Pourquoi et comment mettre en place un ERP pour les TPE

Qu'est-ce qu'un ERP ?

Comme son nom l'indique, un ERP (Entreprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) a pour vocation de couvrir l'ensemble des services d'une entreprise. Un même logiciel va gérer les principales fonctions de l'entreprise :

• La fonction achat doit permettre aux acheteurs de piloter la relation avec les fournisseurs : gestion des budgets achats, des commandes, des réapprovisionnements...
• La fonction finance  aide à gérer efficacement la comptabilité : gestion des devis, facturation, gestion des bons de commande, etc.
• La fonction commerciale prend en charge la gestion de la relation-client (CRM) et permet de prendre en charge les prise de commandes, l'accès aux historiques clients, etc…
• La fonction logistique facilite la gestion des stocks afin d'assurer la traçabilité des flux physiques des produits et des valeurs dans l’entreprise.
• La fonction resssources humaines intègre différents aspects de la gestion RH et peut intégrer le calcul de la paie, la gestion des heures supplémentaires, des primes d’ancienneté, des prélèvements à la source ou encore le traitement des notes de frais par exemple.

La plupart des grands comptes se sont dotés, dès les années 1990, d'un ERP auprès d'éditeurs de logiciels majeurs comme SAP ou Oracle. Il existe aussi des ERP spécifiquement conçus pour les TPE et les PME.

Ces ERP "légers" couvrent toutefois la plupart des besoins d'une petite entreprise. Intuitives et ergonomiques, les solutions sont généralement disponibles en ligne sous forme d'abonnement (Software as a Service). Ce qui facilite leur déploiement et leur prise en main.

Cette simplicité doit participer à la démocratisation des ERP. Car, pour l'heure, les petites et moyennes entreprises restent sous-équipées. Moins d’une PME sur deux s'est dotée d’un véritable ERP (41,6%) selon une étude de CXP | teknowlogy pour l'éditeur Cegid. Elles sont pourtant plus de 73% à juger important ou très important le rôle du principal logiciel de gestion dans leur transformation numérique.

Quels sont les avantages d'un ERP ?

Une interface unique

Un ERP permet de piloter et centraliser toutes les activités d'une entreprise depuis une seule interface. Cette organisation de l’information offre de nombreux bénéfices en termes d'optimisation, d'automatisation. Elle favorise la productivité et la réduction des coûts.

Avec un ERP un dirigeant n'a ainsi plus à jongler entre différents logiciels dédiés l'un à l'édition de devis, l'autre à facturation, un troisième à la comptabilité. Ces multiples logiciels ne communiquant pas entre eux, les informations ne sont pas facilement accessibles. Les données sont parfois saisies à plusieurs endroits sous différents formats. Cette double saisie entraîne potentiellement des erreurs et une perte de productivité.

Une interopérabilité garantie

Les différents modules d'un ERP sont nativement compatibles entre eux puisqu'ils ont été conçus par le même éditeur. Ils s'échangent automatiquement des flux d'informations depuis la même base de données. Ce qui évite les doubles saisies et le transfert manuel de données.

Toutes les informations de l’entreprise sont centralisées dans un unique outil, facilement accessibles. Un dirigeant d'entreprise peut, par exemple, visualiser d'un coup d'œil les factures en souffrance et réagir en conséquence en envoyant automatiquement des relances.

Un déploiement et des mises à jour simplifiés

D'un point de vue opérationnel, vous n'avez qu'un seul logiciel à déployer, à administrer, à mettre à jour et à sécuriser. Un ERP en mode SaaS - le cas plus fréquent -, est facturé sous forme d’abonnement mensuel ou annuel, comprenant un ensemble de modules et de services.

Évolutive, cette formule permet de souscrire à de nouveaux modules ou à des options en fonction de l'activité et la croissance de votre entreprise. Enfin, dernier argument et pas le moindre, le coût d'un ERP est souvent moindre que le total des licences ou des abonnements des logiciels auxquels il se substitue.

Quelles sont les limites d'un ERP ?

Moins riche fonctionnellement que les logiciels spécialisés

Revers de la médaille, un ERP est un progiciel généraliste. Il sera souvent moins riche fonctionnellement que les différentes solutions qu'il remplace. Conçu pour être utilisé par le plus grand nombre de sociétés, certains ERP peuvent manquer de flexibilité et contraignent parfois les entreprises à devoir s'adapter à la façon dont les process sont gérés par l'outil plutôt qu'à adapter l'ERP à l'organisation de l'entreprise.

