Pourquoi et comment dématérialiser les registres légaux de votre TPE PME ?

Que sont les registres légaux des entreprises ?

Le rôle et l'importance des registres légaux

Les registres légaux sont des documents obligatoires destinés à assurer la traçabilité des informations essentielles liées à la vie administrative, juridique et financière d'une entreprise. Ils garantissent la conformité avec la réglementation et peuvent être exigés lors de contrôles ou d'opérations de transmission d'entreprise.

L'absence de registre ou une mauvaise tenue de ces documents peut entraîner une perte de crédibilité, des litiges et des sanctions financières.

Les obligations des entreprises en matière de tenue de registre différent selon leur taille et leur statut juridique. A titre indicatif, voici les principales obligations qui s'imposent : 

Les conditions de validité d'un registre légal dématérialisé

Les registres légaux, pour être conformes doivent, conformément à l'article 11 du décret et R.227-1-1 du Code de commerce, s'appuyer sur deux solutions :

• Horodatage électronique : le registre doit être daté de manière électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve ;
• Signature électronique avancée : les documents (procès-verbaux, décisions, etc.) doivent être signés par une signature électronique avancée.

Si ces conditions sont respectées, le registre aura une valeur légale identique à celle de l'ancien registre papier.

Quels registres légaux peuvent être dématérialisés ?

Depuis l'entrée en vigueur du décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants, les entreprises ont la possibilité de dématérialiser leurs registres légaux. La digitalisation des registres légaux est une opportunité pour les TPE PME de moderniser leur gestion administrative. 

Si dans l'absolu tous les registres peuvent être numérisés, voici ceux qui sont le plus souvent être dématérialisés et les bénéfices associés à cette démarche :

• Livre-journal : consigne jour après jour toutes les opérations comptables de l’entreprise, nécessaires à la traçabilité financière ;
• Grand livre : regroupe, par compte, l’ensemble des écritures comptables enregistrées dans le livre-journal ; 
• Livre d’inventaire : récapitule les éléments d’actif et de passif à la clôture de chaque exercice, obligatoire pour justifier le bilan ;
• Registre des assemblées générales : consigne les décisions prises lors des réunions. La digitalisation permet un archivage fiable et une meilleure accessibilité.
• Registre des mouvements de titres (RMT) : document qui retrace chronologiquement tous les mouvements affectant les titres d'une société
• Registre unique du personnel : un outil de gestion des ressources humaines essentiel qui facilite le suivi des employés et simplifie les contrôles de l'administration.
• Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) : recense les risques professionnels et les actions de prévention. La version digitale assure une mise à jour régulière et une diffusion facilitée.

D'autres registres peuvent être utilement digitalisés, selon l’activité et la taille de l’entreprise. Découvrez les registres obligatoires en fonction de votre statut juridique mis à disposition par Axiocap : 

• Quels sont les registres obligatoires pour votre entreprise ?

Pourquoi digitaliser les registres légaux de sa TPE PME ?

Les limites des registres légaux au format papier

De nombreuses TPE PME gèrent encore leurs registres légaux au format papier. Pourtant la tenue manuelle de documents physiques, souvent stockés dans des classeurs ou des archives, expose les entreprises à plusieurs inconvénients et risques : 

• perte ou détérioration : les documents physiques sont vulnérables aux sinistres et à l’usure ;
• accessibilité restreinte : l'accès aux registres est limité aux personnes présentes sur site ;
• traçabilité insuffisante : difficile de suivre les accès et les modifications ;
• risques d'erreurs : ratures, oublis ou informations mal consignées sont fréquentes ;
• charge administrative accrue : la gestion manuelle est chronophage  ;
• conformité complexe : le respect des obligations légales plus difficile à assurer.

Les avantages de la dématérialisation des registres légaux

Un gain de temps et une gestion optimisée

• Accès rapide et centralisé aux documents ;
• Automatisation des mises à jour pour réduire les erreurs humaines ;
• Réduction de la charge administrative.

Une sécurité et une conformité renforcées

• Traçabilité complète des modifications et des accès ;
• Signature électronique pour garantir la validité des documents ;
• Conservation des données conforme aux réglementations (droit des sociétés, RGPD, etc.).

Une collaboration facilitée

• Partage sécurisé avec les juristes, comptables et éventuels actionnaires ;
• Travail collaboratif en temps réel, y compris à distance.

Des réductions de coûts et un impact environnemental positif

• Suppression des frais d'impression et d'archivage ;
• Réduction de l'empreinte carbone ;
• Gain d'espace en supprimant les archives physiques.

Comment réussir la numérisation de ses registres légaux ?

Choisissez un outil adapté et conforme aux exigences légales

Assurez-vous que la solution respecte les normes en vigueur (RGPD, obligations, sociales, fiscales) et soit certifiée ISO 27001, pour garantir une sécurité optimale. 

Privilégiez une solution intuitive, facile à prendre en main, qui ne nécessite pas de formation lourde pour les utilisateurs. Celle-ci doit aussi permettre l’intégration de documents de tous formats, et pouvoir s’intégrer à votre environnement informatique existant (comptabilité, RH, etc.)

Et faites le choix d'un éditeur qui propose un accompagnement à la mise en œuvre, une documentation claire et un support technique réactif. 

Sécurisez les accès et les droits utilisateurs

La solution doit permettre une gestion fine des droits d’accès (qui peut voir, modifier, signer) et intégrer des systèmes d’authentification forte (double facteur, certificats numériques) pour limiter les risques d’accès frauduleux.

Pensez à attribuer des niveaux d'accès différenciés (consultation, modification), selon les profils, pour assurer la confidentialité et la traçabilité des actions.

Engagez-vous progressivement dans la démarche de numérisation

Démarrez la transition en numérisant un premier registre avant d'étendre la dématérialisation à l'ensemble de vos documents.

Mettez en place un suivi et une mise à jour régulière

Automatisez les rappels pour les échéances importantes et veillez à actualiser les données régulièrement. 

Quelques solutions dédiées de gestion des registres légaux au format numérique

Parmi les solutions dédiées à la digitalisation des registres légaux de l’entreprise, référencées Activateur France Num, on peut citer : 

• Axiocap : solution française spécialisée pour la gestion des registres légaux (AG, CA, mouvements de titres, registre du personnel) ;
   
• LegalVision, référencé Activateur France Num : solution française qui permet de dématérialiser ses registres et d'en sous-traiter la gestion ; 
   
• Legal Suite : cette solution dédiée aux services juridiques prend en charge la gestion des registres ;
   
• Kelio : ce système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH) complet, offre des fonctionnalités de dématérialisation des registres liés la gestion des temps et processus RH ;
   
• Pappers : l'éditeur français propose une solution qui prend en charge la dématérialisation des AG, délibérations, décisions et présence et des mouvements de titres des entreprises. 

Les cabinets d’experts-comptables proposent également des solutions pour permettre à leurs clients de gérer leurs registres légaux de façon dématérialisée. 

Le conseil de l'experte

Il est essentiel de s'assurer de maintenir à jour ses registres, au moins sur une base trimestrielle. Un bon réflexe à adopter consiste à mettre en place un rappel régulier pour vérifier et compléter les registres obligatoires. La plupart des logiciels juridiques intègrent des alertes automatiques pour ne rien oublier et rester conforme sans avoir à y penser.  

La digitalisation des registres légaux offre aux TPE PME un moyen efficace de gagner du temps, de sécuriser leurs données et de simplifier leur gestion administrative. Plus qu'une obligation, elle constitue un atout pour structurer et valoriser l'organisation de l'entreprise.