Comment gérer et développer une petite entreprise industrielle avec des logiciels libres ?

Pouvez-vous nous présenter l'entreprise Exventys ?

Exventys est une entreprise d’ingénierie industrielle dont la mission est de créer de la valeur par l’innovation. Il s’agit de repenser les produits et les processus de nos clients pour générer des gains en augmentant la valeur sans nécessairement se focaliser sur la réduction des coûts.

Notre cœur de métier est celui des polymères, caoutchoucs et plastiques. Nos principaux secteurs d’activité sont le ferroviaire, le machinisme agricole et le transport de produits en vrac. Exventys est fournisseur de Saint Gobain, Alstom, Pellenc. Nous détenons une marque mondiale, Archimedys, qui permet aux industriels du vrac de concevoir et fabriquer eux même leur vis d’Archimède pour la manutention mécanique des produits en poudre. Archimedys est vendu dans le monde entier et a été primé à plusieurs reprises : médaille d'or au concours Vrac Tech Innovation 2022 et palmarès AFICEP 2011 de l’innovation dans l’industrie du Caoutchouc et des Polymères.

Exventys, créée en 2009, réalise en moyenne 1,5 M€ de chiffre d’affaires par an. L’effectif de l’entreprise est de 2 salariés. Le carnet de commande est rempli jusque 2025. Pour accompagner la croissance de l’entreprise, J’ai eu l’honneur et la chance d’intégrer en 2022 l’École Polytechnique X pour suivre une formation diplômante, l'exécutive master, qui a pour but de développer les compétences dans la conception, le déploiement et le pilotage de projets ayant une forte dimension technologique et d'innovation dans un contexte international et pour des entreprises de tout secteur.

Comment parler des solutions logicielles libres à une entreprise peu numérisée ?

Les solutions logicielles libres, conçues par des communautés de passionnés, offrent des innovations partagées quotidiennement et de manière gratuite. Elles couvrent la plupart des besoins des entreprises : de la gestion client à la facturation, en passant par les commandes et le stock, jusqu'à la conception assistée par ordinateur ou encore la gestion et le partage de données.

Dans cet écosystème florissant, les entreprises ont la possibilité d'accéder à des outils performants sans avoir besoin d'investir massivement. Le déploiement de ces solutions est rapide et leur mise en place est facilitée par le soutien offert par la communauté, éliminant ainsi le besoin de licences coûteuses. Cette approche convient particulièrement aux petites et moyennes entreprises.

Cependant, qu'il s'agisse d'outils libres ou propriétaires, la réussite d'un déploiement repose sur une réflexion approfondie, en amont quant à l'organisation et au fonctionnement de l'outil. Il existe par ailleurs un débat sur les avantages respectifs des solutions open source et des solutions propriétaires.

Pourquoi avez-vous choisi de gérer votre entreprise avec des solutions libres ?

Au cours de ma carrière, j’ai utilisé et participé à la mise en place de plusieurs outils de gestion. Or le choix d’un outil engage durablement la vie d’une entreprise, au-delà du coût d’investissement lié à l’acquisition et au déploiement.

Une solution modulaire et évolutive est indispensable. Chaque métier a des spécificités. Les solutions commerciales standard ne proposaient pas d’adaptations à notre métier ou pouvant suivre l’évolution de l’entreprise sans faire des développements spécifiques, dont les couts  auraient rapidement été prohibitifs.

Ainsi, le choix de solutions logicielles libres lors de la création d'Exventys a permis de conserver des ressources afin d'investir pour son développement.

Quelles fonctions de votre entreprise gérez-vous avec des solutions logicielles libres ?

Exventys fonctionne avec la solution Dolibarr en cloud.  Cet outil est modulaire et couvre tous les aspects de la relation client CRM, la gestion des commandes, livraison, stocks, facturation, devis, achats, qualité… La solution cloud permet un accès à toutes les fonctionnalités même lorsque nous sommes en déplacement.

Exventys utilise environ 20% des capacité de Dolibarr et les fonctionnalités sont activées au fur et à mesure de l’évolution des besoins.

Le pilotage est assuré par des indicateurs en temps réel paramétrables. Il existe des fonctionnalités comptables et de production que nous n’utilisons pas actuellement. La communauté travaille actuellement au développement d’une solution pour la gestion de production, qui est le point principal à améliorer.

Les fonctionnalités de e-commerce sont également disponibles, avec la gestion du flux de commande en ligne, sites web… Cet outil gratuit et très facile à mettre en œuvre répond aux besoins de nombreuses entreprises de production, de service, de vente physique ou en ligne.

Certains de nos clients ne sont pas équipés de logiciels de conception assistés par ordinateur (CAO) et nous leur proposons d’installer un logiciel de conception gratuit et de très haut niveau Freecad, afin de partager et modifier des conceptions de produits sans qu’ils aient à investir. Nous assurons la gestion de projet collaborative avec l’outil Open Project en cloud.

Ces solutions répondent-elles aux besoins spécifiques de l'industrie ?