Néanmoins, de nombreux ERP offrent la souplesse nécessaire et s'adaptent parfaitement aux processus de l'entreprise. En revanche, cette personnalisation exige d'investir du temps pour paramétrer l'outil, ce qui induira un coût supplémentaire. Par ailleurs, certains ERP privilégiant une approche

En fonction de vos besoins, il peut être aussi judicieux de recourir à un éditeur spécialisé qui propose un ERP métier, déjà largement adapté aux problématiques spécifiques de votre secteur d'activités.

Une plus grande dépendance vis-à-vis de son éditeur

Enfin, retenir une plateforme unique pour gérer l'ensemble des processus d'une entreprise consiste à mettre tous ses œufs dans le même panier. L'entreprise devient captive de la solution et / ou de l'éditeur de logiciel. Ce dernier peut changer, du jour au lendemain, ses conditions tarifaires et contractuelle. Des options ou la maintenance jusqu'alors gratuites deviennent payantes. Se pose aussi la question de la pérennité de l'éditeur.

Le fait de recourir à une solution open source, permet de réduire ce risque. Si la dépendance à la solution demeure, il est plus facile de changer de prestataire (intégrateur) en cas de difficulté.

Sur quels critères choisir son ERP ?

Le choix d'un ERP exige de prendre un grand nombre de critères en considération. Vous utiliserez cet outil au quotidien et de sa maîtrise dépendra votre productivité et donc votre rentabilité.

La couverture fonctionnelle

C'est le principal critère de sélection. Dans le cahier des charges, vous indiquerez les besoins auxquels votre ERP doit absolument répondre. Il s'agit ensuite de les classer par ordre de priorité. Vous choisirez, par exemple, un ERP reconnu avant tout pour son outil CRM pour la gestion de la relation client ou pour sa comptabilité multi-devises.

Certains ERP proposent des solutions dites verticales spécifiquement dédiées à votre secteur d'activité. Par exemple, un module de gestion des interventions de techniciens sur site pour l'installation ou la maintenance d'un équipement. Ce sont clairement des outils à privilégier.

L'interopérabilité

Un ERP a vocation à remplacer tous les autres logiciels. Pour autant, vous avez peut-être déjà un logiciel de comptabilité qui fait très bien l'affaire et dont vous ne souhaitez pas vous départir. Il s'agit donc de s'assurer que les deux outils puissent "communiquer" entre eux via des interfaces de programmation (APIs), des connecteurs et autres services web.

L'ergonomie

Pour être pleinement efficace, un ERP doit être utilisé par tous les collaborateurs de votre entreprise. Son interface doit être suffisamment intuitive et ergonomique pour être prise en main rapidement. Une version d'essai limitée dans le temps ou une version gratuite aux fonctionnalités bridées permet de la tester en situation.

Assurez-vous, par ailleurs, que l'éditeur propose des formations, des tutoriels voire une communauté d'utilisateurs s'échangeant de bonnes pratiques.

Hébergement : on-premise ou en mode SaaS

Deux modes d'hébergement d'un ERP sont possibles :

• "on-premise" (sur site) : le logiciel est installé sur un serveur ou directement sur l'ordinateur de l’utilisateur.
  Avantage : les données restent en local.
  Inconvénients : l'entreprise fait une croix sur la mobilité et l'évolutivité. Il lui sera difficile d'utiliser l'ERP en situation de mobilité depuis une application mobile ou un navigateur web. L'entreprise doit, par ailleurs, installer elle-même les mises à jour.
   
• en mode SaaS (logiciel en tant que service) : aucune installation n’est requise. L'utilisateur accède à la solution depuis n'importe quel terminal (ordinateur, tablette, smartphone). Une simple connexion internet suffit. Il est également assuré de toujours disposer de la dernière version en date.

Le choix entre les modes d'hébergement porte sur la sensibilité des données. Si vous devez gérer des données particulièrement critiques, un ERP on-premise peut être préconisé. Sinon, le recours au mode SaaS sera privilégié pour les raisons évoquées ainsi que pour la facilité de déploiement qu’il permet.

La mobilité

L'existence ou non d'une application mobile peut être un critère déterminant. Elle permet à un dirigeant d'entreprise de partager avec ses collaborateurs, clients, fournisseurs ou partenaires des données quel que soit le lieu où ils se trouvent.

Performances et sécurité

Un éditeur en mode SaaS doit tout mettre en œuvre pour protéger vos données (cryptage, sauvegardes…). Il s'engage également sur des niveaux de services comme le taux de disponibilité. C’est-à-dire la durée durant laquelle le système n'est pas accessible. Un taux de disponibilité de 99,99 % correspond à une indisponibilité d'un peu plus de 52 minutes par an.

Le recours au mode SaaS pose aussi la question du lieu d'hébergement des données. Au regard du Règlement général sur la protection des données (RGPD) relatif à la protection des données personnelles, il convient de privilégier un éditeur européen ou tout du moins qui héberge vos données dans un Etat de l'Union européenne.

