La gestion électronique de documents : l’outil indispensable pour sécuriser vos documents

Améliorer la collaboration et sécuriser les documents de l'entreprise

Selon le Baromètre France Num 2024, l’équipement en solutions favorisant la collaboration avec les employés, les fournisseurs et les clients progresse significativement : 56 % des TPE PME utilisent une plateforme d’échange de documents en ligne, soit une hausse de 11 points en un an. Ce chiffre montre la prise de conscience croissante de l'importance de cette problématique pour les petites et moyennes entreprises.

Celle-ci fait écho à une autre préoccupation majeure pour les TPE PME : la sécurité des documents. Ainsi, près d’une entreprise sur deux (49 %) redoute de perdre ses données de se faire pirater.   

Face à ces défis, la Gestion Électronique de Documents (GED) s’impose comme une solution incontournable. Elle permet de sécuriser les échanges, d’améliorer la collaboration et de garantir un accès rapide aux informations essentielles. Les bénéfices de la GED sont multiples, un outil simple à mettre en œuvre et essentiel à la transformation numérique des entreprises.

Qu'est-ce qu'une GED et à quoi sert-elle ?

La Gestion Électronique de Documents (GED) est une solution numérique qui permet de dématérialiser, organiser, stocker et partager des documents de manière sécurisée. En centralisant les documents sur une plateforme, elle facilite l’accès aux informations, améliore la collaboration et automatise certaines tâches administratives.

Une GED répond 3 objectifs principaux

1. Centraliser l’information : garantir que tous les documents sont accessibles au bon moment et par les bonnes personnes ;
2. Sécuriser les données : protéger les documents contre la perte, l’altération ou les accès non autorisés ;
3. Optimiser les processus : automatiser la gestion des documents pour réduire les tâches répétitives et améliorer la productivité.

Les caractéristiques essentielles d’une GED efficace

Pour répondre aux enjeux des entreprises, une solution de GED doit être :

• Accessible : disponible à tout moment et sur tout support (ordinateur, mobile, tablette) ;
• Sécurisée : garantir la confidentialité des documents et l'archivage dans un coffre-fort numérique le respect des réglementations en vigueur (RGPD, normes ISO, etc.) ;
• Organisée : permettre un classement logique, éventuellement automatisé, et une recherche rapide des informations ;
• Collaborative : offrir des outils de partage et de validation entre équipes et partenaires externes ;
• Automatisée : simplifier les workflows documentaires en intégrant des processus comme l’approbation et la signature électronique.

Quels types de documents peut-on gérer avec une GED ?

La GED permet de dématérialiser et de gérer tous les documents essentiels au bon fonctionnement de l'entreprise, tels que :

• factures et les documents comptables ;
• contrats (clients, fournisseurs, employés, partenaires, etc.) ;
• bons de commande et devis ;
• documents RH (contrats de travail, bulletins de paie, dossiers salariés, etc.) ;
• dossiers juridiques et administratifs ;
• plans et documents techniques ;
• rapports et audits. 

Les fonctionnalités clé d'une GED

1. Centraliser l’ensemble des documents

La GED est un outil collaboratif puissant permettant de centraliser les documents. Elle facilite l’accès aux informations essentielles pour les différentes équipes, optimisant ainsi leur efficacité et leur collaboration. Elle est conçue pour s’adapter aux besoins spécifiques de nombreux métiers comme la comptabilité, les achats ou les ressources humaines mais pas seulement. Elle permet d’automatiser le traitement des documents (factures, bons de commande, bulletins de paie…) et d’améliorer la gestion des flux d’informations.

La plupart des GED actuelles offrent des connecteurs avec les autres solutions de l'entreprise : logiciels comptables, de gestion des ressources humaines (SIRH) ou encore progiciels de gestion intégrée (ERP) ou solutions de gestion de la relation client (CRM). Grâce à ces capacités d’interconnexion, une GED facilite le transfert et la synchronisation des données, évitant ainsi les doubles saisies et garantissant une meilleure centralisation des informations. Elle s’intègre facilement dans un environnement informatique existant, optimisant ainsi les processus sans bouleverser les habitudes de travail

Certaines GED offrent aussi la possibilité de créer des tableaux de bord qui rassemblent toutes les informations métier afin de faciliter le suivi et la prise de décision. Ces tableaux de bord, qui peuvent agréger les données issues de la GED mais aussi des autres outils connectés, sont généralement personnalisables pour s'adapter aux métiers de l'entreprise : un responsable RH pourra visualiser les bulletins de paie et les dossiers des employés, tandis qu’un comptable accédera aux informations de facturation et de gestion financière.  sans changer de logiciel.

