Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de flotte de véhicules ?

Fiche pratique | Publié le 27 juillet 2022 | Mis à jour le 22 août 2022

Les coûts liés à l’exploitation d’une flotte de véhicules sont de plus en plus élevés. Mettre en place une gestion professionnelle est très intéressant pour les TPE et PME possédant plus de 5 véhicules, quelles que soient leur activité. A la clef : gain de temps, optimisation de la gestion et de l’usage des véhicules, plus grande fiabilité avec des économies substantielles.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte ?

Un logiciel de gestion de flotte est conçu pour faciliter la gestion du parc de véhicules d'une entreprise : voitures de fonction, véhicules de service, véhicules utilitaires, deux roues… Il permet d’intégrer de nombreuses données relatives aux véhicules et à leur gestion dans une perspective d’optimisation de leur utilisation et de leur organisation. Objectif : fiabiliser le parc de véhicules, augmenter sa productivité et faire des économies.

Une solution numérique de gestion de parc automobile dispose des fonctions suivantes :

  • gestion de l’acquisition des véhicules (achat et location) ;
  • suivi de l’entretien, la planification des rendez-vous et le contrôle des véhicules ;
  • gestion des conducteurs et documents associés (assurance, permis de conduire…) ;
  • observation de la conduite des conducteurs (notamment consommation de carburant) ;
  • suivi des achats de carburant ;
  • organisation de l’affectation des véhicules notamment en autopartage ;
  • gestion des coûts de chaque véhicule et de la flotte.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de flotte ?

Dans un contexte marqué par l’inflation (notamment hausse des prix du carburant et des véhicules), une diversité accrue des offres commerciales (location / achat) et de motorisation (thermique / électrique) et enfin de nouvelles obligations légales et environnementales (loi d'orientation des mobilités, taxe sur les voitures de sociétéprofessionnaliser la gestion du parc de véhicules est essentiel pour les dirigeants d'entreprises.

L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte est intéressante pour les entreprises, si elles exploitent au moins 5 véhicules. Elle assure une meilleure rentabilité de leur flotte automobile en baissant significativement le budget alloué à leur parc, aussi appelé coût de possession (ou TCO). Pour 50 véhicules, les avantages et économies sont considérables.

Les outils de reporting (rapports) offrent, au travers de tableaux de bord, une meilleure connaissance de l’état du parc de véhicules et de leur utilisation. Ils constituent des outils d’aide à la décision pour les entreprises.

La centralisation des données et l’automatisation d’un certain nombre de tâches engendrent un gain de temps significatif et contribuent à une gestion améliorée du parc. Grâce à ce type de solution, les risques d’oublis sont quasi nuls.

Une flotte bien gérée est plus économe avec un impact écologique moindre. Vos clients y seront sensibles ! N’hésitez pas à mettre en avant la gestion raisonnée de vos véhicules dans une perspective de responsabilité sociétale des entreprises (RSE).

Choisir le véhicule le plus adapté

Un logiciel de gestion de flotte aide à choisir la meilleure option pour votre entreprise. En partant des besoins de l’entreprise et la législation (notamment fiscale), on peut identifier le véhicule le plus adapté à ses usages.

Sont notamment à étudier les points suivants : prix, motorisation, type de carburant, consommation d'essence… L’analyse des données peut donner des infos importantes sur la nécessité d’acheter de nouveaux véhicules ou non.

Contrôler le budget carburant

L’achat de carburant est un des principaux postes de dépense. La consommation d'énergie dépend du véhicule et du comportement du conducteur. L’outil de gestion de flotte permet de suivre les données relatives à ces deux aspects, pour décider ou non du remplacement d’un véhicule trop énergivore et identifier les conducteurs à sensibiliser pour qu’ils adoptent une conduite plus vertueuse. En effet, le comportement des collaborateurs sur la route impacte le niveau de consommation de carburant, mais aussi l’état de l'automobile.

Maîtriser les coûts d’entretien

L’entretien des véhicules professionnels constitue une dépense incompressible. Il permet garantir la fiabilité des véhicules ainsi que la sécurité des conducteurs durant leurs déplacements.

Un bon entretien des véhicules permet d’améliorer leur longévité, de maximiser leur valeur résiduelle (le prix de revente du véhicule).