La qualité du support client

Pour ne pas vous retrouvez bloqué dans votre activité par un bug ou une mauvaise manipulation, il faut vous assurer que vous disposerez le moment venu d'un support technique de qualité et réactif, aux horaires étendus y compris le week-end et, le cas échéant, en langue française.

Le profil de l’éditeur

Avant de souscrire à une offre, il convient de se renseigner sur le profil de l'éditeur. Quelle est sa nationalité ? Quand a-t-il été créé ? Quels sont ses gages de pérennité ? Quelles sont ses performances financières ? Quelle est sa capacité d'innovation ? Quelles évolutions de son ERP prévoit-il dans les mois et années à venir ?

La communication de références d'entreprises clientes dont le profil est proche du votre peut être un élément rassurant. Il en va de même de la présence d'un écosystème de partenaires.

Un prestataire affilié peut assurer l'intégration et la personnalisation de votre ERP mais aussi sa maintenance en cas de défaillance de l'éditeur.

La transparence des coûts

Les formules d'abonnement "tout compris" peuvent malgré tout comprendre des coûts cachés comme la formation des utilisations ou des frais additionnels pour la maintenance et la montée de version. Il s'agit donc de lire dans le détail le contrat de souscription et les conditions générales d'utilisation.

Quelques solutions ERP pour les TPE et PME

Parmi les solutions ERP spécifiquement destinées aux TPE-PME, on peut citer, à titre indicatif, celles éditées par les éditeurs français :

• CISA Informatique (Activateur France Num) commercialise différents ERP dédié au négoce, à l'industrie, etc. ;
• Cegid, l'ERP d'un des principaux éditeurs français ;
• Divalto, un ERP en mode SaaS pour PME ;
• Kwixéo, un ERP orienté gestion commerciale ;
• WaveSoft, un ERP qui dispose de solutions verticales pour le commerce.

Et pourquoi pas un ERP open source ?

A côté des solutions propriétaires payantes, il existe des ERP open source. C'est-à-dire que leur code informatique est ouvert et modifiable. Généralement gratuits, ces logiciels sont le plus souvent installés en local (on-premise). L'entreprise n'est plus dépendante d'un éditeur.

La gratuité n'est pas toujours totale. La version dite "communautaire" peut être bridée en termes de nombre d'utilisateurs ou de fonctionnalités. Pour monter en puissance, il faut alors acquérir des modules et des extensions payants.

Pas de support technique de base. Vous dépendez du dynamisme de la communauté de contributeurs bénévoles pour répondre à vos interrogations, corriger les bugs et faire évoluer fonctionnellement la solution.

Le recours à l'open source exige une certaine maitrise technique pour déployer la solution et la paramétrer. Ce qui n'est pas toujours le cas dans une petite entreprise. Néanmoins, un certain nombre d'entreprises qui se sont spécialisées sur l'intégration et le support de solutions open source peuvent permettre de bénéficier de services pour ces solutions.

Parmi les solutions ERP open source, on peut citer :

• Axelor propose une trentaine d'applications métiers ;
• Dolibarr est disponible en mode on-premise ou SaaS ;
• Odoo  (anciennement OpenERP et Tiny ERP) intègre un module CRM ;
• OpenConcerto propose un module de caisse pour les points de vente ;
• Compiere, un ERP orienté industrie. 

Comment lancer un projet d’ERP ?

Mettre en place un ERP nécessite de la part des entreprises qu’elles prennent de la hauteur et repensent leur système de gestion. Même si les solutions dédiées aux TPE / PME proposent un faible degré de personnalisation, il s’agit d’une démarche très structurante pour le fonctionnement de l’entreprise.

Il est indispensable de lister les processus métiers existants, pour les intégrer de façon optimale pour qu’ils permettent de tirer tout le potentiel de l’outil pour assurer les gains attendus en termes d’efficacité et de productivité. Se doter d’un ERP est un projet qui mobilise toute l’entreprise.

Être accompagné sur l’ensemble du projet par un expert du sujet est fortement recommandé, du paramétrage, aux phases de test et jusqu’à la mise en production. Le cas échéant, il peut aussi être intéressant de faire appel, en amont, à un consultant pour vous aider à formaliser votre analyse de besoins, rédiger votre cahier des charges et choisir votre solution.

Si vous avez retenu une solution répondant aux standards du marché, un prestataire informatique traditionnel pourra assurer cette intégration. A défaut, il est possible de faire appel à l'un des revendeurs intégrateurs du réseau de l'éditeur.

Il est préférable de privilégier une relation de proximité en retenant un partenaire proche de chez vous. Il procédera à l'installation et aux paramétrages de l'ERP mais aussi peut être à son suivi dans la durée.

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