Pourquoi utiliser un logiciel SaaS et comment le choisir ?

En 2023, la majorité des personnes utilisent au moins un logiciel SaaS sans le savoir, notamment au travail lors de l’utilisation d’outils collaboratifs, et à la maison avec des applications de vidéo à la demande par exemple.

Grâce au modèle SaaS, beaucoup de TPE et PME ont désormais les moyens de souscrire à des services qui leurs étaient auparavant inaccessibles.

Qu’est-ce qu’un logiciel Saas ?

Un logiciel SaaS (Software as a Service) est un logiciel en tant que service. Cela signifie que vous pouvez accéder à un logiciel via internet, sans avoir à installer quoi que ce soit sur son ordinateur. L’accès se fait simplement sur la page web de la solution avec un identifiant et un mot de passe. Les utilisateurs ne paient pas de licence d'utilisation mais s'acquittent d'un droit d'accès, en général sous forme d'abonnement.

Les logiciels SaaS sont de plus en plus répandus en entreprise et sont notamment utilisés pour :

• la gestion de relation client (CRM) ;
• la création de site de commerce en ligne ;
• la visioconférence ;
• la gestion des ressources humaines ;
• les communications unifiées ;
• la messagerie et les logiciels collaboratifs ;
• la gestion des achats ;
• la gestion électronique de documents (GED).

Les services des plateformes SaaS sont directement prêts à l’emploi et généralement faciles à utiliser, en raison d’une interface améliorée en continue pour optimiser l’expérience utilisateur.

L’avènement du télétravail a accru l’utilisation des solutions SaaS, car cela ne nécessite aucun téléchargement en local sur son ordinateur, et l’accès se fait à distance avec internet. Ces services sont utilisés par tous types d’entreprises, de la TPE / PME en passant par les multinationales, en raison de leur coût modulable qui dépend le plus souvent du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités requises.

Les solutions SaaS, habituellement facturées sous forme d’abonnements mensuels ou annuels, offrent une flexibilité au client pour se désengager si nécessaire. La tarification dépend également des options et caractéristiques de son abonnement. Prenons l’exemple d’un logiciel de gestion de la paie. Il existe généralement plusieurs types d’abonnements : le niveau 1 “basique” de génération des fiches de paie, puis le niveau 2 incluant la gestion des congés & absences, et enfin le niveau 3 intégrant les notes de frais, avec des prix progressifs en fonction des options choisies.

D’un point de vue technique, l’utilisation d’un logiciel SaaS permet de ne pas avoir à stocker ses données en interne grâce à un hébergement informatique sur des serveurs externes dits “cloud”.

Par ailleurs, la solution est mise à jour régulièrement avec des améliorations continues et de nouvelles fonctionnalités, sans maintenance à effectuer de la part des utilisateurs. Il n’y a pas besoin d’avoir un service informatique interne puisque c’est le fournisseur du service qui en est responsable. La maintenance des outils informatiques n’est plus à gérer en interne mais par le fournisseur de service, permettant ainsi à la société de se concentrer sur son activité principale.

Le déploiement d’une solution SaaS est relativement rapide, contrairement aux logiciels traditionnels dits “On Premise” que vous devez installer sur vos équipements. Pour accéder à une solution SaaS il suffit de prendre un rendez-vous en ligne sur la page web du fournisseur de service pour avoir une démonstration de l’outil et partager ses besoins, afin de calibrer le niveau de service requis auquel l’entreprise souhaite souscrire. Ensuite, la mise en place est relativement rapide, avec éventuellement un temps de paramétrage, plus ou moins long selon vos besoins, par l’administrateur de l’outil chez le client.

Pourquoi utiliser un modèle Saas ? Avantages & Inconvénients

Les avantages des solutions SaaS

Flexibilité

• Elles sont accessibles de partout, il suffit uniquement d’une connexion internet et d’un ordinateur. Cela permet aux employés de l’utiliser depuis leur domicile sans avoir à se connecter aux serveurs de l’entreprise.
• Elles disposent souvent d'applications mobiles qui permettent une expérience multi-appareils (téléphone et tablette, en plus de l’ordinateur).

