Facturation électronique entre entreprises : une obligation et des opportunités pour les TPE-PME

Dossier | Publié le 09 décembre 2022 | Mis à jour le 28 février 2024

Les TPE et PME devront être en mesure de recevoir et émettre les factures au format électronique dans les prochaines années. A la clef, ce chantier permettra de simplifier la vie des entreprises, de réduire les délais de paiements et de lutter contre la fraude à la TVA.

Photo illustrative
Mohamed Hassan - Pixabay

La facturation électronique, déjà obligatoire dans le cadre des marchés publics depuis le 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises, va progressivement être étendue aux échanges entre entreprises (et associations) assujetties à la TVA, établies en France. Elle s’accompagnera de l’obligation de transmettre les données relatives à certaines opérations et à certains paiements à l’administration.

Selon le Baromètre France Num 2023, les TPE et PME sont équipées à 70% de logiciels de facturation (en progression de 13 points par rapport à 2021). Et parmi celles-ci 39 % ont numérisé en 2021 plus de 50 % de leurs factures dans un format permettant leur traitement automatisé.

Néanmoins, selon  une étude réalisée par l'éditeur Regate, en collaboration avec l’institut CSA, seules 11 % des entreprises sont capables de définir correctement ce qu'est vraiment une facture électronique et 57 % ignorent le calendrier de la réforme. Il s’agit pourtant d’une obligation… et d’une opportunité d’améliorer le fonctionnement de son entreprise, ainsi que les relations avec ses clients et ses fournisseurs.

La facture électronique va devenir progressivement obligatoire entre les entreprises

La facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France va progressivement devenir obligatoire .

    Important : La loi de finances 2024, fixe le nouveau calendrier de déploiement du dispositif qui comprend 2 étapes :

    A partir du 1er septembre 2026 toutes les entreprises seraient tenues de recevoir les factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire sont dans l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique. .

    A partir du 1er septembre 2027 les TPE et les PME sont dans l'obligation d’émettre leurs factures au format électronique.

    La mise en œuvre de la transmission des données de transactions à l'administration fiscale (e-reporting) suit le même calendrier.

    Toutes les entreprises, y compris les PME et TPE, devront donc à terme être en mesure de recevoir et d'émettre des factures au format électronique.

    Les factures émises sur transactions réalisées entre assujettis à la TVA, devront notamment contenir les mentions obligatoires suivantes :

    • le numéro SIREN ;
    • l'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse du client ;
    • l'information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d'opérations ;
    • la mention de l’option pour la TVA sur les débits par le fournisseur, le cas échéant.

    Cette obligation s’accompagne d’un autre impératif :  la transmission des données relatives à l’ensemble de ses opérations impactant la TVA à l’administration fiscale.

    A terme les PME et TPE devront ainsi également, dans le cadre de l’e-reporting, transmettre à l’administration les données liées aux :

    • opérations de vente et de prestation de services auprès des particuliers (commerce de détail par exemple où il n'y a pas forcément de facture) ;
    • transactions avec des opérateurs établis à l’étranger : exportations, acquisitions et livraisons intracommunautaires (à l’exception des importations dont les données sont récupérées via les douanes).

    Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

    Le fait d’envoyer et de réceptionner une facture par des moyens numériques ne suffit pas à en faire une facture électronique. Au mieux on parlera de facture dématérialisée.

    Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue suivant un format électronique normalisé qui intègre des données structurées.

    Quelles sont les opportunités offertes par la facturation électronique ?

    Levier de simplification et d’accélération de la transition numérique des entreprises, la généralisation de la facturation électronique, pilotée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), vise à :

    • apporter des gains de temps et d’argent aux entreprises pour renforcer leur compétitivité ;
    • faciliter le suivi des factures par les entreprises et améliorer les délais de paiement et donc la trésorerie ;
    • simplifier, à terme, les démarches administratives, via le pré-remplissage de la déclaration de TVA ;
    • améliorer la détection de la fraude et la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises, au bénéfice des entreprises de bonne foi.

