément par le client. À terme, l’édition numérique de devis peut donc conduire à augmenter votre chiffre d’affaires.

A noter : les devis ne doivent pas comporter de ratures manuscrites pour être conformes. Dans ces conditions, le risque de devoir recommencer un devis manuscrit, suite à une erreur inattention est assez important. Une vraie perte de temps !

Enrichir son devis avec des images et des documents

L’absence de pièces jointes peut être pénalisante vis-à-vis de vos clients qui peuvent préférer une offre plus précise.

La création d’un devis avec un logiciel vous donne aussi l’opportunité de valoriser votre offre en apportant des éléments supplémentaires au client potentiel. Ajoutez par exemple des plans, croquis et photos ou un aperçu des matériaux que vous comptez utiliser ou leur fiche technique.

Peuvent aussi être joint à vos devis les documents suivants :

• vos conditions générales de vente ;
• votre attestation d’assurance ;
• un RIB pour le paiement.

À noter : certains logiciels proposent même de paramétrer l’envoi automatique d’une série de pièces jointes avec chacun de vos devis.

Fiabilisez, simplifiez le chiffrage de vos devis et gagnez un temps précieux

Produire ou actualiser ses devis en un temps record

Quel que soit le type de client, il s’écoule parfois du temps entre la demande initiale de devis et l’accord final.  L’actualisation du devis devient alors nécessaire et c’est là que les logiciels vont vous faire gagner un temps considérable. Vous pourrez :

• dupliquer un devis facilement ;
• utiliser des modèles de devis préétablis.

Souvent, certains changements peuvent avoir un impact sur plusieurs devis à la fois. Un de vos fournisseurs vous informe d’une hausse de prix ou d’une rupture de stock imprévue ? Le logiciel de devis vous donne la possibilité de trier et filtrer les devis en cours pour repérer ceux qui ont besoin d’une mise à jour.

Utiliser les fonctions d’ajout de postes et de calcul de surfaces et métrés

La création de devis avec un logiciel est bien plus simple et rapide que la rédaction d’un devis manuel. En effet, en fonction de votre activité, certaines prestations reviennent régulièrement : fourniture, pose, forfait d’entretien, etc. Grâce à un logiciel de devis, selon la nature des travaux, vous pouvez sélectionner des lignes à implémenter en un simple clic.

 

De plus, il est fréquemment possible d’ajouter des lots de prestations en une seule étape. C'est très pratique pour les prestations groupées qui reviennent fréquemment. Par exemple, un carreleur qui rédige un devis, peut ajouter un lot qui contient quatre lignes à la fois :

1. Dépose carrelage ;
2. Nettoyage ;
3. Ragréage ;
4. Fourniture et pose de carrelage au sol.

Un logiciel spécialisé inclut également des options pour calculer automatiquement les surfaces et les métrés. Un sacré atout si vous avez besoin d’évaluer la quantité de fournitures nécessaires pour un chantier.

Plus le logiciel de devis est abouti, plus nombreuses sont les options. Certains sont même capables de faire des suggestions de matériaux selon le type de travaux.

Bénéficier de calculs automatisés plus fiables

L’utilisation d’un logiciel de devis simplifie le chiffrage de vos prestations avec :

• des bases de prix pré renseignés ;
• le remplissage automatique des prix ;
• le paramétrage des taux de TVA ;
• une ventilation de la TVA simplifiée ;
• le calcul automatique des remises et rabais ;
• la possibilité d’ajouter des prestations optionnelles ou offertes.

Avec un logiciel de devis, vous évitez les erreurs de calcul et êtes assuré de proposer des tarifs cohérents d’un devis à l’autre.

Professionnalisez la gestion de vos devis

Gérer ses clients et ses projets de chantier en quelques étapes

Le logiciel de devis vous accompagne dans la gestion dans la gestion et la relation de vos clients. Il peut intégrer cette fonctionnalité en permettant :

• de créer et gérer directement des fiches clients ;
• la connexion à votre base de données clients existante. Dans ce cas, les informations du client seront récupérées automatiquement par le logiciel lorsque vous créez votre devis et vous n’aurez plus qu’à vérifier qu’elles sont toujours d’actualité. Dans le cas d’un nouveau client, l’édition d’un premier devis permet de créer la fiche client dans votre base client.

Gérer le suivi et le traitement de vos devis

Établir des devis ne suffit pas, encore faut-il s’assurer de les envoyer, de les suivre et de les faire valider. La dématérialisation des devis ou leur édition numérique ont l’avantage de permettre d’envoyer, de classer et de conserver les devis rapidement.