Technique

• Aucune installation sur les serveurs de l’entreprise cliente n'est nécessaire, car les données ne sont pas stockées par le client mais par le fournisseur de service.
• Les mises à jour sont faites continuellement par le fournisseur de service, basées sur les retours des utilisateurs, et sans impact pour les utilisateurs.
• Le logiciel est identique pour tous les utilisateurs à un instant t, c'est-à-dire que tous les employés utilisent la même version du logiciel, contrairement aux logiciels traditionnels où les utilisateurs peuvent avoir des décalages de versions d’un même logiciel.

Sécurité

• Chaque utilisateur dispose d’un compte, avec des niveaux de droits associés spécifiques, lui permettant d’accéder à la plateforme selon son rôle et ce qu’il a à y faire :  lecture seule, modification, validation, administration, etc.
• Lorsqu’un employé part de l’entreprise, il est facile de lui enlever les accès à tous les logiciels de façon centralisée.
• Les fournisseurs de solutions SaaS garantissent habituellement d’être à jour sur les règles de protection des données, notamment en termes de cybersécurité.

Financier

• Ce modèle permet d’avoir des faibles coûts d'installation et d'infrastructure, qui sont nettement inférieurs à celui de l’acquisition traditionnelle de logiciels, dits “On Premise”.
• L’abonnement couvre l’ensemble des services d’hébergement, de mise à disposition du logiciel et de maintenance.
• D'un point de vue comptable et contrairement à un logiciel traditionnel, une solution SaaS n’est pas considérée comme un investissement dans le bilan de l’entreprise, mais comme une charge de fonctionnement déduite du compte de résultat.
• Le marché du modèle SaaS est en plein essor, ce qui permet souvent d’avoir le choix parmi des fournisseurs concurrents, avec des prix attractifs.

Les inconvénients des solutions SaaS

Il y a néanmoins quelques inconvénients à prendre en compte lorsqu’on souscrit à une solution SaaS :

• Il faut avoir une bonne connexion internet pour les utiliser, car il n’y a pas de mode hors ligne.
• L'entreprise est dépendante du prestataire qui fournit le service, c’est-à-dire que si la société dépose le bilan, qu’il y a des défaillances ou autres, l’entreprise n’a pas la main dessus.
• La sécurité est également parfois un point problématique, car les employés peuvent utiliser le logiciel sur leur téléphone et sur des réseaux non protégés.
• L’hébergement des données étant géré par la solution SaaS, il n’y a pas de maîtrise par le client de l’emplacement des serveurs, si toutefois le client avait des obligations à ce niveau-là.
• Les logiciels SaaS sont souvent spécialisés dans un domaine spécifique (comptabilité, paie,  assurance, etc.) ce qui oblige à multiplier les plateformes à utiliser, et fait vite augmenter le coût total.

Comment choisir son éditeur de solution SaaS ?

Pour le choix de son prestataire de service, il est conseillé de :

• Lister ses besoins en amont, en identifiant les fonctionnalités obligatoires et les autres critères importants comme (par exemple les besoins de connexion avec vos solutions existantes), puis analyser les solutions disponibles sur le marché en vérifiant qu’elles offrent bien ces services
• Demander des références utilisateurs pour avoir des retours de clients utilisateurs, afin d’évaluer la fiabilité et la performance de la solution.
• Choisir un prestataire qui autorise l’exportation de ses données, au cas où l’on souhaite changer de prestataire par exemple.
• Faire attention au niveau de sécurité des données offert par le prestataire, en particulier le fait qu'il détienne la norme ISO 27001 qui atteste que le fournisseur de service qui héberge la solution SaaS répond à un certain niveau d'exigence.
• Comparer les prix entre les différentes plateformes SaaS. N'oubliez pas de vous renseigner sur tous les coûts à prévoir, notamment variables, car en fonction du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités additionnelles, le prix de l’abonnement peut très vite grimper.
• Privilégier une solution avec une très bonne ergonomie, c’est-à-dire qu’elle doit posséder une interface intuitive, pour faciliter l’utilisation au quotidien.
• Recevoir une formation de la part de l’éditeur du logiciel est un plus pour la bonne appropriation par les utilisateurs.

Article écrit par Karyon, plateforme SaaS de suivi de la performance pour les industriels agroalimentaires, qui exploite la donnée de sortie caisse et entrepôt des distributeurs. KaryonFood est Activateur France Num.