Le logiciel de gestion de flotte offre la possibilité de planifier les entretiens et les interventions techniques sur l’ensemble des véhicules du parc. Il aide au respect des échéances d’entretien et favorise une meilleure gestion des coûts de maintenance.

Le suivi en temps réel de votre flotte de véhicules

Certains logiciels de gestion de flotte intègrent aussi des fonctions de suivi des véhicules  basées sur l’utilisation de la télématique et de la géolocalisation GPS.  Ces systèmes de suivi des véhicules sont couramment utilisés pour :

  • le suivi en temps réel de l'état du véhicule ;
  • l’analyse du comportement des conducteurs (pour la consommation de carburant) ;
  • l'indication de la position géographique des véhicules dans une perspective de lutte contre le vol ;
  • l’amélioration de l’allocation des ressources et de leurs déplacements. Ainsi, le suivi des véhicules permet aux entreprises de localiser rapidement le professionnel le plus proche pour intervenir à la demande d’un client et de fournir des infos sur le temps d’attente estimé. L’analyse des trajets effectués peut aussi aider à déterminer les meilleurs itinéraires.

Certaines entreprises préfèreront ne pas utiliser les fonctions de reporting en temps réel, pour des questions sociales. En effet, il peut être refusé par certains salariés qui considèrent cette technologie trop intrusive.

Faire baisser le montant de ses primes d'assurances

Ces « boites noires » offrent la possibilité de déterminer si le conducteur conduit de façon vertueuse. Elles peuvent faire bénéficier d’une baisse des coûts d’assurance. Les assureurs sont en effet de plus en plus nombreux à offrir des tarifs préférentiels aux bons conducteurs. Et les solutions utilisant la télématique permettent de faire état du bon comportement adopté sur la route.

Pour les TPE ou PME qui ont un usage limité de leur flotte automobile (périmètre restreint, utilisation ponctuelle des véhicules), il est possible d'utiliser le suivi en temps réel pour mettre en place une prime à l'utilisation effective du véhicule (le nombre de kilomètres réels parcouru). Cette solution intéressera des entreprises dont les véhicules roulent moins de 10 000 kilomètres par an. 

Géolocalisation en temps réel : une utilisation encadrée

La CNIL a défini que la géolocalisation des véhicules des salariés, pour être légale, devait être justifiée par au moins une des 5 finalités suivantes, définies par la CNIL : le respect d’une obligation, le suivi et la facturation, la sûreté et la sécurité, une meilleure allocation des moyens, le contrôle du respect des règles d’utilisation des véhicules.

Et certaines activités ne peuvent légalement pas faire l’objet d’une géolocalisation. Les collaborateurs itinérants pouvant librement organiser leurs déplacements comme les VRP sont exclus des systèmes de suivi de position en temps réel.

Dans tous les cas, les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant toute décision d’installer un dispositif de géolocalisation dans les véhicules mis à la disposition des employés. Et chaque employé doit être par ailleurs informé.

Plus d'informations sur le site de la CNIL :

La géolocalisation des véhicules des salariés

Comment choisir son logiciel de gestion de flotte ?

Pour déterminer le gestionnaire de flotte le plus adapté, il faut d’abord définir ses besoins puis établir un cahier des charges :

  • Que cherche à améliorer l’entreprise ?
  • Quelle est sa priorité ?

La réponse à ces questions permettra de définir les fonctionnalités attendues :

  • Souhaitez-vous géolocaliser votre flotte ? Améliorer la productivité de vos itinérants ?
  • Optimiser votre parc automobile ?
  • Réduire vos coûts d’exploitation ?
  • Faciliter le travail de vos collaborateurs ?
  • Éviter les vols ?
  • Renforcer la sécurité de vos conducteurs ?
  • Abaisser la sinistralité de votre flotte ? Réduire votre impact environnemental ? 

Les principaux points à considérer dans le choix d’un outil de gestion sont :

  • La facilité d’installation et de déploiement ;
  • L’adaptabilité du logiciel à la situation de l’entreprise (notamment au type de véhicule) ;
  • La facilité à produire des rapports utiles pour la prise de décision ;
  • La capacité d’interfacer la solution avec d’autres logiciels de l’entreprise ;
  • La facilité d’utilisation par les conducteurs de l’entreprise.

Quelques solutions existantes :

 

En savoir plus :

 

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