À Bordeaux, la dirigeante d’une entreprise de services à la personne révolutionne sa gestion quotidienne après avoir suivi 2 Formations France Num

Fondatrice d’Aquitâche, Eulalia Silvestre a suivi deux accompagnements-actions (parcours personnalisés d’une dizaine d’heures) en 2022 dans le cadre des Formations France Num.

Ses apprentissages dédiés au numérique lui ont permis de repenser l’organisation de sa TPE. A la clef : gains de temps, baisse des coûts de fonctionnement, amélioration de la satisfaction client et croissance de l’activité !

Parlez-nous d'Aquitâche

J'ai créé Aquitâche en 2019 à Bordeaux. C'est une entreprise de services à la personne pour les professionnels et les particuliers. Nous proposons de la garde d'enfants à domicile, des travaux de jardinage, de bricolage et de ménage. Pour cela, nous travaillons avec différents prestataires.

Aviez-vous identifié des besoins d'accompagnement ?

Je rencontrais des difficultés dans l'organisation et la gestion des plannings. Les coûts et le temps consacrés à certaines activités étaient trop importants. Je sentais des améliorations possibles mais ne connaissais pas l'organisme qui pouvait m'aider.

J'ai été mise en relation avec CréActifs qui m'a permis de découvrir les Formations France Num et de suivre deux accompagnements-actions sur la réduction des coûts et la gestion de la trésorerie.

Qu'avez-vous mis en place à l'issue de ces parcours ?

Par la suite, j’ai identifié la nécessité d’investir dans un logiciel de pilotage. Mon choix s’est porté sur Optillio, une solution française qui centralise les informations et facilite la gestion des plannings, la production de factures et devis et la gestion des ressources humaines.

Quels bénéfices avez-vous constaté ?

L’utilisation de ce logiciel m’a permis de réduire de 4 à 5 heures par jour le temps consacré au travail administratif. Les plannings sont plus simples à établir grâce à la géolocalisation des interventions, qui permet un gain de temps et d’essence.

Nous avons aussi une meilleure réactivité avec la messagerie connectée de l’application à laquelle tout le monde a accès, clients comme prestataires, par exemple pour l’annulation de rendez-vous.

Le télépointage des prestataires a permis de proposer aux clients de bénéficier du service Avance immédiate de l’URSAFF qui leur évite d’avancer les frais pris en charge à hauteur de 50 %. Pour l'entreprise cela simplifie aussi la facturation.

Les coûts annuels de fonctionnement qui se chiffraient à 10 000 € sont désormais réduits à 3 000 €. En parallèle, le chiffre d’affaires a augmenté pour atteindre 15 000 € au total.

Le temps libéré permet de prospecter davantage et d’établir plus de devis.

Durant la formation, j’ai aussi apprécié l’opportunité d’échanger avec les autres chefs d’entreprise, sur le pilotage de leurs sociétés et les outils qu’ils utilisent au quotidien. J’ai également découvert des moyens d’optimiser ma pratique du tableur Excel, que j’utilise pour la comptabilité de l’entreprise.

Des projets futurs à partager ?

Ces économies permettent de développer mon entreprise avec un premier recrutement en CDI l’année dernière et un second à venir.

J’anticipe également les prochains investissements et d’éventuelles crises en épargnant régulièrement. Mon prochain objectif serait de racheter une entreprise de services à la personne, d’ici un ou deux ans, afin d’augmenter nos parts de marché.