La lettre recommandée électronique (LRE) source d’efficacité et d’économies pour les TPE PME

Fiche pratique | Publié le 08 janvier 2025 | Mis à jour le 08 janvier 2025

Photo illustrative

Plus rapide, économique, sécurisée et pratique que son équivalent papier, la lettre recommandée électronique (LRE) améliore les performances économiques des entreprises. TPE PME adoptez une solution d'envoi de LRE et profitez des avantages de la dématérialisation des lettres recommandées.

Quelles sont les solutions existantes pour envoyer une lettre recommandée ?

Chaque année, entre 150 et 200 millions de lettres recommandées sont envoyées au format papier en France. Indispensables pour effectuer un certain nombre de démarches, les courriers par lettres recommandées classiques ont longtemps été la seule option possible. Aujourd’hui, la lettre recommandée se décline aussi en version numérique avec un niveau de garanti et d’opposabilité similaire à l’envoi papier

Les entreprises disposent désormais de plusieurs moyens pour envoyer leurs lettres recommandées. 

  • la lettre recommandée classique :  imprimée, mise sous pli, affranchie puis déposée en bureau de poste par vos soins.
  • la lettre recommandée en ligne : permet de dématérialiser la première étape : le dépôt du courrier, qui sera ensuite imprimé et distribué par le facteur.
  • la Lettre Recommandée Électronique (LRE), 100% dématérialisée, dotée depuis 2016 de la même valeur juridique qu’une lettre recommandée classique au format papier. 

Cette fiche pratique vous explique pourquoi dématérialiser vos envois recommandés avec la Lettre Recommandée Électronique et la lettre recommandée en ligne et comment faire.

Qu’est-ce qu’une Lettre Recommandée Électronique (LRE) ?

La Lettre Recommandée Électronique (LRE) vous permet d’envoyer de manière totalement dématérialisée vos courriers recommandés. Plus de papier, plus d’enveloppe, plus de timbre et plus de remise en poste. L’ensemble du processus s’effectue 100 % en ligne et la remise à vos destinataires est instantanée, tout en gardant la même valeur juridique que la lettre recommandée papier.

La LRE peut ainsi être envoyée, à la place d’une lettre recommandée papier, dans tous les cas où l’envoi d’une lettre recommandée est :

  • requis par la réglementation. Par exemple : notification à un salarié d’une sanction disciplinaire, demande en renouvellement d’un bail commercial ;
  • facultatif, mais conseillé pour disposer d’une preuve d’envoi et de sa date. Par exemple pour une promesse d’embauche. 

A qui peut-on envoyer une Lettre Recommandée Électronique (LRE) ? 

Une lettre recommandée électronique peut être envoyée à tous types de destinataires. Néanmoins la réglementation fait une distinction selon que le destinataire est un professionnel ou non :

  • le destinataire professionnel est tenu d’accepter une LRE ;
  • le destinataire non professionnel doit donner son consentement en amont pour signifier qu'il accepte de recevoir une lettre recommandée dématérialisée de la part de l'expéditeur. 

En l’absence de consentement préalable de la part d'un particulier, vous êtes tenu de lui envoyer le recommandé au format papier. 

A noter : dans le cas où le destinataire refuse de recevoir une lettre recommandée électronique, l'envoi par lettre recommandée en ligne constitue une alternative intéressante : vous expédiez le courrier recommandé en ligne et le prestataire choisi imprime, met sous pli et expédie par voie postale votre envoi. 

Quels sont les avantages de la Lettre Recommandée Électronique (LRE) ?

Au-delà de la valeur juridique, identique à la lettre recommandée classique, la LRE dispose de nombreux avantages. 

Instantanéité

La LRE se distingue par sa rapidité d’acheminement. Alors que le délai du recommandé traditionnel est de 3 jours, la LRE, elle, peut être envoyée et reçue, instantanément 7j/7 et 24h/24.

Accessibilité et mobilité

Grâce à un envoi 100 % électronique, seule une connexion Internet est nécessaire tant pour l’expéditeur que le destinataire de la lettre recommandée. L’envoi et la réception peuvent être effectués depuis n’importe quel endroit

Traçabilité

Les différentes preuves produites à chaque étape vous permettent de suivre en temps réel et de manière détaillée vos envois, de son dépôt jusqu’à la réception par son destinataire. Ces éléments de preuve ont la même valeur juridique que leurs équivalents papier.

Conservation

Ce type d’envoi étant surtout utilisé dans des cadres réglementaires spécifiques ou sensibles, la conservation des preuves, indispensable, est assurée par le prestataire. Celui-ci doit, conformément à la réglementation, assurer leur archivage pendant 7 ans sur des serveurs conformes aux exigences et critères définis par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI). 

L’entreprise n’est plus contrainte de conserver les recommandés papiers dans ses archives et élimine le risque de perte ou de destruction des documents. 