Nous travaillons actuellement, dans le cadre d'Archimedys,  à la mise en place d’une solution de configuration, prix et devis (en anglais « configure price quote - CPQ ») pour automatiser le processus de vente. Basée sur l’open source, la solution bâtie sur un ensemble de logiciels (Dolibarr, Freecad, Nextcloud et des composants d’intelligence artificielle) permet d’automatiser la création d’un devis à partir des caractéristiques du produit que le client configure lui-même en ligne.

Lorsque l’on parle de réindustrialisation de la France, nous pouvons dire que nous avons un savoir-faire industriel, une culture de l’innovation et des personnes de talents. La France sait faire et de belle manière. Mais produire est une chose, vendre en est une autre. Comment des petites et moyennes entreprises peuvent-elles, par exemple, traiter des centaines de demandes de prix par jour sur les marchés mondiaux ?

Les solutions de configuration, prix et devis ou « CPQ »permettent de concevoir des pièces techniques avec des formules de calcul, elles remplacent les anciens catalogues produits et évitent d'avoir à créer une structure couteuse de gestion des devis. Et le fait de concevoir ce type de solution en open source permet de garder la maîtrise de ses données.

Ce type de solution est de plus en plus utilisé, dans l'industrie notamment. Découvrez par exemple le témoignage d'une biscuiterie qui utilise avec succès le CPQ.

Quels sont les avantages et les inconvénients des solutions logicielles libres ?

Le cadrage du projet doit être rigoureux

L’un des inconvénients peut être l’accompagnement. Si le chef d’entreprise a peu de connaissance dans l’utilisation et le déploiement de solutions informatiques, il doit absolument se faire accompagner par un ou plusieurs prestataires pour faire un diagnostic préalable, rédiger un cahier des charges, suivre le déploiement, former les personnes... Coller un outil sur une organisation existante fonctionne très rarement.

L’adaptation aux spécificités de l’entreprise est possible

Les solutions logicielles libres offrent d’une part une certaine modularité mais surtout l’écosystème de développeurs peut réaliser des adaptations sur commandes à des coûts sans commune mesure avec les solutions propriétaires.

Les couts sont réduits si le projet est bien mené

Structurer une entreprise avec des logiciels libres est beaucoup moins onéreux. Il reste primordial comme pour tout projet d’avoir un pilote ou une assistance pour que les bonnes pratiques soient mises en place dès le début du projet. Les coûts indirects liés à une mauvaise préparation peuvent conduire à des dérapages budgétaires et une perte de temps.

Il faut des connaissances informatiques en interne ou avec un accompagnement externe

Les petites entreprises doivent rester concentrées sur leur cœur de métier, beaucoup d'entre elles ne sont pas familières avec langage informatique qui leur est souvent incompréhensible. Avoir une connaissance des outils, du vocabulaire utilisé par les informaticiens est une aide indéniable pour comprendre les cahiers des charges et suivre la mise en place d'un outil.

Une assistance et un accompagnement bien structuré est essentiel, au risque de me répéter, pour mettre en cohérence l’outil et le métier. Nous vivons une accélération du nombre et de l’intensité des révolutions industrielles et ne pas digitaliser son entreprise revient à ne pas vouloir utiliser l’électricité pour faire tourner son outil de production afin de rester à la vapeur.  

La sécurité est solide mais pas sans faille

Les solutions logicielles libres sont souvent intégrées dans les versions commerciales de grands noms de l’industrie informatique. Les risques de sécurité sont limités car le code ouvert permet une correction rapide des failles. Il est clair que la menace liée aux activités de cybercriminalité est très grande et il ne faut pas faire preuve de naïveté dans ce domaine. La question n’est pas de savoir si nous serons ou pas piraté, mais plutôt quand. Toute les mesures de précaution nécessaires doivent être prises. Il existe un cadre normatif basé sur les ISO 27000 qui aident à la mise en place des bonnes pratiques.

L'indépendance est plus grande

La donnée est le pétrole du XXIème siècle et l’IA la nouvelle électricité. Ne pas avoir de souveraineté et d’indépendance dans ce domaine nous expose, petite comme grande entreprises à une soumission à des acteurs qui ne respectent pas nécessairement les règles du libre-échange.

Avec les solutions logicielles libres, les données de l’entreprise restent sous son contrôle et il est facile de changer de prestataire en fonction des besoins.

A qui s’adresser pour numériser son entreprise avec des solutions logicielles libres ?

Il existe de  nombreuses ressources sur les logiciels libres, à l'instar des bases documentaires mises en place par le gouvernement sur des solutions durables. En fonction de ses besoins, il est possible en quelque sorte de faire son marché.

Après avoir choisi un outil, il suffit d’effectuer des recherches via les sites de la communauté pour trouver des prestataires open source pouvant vous accompagner.

Vous pouvez aussi rechercher un professionnels spécialisé en logiciels libres parmi les experts que nous référençons : les Activateurs France Num.

Dans tous les cas, les évaluer, sur la base d’un cahier des charges, est un préalable avant toute contractualisation .

Pour en savoir plus consultez nos fiches pratiques

• Quels sont les avantages d'utiliser les logiciels libres pour les petites entreprises ?
• Quels logiciels libres pour les TPE PME
• Comment choisir un logiciel libre pour son entreprise ?
• Quelles questions se posent les petites entreprises sur les logiciels libres ?

• Les logiciels libres, est-ce que ça fonctionne bien ?