    Une opportunité de transformation bien comprise par 90 % des entreprises

    Selon le 4ème Baromètre de la facture électronique réalisé par Generix Group, publié en juillet 2023, plus de 9 entreprises sur 10, estiment que cette réforme constitue une opportunité de se transformer :

    • 46 % estiment qu'elles disposeront d’une gestion plus automatisée de leurs factures et des processus associés ;
    • 42 % privilégient le fait de fiabiliser leurs données ou leurs mécanismes de lutte contre les erreurs et les fraudes ;
    • 38 % pensent que ce sera aussi l’occasion de faire évoluer les logiciels de facturation, trésorerie ou comptabilité  ;
    • 38 % tablent sur un effet positif sur la gestion de trésorerie.

    Et plus de 50 % des entreprises interrogées voient dans la réforme des bénéfices pour leur qualité de données et leurs processus. Elles estiment que le passage à la facturation électronique leur assurera :

    • une meilleure traçabilité des échanges et des actions (53 %) ;
    • une amélioration de la qualité des données échangées (52 %) ;
    • et une réduction des délais de paiement (49 %).

    Des données pour mieux gérer son entreprise

    Les données produites dans le contexte de la facturation électronique constituent une opportunité pour mieux gérer son entreprise. Les données de facturation et de paiement, normalisées et structurées, peuvent être exploitées au service de la stratégie d’entreprise.

    Mises en forme au sein d’un tableau de bord, ces données vont offrir au chef d’entreprise une vision enrichie de ses relations avec ses clients et fournisseurs et de leur impact financier : délais de livraison et de paiement, impayés, TVA, besoin en fonds de roulement et trésorerie…

    Ces informations vont contribuer à une meilleure compréhension du fonctionnement de l’entreprise vis-à-vis de son écosystème et contribuer à un meilleur pilotage de l'entreprise.

    « Le dispositif ne doit pas être vu comme une contrainte mais comme une opportunité pour les TPE-PME. La dématérialisation […] est un outil formidable pour réduire les retards de paiement. […]
    »

    Pierre Pelouzet

    • Médiateur des entreprises

    Comment mettre en œuvre la facturation électronique concrètement ?

    Le choix de la solution dépend du nombre de factures que l’entreprise produit chaque année. Voici les différents types de solutions disponibles, correspondant aux besoins des TPE et PME, en fonction du volume de factures qu’elles émettent.

    1. S’appuyer sur son expert-comptable

    Les petites et moyennes entreprises peuvent confier, si elles le souhaitent, la transmission et la réception de leurs factures électroniques, ainsi que la transmission des données de transactions et de paiement à leur expert-comptable. Dans ce cas de figure, c’est lui qui se chargera d’émettre les factures pour le compte de l’entreprise ainsi que de transmettre à l’administration les données de reporting.

    Si vous souhaitez opter pour ce type de prestations, rapprochez-vous de votre expert-comptable pour vous assurer qu’il prépare bien la mise en place de cette nouvelle obligation, et connaître les conditions associées.

    2. Utiliser son logiciel comptable

    Les entreprises disposant d’un logiciel pour leur comptabilité pourront dans la plupart des cas utiliser les fonctionnalités de transmission que devraient proposer la majorité des solutions.

    Contactez l’éditeur du logiciel utilisé pour savoir :

    • si la solution propose un connecteur qui permet la bonne transmission des factures et donnés d’e-reporting via le raccordement au Portail Public de Facturation (mis en œuvre par l’Etat), à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP – plateforme privée immatriculée par l’administration fiscale), ou à un Opérateur de Dématérialisation (OD) tiers (qui lui-même se connectera à une plateforme – PPF ou PDP) ;
    • si la fonctionnalité de transmission est gratuite ou demande un coût additionnel.