Sécurité

Les lettres recommandées électroniques utilisent des signatures électroniques avancées (pour les personnes physiques) et des cachets électroniques (pour les personnes morales) pour garantir l’authenticité de l’expéditeur et l’intégrité du contenu.

Réduction des coûts

Généralement moins onéreux, l’envoi de lettres recommandées dématérialisées permet de réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires pour préparer et envoyer une lettre recommandée par rapport à l'envoi classique papier (mise sous pli, déplacement jusqu’au bureau de poste, etc.). 

La dématérialisation permet aussi d’expédier sans surcoût des documents très volumineux (jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, soit environ 19 000 pages PDF).

Quels sont les principaux cas d’usages de la Lettre Recommandée Électronique (LRE) ?

Offrant la même sécurité juridique que la lettre recommandée classique et dotée de nombreux avantages, la lettre recommandée électronique est utilisée par un nombre croissant d'entreprises, qu'elles que soient leur taille ou leur secteur d’activité. Néanmoins, certains secteurs y ont davantage recours, compte tenu de la nature de leur activité :

  • Les professions juridiques : les notaires pour l’envoi d’actes immobiliers et patrimoniaux par ou pour l’exercice de certains droits comme la préemption ou la rétractation ou les avocats pour l'envoi de divers actes juridiques ;
     
  • La banque et l’assurance, secteurs qui entreprennent d’importants chantiers de dématérialisation de leurs processus, notamment pour la conclusion ou la résiliation de contrats ou la fermeture de comptes, avec parfois un objectif zéro papier ;
     
  • Le secteur immobilier, pour l’envoi de promesses de vente par les agents ou gestionnaires, ou encore la transmission de mises en demeures ou de convocations aux assemblées générales de copropriétaires par les syndics ;
     
  • Les ressources humaines et les services juridiques des entreprises ont également fréquemment recours à la LRE pour signifier une promesse d’embauche, envoyer un contrat de travail, transmettre des justificatifs, convoquer à un entretien disciplinaire

Comment envoyer une Lettre Recommandée Électronique (LRE) ?

Une fois qu'il a choisi le prestataire de services de confiance chargé de l'acheminement du courrier électronique, l'expéditeur doit au préalable procéder à la vérification de son identité. 

Vérification de l'identité de l’expéditeur 

La vérification de l'identité de l’expéditeur diffère selon qu'il est une personne physique ou une personne morale : 

  • Pour une personne physique, l'expéditeur doit obtenir un certificat de signature électronique qualifié. Prévoyez une pièce d’identité en cours de validité (carte nationale d’identité, passeport ou titre de séjour, le permis de conduire n’étant pas accepté).
     
  • Pour une personne morale, l'obtention d'un certificat de cachet électronique qualifié est indispensable. Il faut vous munir les pièces suivantes : la copie d’un extrait Kbis de moins de 3 mois, la pièce d’identité du responsable légal (carte nationale d’identité, passeport ou titre de séjour) en cours de validité ou, si ce responsable légal se fait représenter, une copie de la pièce d’identité du responsable légal ainsi que le mandat et la pièce d’identité du représentant autorisé.

Recueil éventuel du consentement

Il faut ensuite recueillir le consentement du destinataire s'il n'est pas un professionnel mais un particulier (ce n’est pas nécessaire pour les destinataires professionnels). 

A noter : l'entreprise qui souhaite recourir à la LRE pour envoyer des lettres recommandées à des particuliers doit penser à insérer dans ses contrats une clause autorisant l’usage de la LRE ou l'obtenir via un document à part portant spécifiquement sur la possibilité de recevoir des LRE. 

Pour aider les entreprises, la majorité des solutions des prestataires de services de confiance offrent des fonctionnalités permettant de de gérer le recueil du consentement.  

En cas de refus, vous pouvez choisir, si votre prestataire le propose, l’acheminement au format papier au lieu de l’envoi 100 % électronique (on parle de lettre recommandée en ligne dans ce cas)

La lettre recommandée en ligne : une solution complémentaire

Si un destinataire non professionnel refuse de recevoir une lettre recommandée électronique, il peut être judicieux de recourir en complément à l'envoi par la lettre recommandée en ligne : vous expédiez le courrier recommandé en ligne et le prestataire choisi imprime, met sous pli et expédie par voie postale votre envoi

Plusieurs prestataires donnent ainsi la possibilité d’envoyer, selon le choix du destinataire, le recommandé préparé en ligne par l’entreprise, selon les cas, par voie numérique ou par voie postale classique.  