Cela présente un grand intérêt lorsqu’il s’agit d’obtenir des chantiers, car un client apprécie toujours de recevoir une réponse rapide à sa demande. En effet, un entrepreneur qui répond vite donne la possibilité à son client d’être fixé sur le coût de son projet et ainsi d'avancer dans ses démarches.

Parmi les fonctionnalités intéressantes on peut retenir les suivantes :

Tableau de bord et vue d’ensemble de vos devis

Assurer une bonne gestion de devis entre deux chantiers demande du temps et de la concentration. Avec un logiciel spécialisé, ce processus est aussi simplifié que possible. Le tableau de bord de la solution numérique vous donne en clin d'œil une vue de l’ensemble de vos devis :

• devis à créer ;
• devis en cours de négociation ;
• devis pour lesquels le client doit être relancé ;
• devis signés et chantiers en cours ;
• devis prêts à facturer.

Transformation de devis en facture et gestion des acomptes et soldes

Les logiciels de devis peuvent aussi vous aider dans votre facturation. La transformation des devis en facture peut être possible au sein du logiciel même ou à travers une connexion avec un logiciel de facturation proprement dit.

Quelques clics suffisent à générer des factures d’acompte conforme aux obligations légales. C'est aussi l'occasion de se préparer dès à présent à l'obligation prochaine de passer à la facture électronique entre entreprises.

Certaines solutions proposent enfin la possibilité de créer des d’alertes pour être averti de façon à être sûr de tenir les échéances.

Quel logiciel de devis pour votre entreprise ?

Vous trouverez des logiciels de devis adaptés à vos besoins, quelle que soit la taille de votre entreprise.

Avant de choisir un logiciel de devis, il vous faut définir vos besoins. Quelles fonctionnalités sont nécessaires à votre  activité ? Et, éventuellement, si vos besoins ne sont pas couverts par les solutions gratuites, ou que vous avez besoin d'être accompagné, un budget.

Quels sont les critères pour choisir un logiciel de devis ?

Il existe plusieurs critères à considérer pour sélectionner d'un logiciel de devis pour une très petite entreprise du bâtiment. Voici quelques éléments à prendre en compte :

• Facilité d'utilisation : recherchez un logiciel simple à utiliser, surtout si vous n'avez pas beaucoup d'expérience en informatique ;
• Fonctionnalités : choisissez une solution qui comprend les fonctionnalités dont vous avez besoin, comme la création de devis, de factures, de bons de commande, etc.
• Personnalisation : recherchez un logiciel qui vous permet de personnaliser les devis et les factures pour qu'ils correspondent à l'image de votre entreprise (insertion de logo, slogan...) ;
• Aide : assurez-vous que la solution est proposée avec un support technique inclus dans le prix (et d'un mode d'emploi fréquemment mis à jour) pour vous aider à résoudre tout problème qui pourrait survenir ;
• Accessibilité : recherchez une solution qui peut être utilisée à partir de n'importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette) et aussi avec une connexion mobile ;
• Intégration : observez si le logiciel peut être intégré à d'autres outils que vous utilisez, comme un logiciel de comptabilité ou un outil de gestion de projet ;
• Sécurité : assurez-vous que le logiciel offre une sécurité exemplaire pour protéger vos données sensibles et celles de vos prospects et clients ;
• Mises à jour : sélectionnez une solution régulièrement mise à jour pour inclure les dernières fonctionnalités et corriger les bugs ;
• Essai gratuit : si possible, optez pour un logiciel qui offre une période d'essai gratuit pour que vous puissiez l'essayer avant de l'acheter ;
• Coût : optez pour un logiciel qui convient à votre budget, mais n'oubliez pas que le tarif peut varier en fonction des fonctionnalités proposées.

Quel est le coût d'un logiciel de devis ?

Si les solutions de devis les plus perfectionnées s’avèrent payantes, des logiciels gratuits offrant les fonctionnalités de base sont également disponibles. De plus, des offres d’essai gratuit permettent souvent de tester les versions payantes.

Sachez que le prix d’un logiciel de devis varie selon son niveau de complexité et l’étendue de ses fonctionnalités. Il est généralement compris entre 12 € et 50 € HT/mois.

L’achat d’une licence pour une utilisation "à vie" est aussi une possibilité avec des prix variant de 500 € à 1500 € HT.

Dossier conçu par Matthieu Burin, Activateur France Num, de l’entreprise Club Pro hemea, logiciel de devis et facturation - centrale d’achats