    3. Émettre ses factures et transmettre ses données de façon manuelle

    Pour les entreprises avec un faible volume de factures, il sera possible de s’acquitter manuellement de ses obligations en utilisant les services mis à disposition par certaines plateformes :

    • l’utilisation d’un outil dédié sur certaines plateformes permettra de transformer une facture émise au format PDF simple en une facture numérique dans un des formats normalisés attendus.
    • la saisie directe de ses données de facturation sera également proposée par certaines plateformes notamment via le Portail Public de Facturation (PPF) qui s’appuiera sur la plateforme Chorus Pro qui assure déjà l’échange dématérialisé des factures vers le secteur public. Le PPF offrira un service minimum de transmission des factures et des données de transaction et de paiement

    Transmettre ses données via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), le Portail Public de Facturation (PPF) ou un Opérateur de Dématérialisation (OD)

    Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), qui seront progressivement immatriculées par l’administration fiscale, seront habilitées à transmettre les factures à leurs destinataires et les données de factures ou de transactions à l’administration.

    Le Portail Public de Facturation, directement mis en œuvre par l’administration, offrira des fonctionnalités similaires, dans une logique de service minimum.

    Pour les entreprises qui produisent d’importants volumes de factures, il peut être judicieux de recourir aux services :

    Les PDP, le PPF ou les OD proposeront aux entreprises clientes le raccordement de leurs logiciels de gestion à leurs plateformes. La transmission des factures aux destinataires passera nécessairement par une PDP ou le PPF (soit directement, soit via un OD).

    Les plateformes privées (PDP ou OD) pourront également dans certains cas offrir des fonctionnalités complémentaires à leurs clients, par exemple :

    • l'intégration native avec un logiciel comptable (type SAGE, EBP, SAP, etc..) ;
    • l'intégration native avec un logiciel achat ou logistique (supply chain) pour intégrer, au-delà de la facture, les échanges de devis, bon de commandes, bons de livraisons, accusés de réception ;
    • des fonctionnalité d’affacturage, par un tiers (établissement financier) ;
    • des modules statistiques / tableaux de bord.

    Quand démarrer le passage à la facturation électronique ?

    Il est recommandé de préparer la dématérialisation de ses factures dès maintenant ! Si toutes les entreprises attendent le dernier moment, les prestataires ne seront pas en mesure de faire face à la demande. Et le chantier qui peut s’avérer complexe pour les entreprises qui émettent le plus de factures !

    Il faut d'abord de dresser un état des lieux de ses flux de factures et en faire une cartographie. Sur cette base, il sera possible de définir la stratégie la plus adaptée :

    • émettre ses factures directement (dans ce cas il conviendra de choisir sa plateforme de dématérialisation) ;
    • ou passer par un tiers (experts comptables, logiciel de gestion, opérateurs de dématérialisation).

    La majorité des PME et TPE n’auront qu'à s'appuyer sur les outils mis à disposition par leur expert-comptable ou sur leur outil de gestion comptable, qui prendront en charge la complexité de ce chantier. L'idéal est de vous rapprocher d'eux pour en profiter pour mettre en œuvre dès à présent la collecte et la dématérialisation de l'ensemble des documents comptables.

    Ressources pédagogiques

    Fiches explicatives de la DGFiP à destination des TPE PME

    Élaborées par le groupe de travail PME piloté par la Mission facturation électronique de la DGFiP, en collaboration avec des représentants des TPE PME, ces fiches répondent aux principales questions qu'elles peuvent se poser.

    Idées reçues sur la facturation électronique : faites le point !

    La DGFiP propose 5 fiches pratiques pour tordre le cou aux idées reçues et mieux comprendre la réforme de la facturation électronique :

    Trois vidéos pour tout comprendre

    Découvrez les vidéos pédagogiques et humoristiques du Conseil National de l’Ordre des Experts Comptables (CNOEC), partenaire France Num, sur les obligations de facturation électronique et de e-reporting :

    En savoir plus

    Alexandre Streicher et Julien Karachehayas | Licence Creative Commons BY-NC-SA 3.0 FR

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