2. Classer automatiquement les documents

Avec une GED, l’organisation des documents devient intelligente et automatisée. Elle permet en effet d'automatiser le classement, le suivi et le partage des documents tout au long de leur cycle de vie.

À l’image des dossiers sous Windows, chaque utilisateur peut structurer l’arborescence selon ses besoins. Mais l’innovation majeure réside dans la capture intelligente :

• lorsqu’un document est déposé dans la GED, il est automatiquement analysé, reconnu et classé dans le bon dossier ;
• l’accès est défini selon des règles de sécurité, garantissant que seuls les utilisateurs autorisés puissent le consulter ; 
• les utilisateurs peuvent être notifiés pour qu'ils consultent les informations ou effectuent les actions attendues. 

Par exemple, dès qu’un bulletin de paie est généré, il est classé automatiquement dans le dossier personnel du salarié et envoyé à celui-ci, sans intervention manuelle.

3. Rechercher et accéder en temps réel à l’information

Une GED facilite la recherche et l’accès aux documents. Plutôt que de parcourir manuellement des dossiers, les utilisateurs peuvent retrouver un fichier en quelques secondes grâce à un moteur de recherche avancé.

Grâce à des fonctionnalités comme l’indexation automatique, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et les filtres de recherche, il est possible de localiser un document en saisissant un mot-clé, une date ou un auteur.

Par exemple, un commercial souhaite retrouver un contrat signé il y a plusieurs mois. En tapant simplement le nom du client ou la date de signature dans la GED, il accède immédiatement au document, sans avoir à naviguer dans une arborescence complexe.

Cette accessibilité en temps réel permet aux équipes de travailler plus efficacement et d’améliorer la gestion des informations.

4. Automatiser vos processus de validation

L'optimisation des processus de l'entreprise est un autre atout de la GED. Elle améliore la gestion des tâches en permettant de formaliser des circuits de validation et de définir des notifications aux salariés pour les informer des actions attendues de leur part.

Lorsqu’un document nécessite une validation (facture, note de frais, contrat…), une tâche est automatiquement créée et assignée au bon interlocuteur. 

5. Stocker les documents de façon sécurisée et les archiver

Toutes les solutions de GED incluent un stockage sécurisé des fichiers. Concrètement, cela signifie que les documents sont conservés dans un environnement protégé, avec des accès contrôlés et des sauvegardes régulières.

Les principales garanties offertes par une GED en matière de stockage sécurisé :

• contrôle des accès : seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter, modifier ou télécharger les documents ;
• sauvegardes automatiques : les fichiers sont protégés contre la perte de données ;
• traçabilité et journal des actions : chaque action effectuée sur un document est enregistrée.

Toutefois, bien que ces solutions garantissent une gestion rigoureuse des documents, elles ne constituent pas une solution d’archivage électronique, avec lesquelles elles ne doivent pas être confondues.

Mettre la gestion documentaire au service de la conformité exigée dans le cadre de la réforme de la facturation

Avec l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique, toutes les entreprises devront passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour la réception des factures dès 2026.

Dans la liste officielle des PDP immatriculées par la DGFIP, on retrouve différents types de solutions : ERP, CRM, mais aussi certaines GED qui intègrent un module PDP. Ces GED-PDP permettent de centraliser la gestion documentaire et d'assurer conformité réglementaire en un seul outil. Elles assurent en plus de l’émission et la réception des factures, leur classement, leur archivage sécurisé et leur accessibilité pour toutes les parties prenantes.

6. Partager de façon sécurisée ses documents

Que ce soit en interne ou avec des partenaires externes, une GED permet d'effectuer un partage simple et sécurisé des documents. Un lien de partage peut être généré très facilement pour donner accès à un tiers. Un clic suffit pour partager un document avec les bonnes personnes, tout en gardant un contrôle total sur son accès. 