Cette option permet de pouvoir envoyer depuis une seule plateforme l'ensemble de ses courriers recommandés de façon dématérialisée qu'elles que soient les préférences exprimées par les destinataires non professionnels

Les étapes pour envoyer une Lettre Recommandée Électronique (LRE)

Une fois ces étapes préalables effectuées vous pouvez envoyer une lettre recommandée électronique. Voici la marche à suivre : 

  1. Authentification : l'expéditeur s'authentifie de manière sécurisée avec son certificat de signature électronique qualifié, s’il s’agit d’une personne physique, ou à l’aide de certificat de cachet électronique qualifié, s’il s’agit d’une personne morale. 
     
  2. Ajout du ou des document(s) électronique(s) à envoyer : les documents sont joints de la même façon qu'on ajouter une pièce-jointe à une mail. Certaines solutions donnent aussi la possibilité d'utiliser des modèles de lettre pour vous aider dans la rédaction de vos lettres.
     
  3. Renseignement du ou des destinataires : nom, prénom, adresse, email, etc. 
     
  4. Paiement du service en ligne
     
  5. Horodatage du courrier et de la ou des pièce(s) jointe(s) par le prestataire de services de confiance qualifié
     
  6. Notification de l’envoi au(x) destinataire(s) par e-mail pour les informer qu’ils vont recevoir un recommandé électronique, sans révéler l’objet de la LRE ou l’identité de l’expéditeur. Pour maximiser le taux d’ouverture des courriers, les destinataires sont relancés jusqu’à quatre fois pendant 15 jours : il s’agit du délai d’instance
     
  7. Réception du recommandé : si le destinataire accepte la réception, le prestataire de confiance l’invite à s’identifier pour pouvoir réceptionner son courrier 100% numérique . S’il refuse, c’est la même chose que pour un recommandé physique et une preuve de refus sera émise. 

Suivi et conservation 

Tout au long de l’acheminement, l’expéditeur reçoit les preuves associées à son courrier : preuves de dépôt et d’envoi, avis de réception (si le destinataire accepte le recommandé), refus ou négligence (en fonction des comportements des destinataires). 

L'opérateur conserve les preuves, courrier, et pièce(s) jointe(s) pendant une durée minimum de 7 ans.

Quelles solutions numériques pour envoyer une lettre recommandée électronique (LRE ) ?

Les prestataires de LRE doivent être qualifiés, ce qui garantit que leurs prestations sont conformes aux normes européennes. En France, c’est l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) qui est responsable de qualifier les prestataires établis en France. Les prestataires qualifiés doivent renouveler leur qualification tous les deux ans. 

Voici les prestataires qualifiés qui proposent des solutions pour dématérialiser vos recommandés : 

  • AR24 / Docaposte : Maileva (Activateur France Num) solution française proposée par la filiale de La Poste, Docaposte, permet d’envoyer un courrier recommandé en ligne au format papier ou électronique. 
     
  • Clearbus est une solution française dont la solution hybride permet aussi d'envoyer un courrier recommandé en ligne au format papier ou électronique
     
  • E-velop (Document Channel) est une solution française qui permet d’envoyer un courrier recommandé électronique mais ne donne pas la possibilité de les distribuer au format papier. Elle doit donc être réservée aux relations B2B. 
     
  • Letreco / Equisign : cette une solution française d'envoi de LRE ne donne pas la possibilité de distribuer les recommandés au format papier. Elle doit donc aussi être privilégiée pour les relations B2B. 
     
  • Tessi, entreprise française spécialisée dans l'optimisation des processus commercialise une solution qui permet d'envoyer un courrier recommandé en ligne au format papier ou électronique. 

LRE - La Lettre Recommandée Electronique : guide pratique

Pour tout savoir sur la lettre recommandée électronique (LRE), consultez le guide rédigé par la Direction générale des entreprises. 

Découvrez les principaux usages de la LRE et trouvez les principales réponses aux questions susceptibles d’être posées par les utilisateurs ou les prestataires de services de LRE. Et consultez les différents textes applicables en la matière et leur articulation.

Je consulte le guide (pdf ; 16 p. ; 1,17 Mo)

Le conseil de l'expert

La numérisation des processus et notamment les envois de lettres recommandés représente un gain de temps important et des économies substantielles pour les entreprises. Si vos destinataires ne sont pas composés uniquement de professionnels, il est important pour tirer le meilleur partie de la dématérialisation d'opter pour un prestataire en mesure de vous proposer à la fois l'envoi

  • de lettres recommandées électroniques (100 % dématérialisées) ;
  • de lettre recommandées en ligne. Avec cette seconde option vous déposez vos courriers au format numérique et le prestataire se charge de les imprimer, de les mettre sous plis, de les affranchir et de les remettre en poste. 
     

En savoir plus

Fiche pratique réalisée par Docaposte, Activateur France Num. Docaposte, filiale du groupe La Poste, accompagne toutes les entreprises et institutions publiques dans leur transformation et leur permet de l’accélérer, en confiance.

Julien Karachehayas | Tous droits réservés

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