Il est généralement aussi possible de définir une durée de validité d’accès, d’ajouter un mot de passe et d’envoyer un message personnalisé.

7. Gérer les versions des modifications

Modifier un document en GED est à la fois simple et sécurisé. Les métadonnées associées assurent une traçabilité complète des modifications. Chaque modification est enregistrée dans un historique détaillé, indiquant qui a modifié quoi et quand.

Cette gestion des versions permet de retrouver facilement d’anciennes versions et d’éviter les erreurs liées aux mises à jour multiples. 

Synthèse des fonctionnalités offertes par une GED

Les solutions de GED référencées par France Num

Les entreprises qui démarrent ou accélèrent leur numérisation ont parfois des difficultés à trouver un expert du numérique pour les accompagner ou à faire un choix parmi la diversité des solutions disponibles. Pour faciliter ce choix, France Num référence sur son site internet des professionnels du numérique, en mesure d'accompagner les TPE et PME :  ce sont les Activateurs France Num.

Découvrez les solutions de GED référencées par France Num : 

• Open Bee, rédacteur de cet article, propose une solution GED dédiée aux TPE / PME qui permet de gérer l’ensemble des documents (factures, contrats, bulletins de paie). Open Bee respecte les normes et certifications et garantit un niveau rigoureux de sécurité. La solution dispose d'une interface intuitive et d'options de connectivité avec de nombreux logiciels métiers : 
  Open Bee
   
• Digidoc est un spécialiste de la digitalisation et de la dématérialisation des processus métiers. Son expertise couvre la GED, la signature électronique et la gestion des documents administratifs (factures, bulletins de paie, contrats). Digidoc propose une offre clé en main, incluant l’installation, la formation et le support technique, garantissant ainsi une transformation numérique fluide et conforme aux exigences réglementaires :
  Digidoc
   
• Dimo Software propose des solutions de GMAO, CRM, gestion financière et dématérialisation pour optimiser les processus métiers. Grâce à un accompagnement complet, la solution permet une intégration fluide et performante : 
  Dimo Software 
   
• Entropics, éditeur de la suite ZenSolutions, développe des solutions GED simples et performantes pour accompagner la transition digitale des entreprises. En plus de ses logiciels, Entropics propose audit, formation et installation pour une gestion documentaire optimisée : 
  Entropics
   
• GedZilla propose des solutions innovantes pour une gestion documentaire optimisée et sans papier. De la capture à l’archivage en passant par l’automatisation des processus, nous accompagnons les entreprises dans la digitalisation complète de leurs documents. Avec une équipe experte et des technologies performantes, GedZilla garantit une gestion sécurisée, efficace et conforme aux exigences réglementaires :
  GedZilla
   
• Oxodoc propose une GED complète permettant de centraliser et structurer l’ensemble des documents d’une entreprise. Véritable cœur du savoir de l’organisation, cette solution facilite la gestion du cycle de vie documentaire, de l’acquisition à l’archivage, en intégrant tous les services de l’entreprise dans un même logiciel :
  Oxodoc
   

Le conseil de l’experte

Longtemps considérée comme un projet complexe réservé aux grandes entreprises, la GED est aujourd’hui accessible à toutes les entreprises, y compris les TPE et PME. De nombreux éditeurs proposent désormais des solutions GED spécialement conçues pour les petites entreprises. 

Ces solutions qui offrent des versions préconfigurées faciles et très rapides à déployer, permettant ainsi à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, de bénéficier des avantages offerts par la gestion documentaire pour gérer son entreprise de façon efficace.  

Fiche pratique réalisée par Open Bee, Activateur France Num et expert en gestion documentaire numérique. Open Bee accompagne les entreprises et institutions publiques dans leur transformation digitale en leur offrant des solutions sécurisées et innovantes pour la gestion, le partage et l'archivage de leurs documents.
 

En savoir plus

• Comment sécuriser le stockage de vos documents grâce au coffre-fort numérique ?
• Cloud pour les TPE : pourquoi stocker et sauvegarder vos données en ligne ?
• Dématérialisation pour les entreprises : guide pratique
• Dématérialisation des documents : 5 bonnes raisons d’utiliser une GED
• Comparatif des logiciels GED : lequel choisir ?
• Dématérialisation des documents : GED vs SAE, quelles différences ?