Facturation électronique : ce qui change pour les notes de frais

Notes de frais et facturation électronique : ce qui change (et ce qui demeure) 

La réforme relative à la facturation électronique, pilotée par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP), prévoit que toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, soient en mesure de :

• recevoir et émettre les factures au format électronique (« e-invoicing ») ;
• transmettre les données relatives aux autres opérations impactant la TVA à l’administration fiscale (« e-reporting »).

Qu'est-ce que cela implique pour la gestion des notes de frais par l'entreprise (notes de restaurant, d'hôtel, de parking ou d'autoroute) ? 

Jusqu'à présent, lorsqu'un salarié invite un client ou un fournisseur au restaurant, il règle l'addition, récupère la facture avec mention de la TVA, puis la transmet à son employeur sous forme de note de frais pour être remboursé. L'entreprise comptabilise la dépense et déclare la TVA déductible.

Avec la réforme de la facturation électronique, à partir du 1^er septembre 2026, tout change dès lors que l'addition dépasse 150 euros HT. 

Pour les dépenses inférieures à 150 € HT : rien ne change

Si la note de frais est inférieure à 150 euros HT, il n'y a pas d'obligation d'émettre une facture électronique normée. Un simple justificatif (comme un ticket de caisse ou une facturette) remis au salarié suffit. 

Le salarié transmet le justificatif de sa dépense au service comptabilité de son employeur, comme il le fait aujourd'hui. L'entreprise destinataire pourra utiliser ce justificatif pour déclarer la TVA déductible.

Le fournisseur (restaurateur, hôtelier, parking, etc.) doit, de son coté, déclarer l'opération en e-reporting B2C. 

Pour les dépenses supérieures ou égales à 150 € HT : les obligations évoluent

Si la note de frais est supérieure à 150 euros HT et qu'il s'inscrit dans un cadre professionnel entre deux entités françaises assujetties à la TVA, le fournisseur a l'obligation légale d'émettre une facture électronique B2B (e-invoicing). 

Ce document n'est plus remis en main propre sur papier, au collaborateur qui bénéficie de la prestation. La facture transite directement de la solution de caisse du fournisseur (restaurateur, hôtelier, etc.) vers la Plateforme Agréée (PA) de l'entreprise.

La facture transmise électroniquement au nom de l'entreprise, doit comporter son numéro SIREN et son adresse de facturation électronique (ou celle de la Plateforme Agréée), afin de pouvoir être utilisée pour déclarer la TVA déductible. 

La déclaration des notes de frais : tableau récapitulatif

La frontière entre ces deux mécanismes peut sembler poreuse. Pour vous aider à y voir clair et à paramétrer vos outils comptables, voici comment classer les dépenses courantes de vos collaborateurs.

Comment bien préparer la gestion des notes de frais ? 

Pour éviter les frictions administratives en septembre 2026, anticipez la réforme en suivant ce plan d'action. 

Sensibilisez les équipes

Prenez le temps d'expliquer la règle des 150 € HT à vos collaborateurs. 

Expliquez leur l'importance pour tout achat B2B de plus de 150 € HT d'avoir le SIREN de l'entreprise toujours sur eux pour que le commerçant puisse établir une facture conforme et la router vers la bonne Plateforme Agréée, il aura besoin du numéro SIREN de l'entreprise.

Rappelez-leur qu'il s'agit d'éviter les erreurs à la caisse (ex: un hôtel à 300 € réglé avec un simple ticket sans SIREN) qui bloqueraient la récupération de la TVA.

Invitez les salariés à numériser immédiatement leurs notes de frais inférieures à 150 euros HT, établies au format papier. Le bon réflexe ? Prendre le ticket en photo via une application mobile certifiée (idéalement intégrée à la solution de gestion de notes de frais) dès la sortie du magasin pour lui donner une valeur probante (valeur légale identique au papier) et le jeter dans la foulée. 

Fixez des délais de soumission stricts : avec le flux continu de l'e-invoicing, l'expert-comptable a besoin que les notes de frais (les paiements associés) soient remontées rapidement pour faire la réconciliation (le rapprochement bancaire) sans bloquer les déclarations de TVA.

Adoptez des outils de gestion adaptés 

Facilitez la transmission des notes de frais dématérialisées : équipez les collaborateurs d'outils de numérisation afin qu'ils numérisent immédiatement les factures papiers plutôt que de laisser traîner les reçus. Fournissez une application de gestion des notes de frais avec reconnaissance optique de caractères (OCR) pour automatiser la saisie des montants et de la TVA des petites dépenses.

Privilégiez un outil qui facilite la centralisation de l'ensemble des informations, notamment du circuit de remboursement. C'est indispensable pour faciliter l'association de la facture électronique à la note de frais du salarié et sécuriser l'entreprise contre le risque de double paiement. C'est le plus grand danger de cette transition pour une PME : le salarié paie un hôtel 200 € avec sa carte personnelle et l'hôtel émet une facture électronique directement sur votre plateforme (e-invoicing). Dans ce cas l'entreprise risque de payer la facture au fournisseur, ET de rembourser la note de frais au salarié. Pour s'en prémunir, la solution doit idéalement proposer des contrôles de cohérence. 

Mettez en place une gestion du cycle de vie des factures : pour sécuriser les traitements comptables, les entreprises devront, par ailleurs, mettre en place un processus de revue systématique des factures reçues via les plateformes agréées. Vous devrez adopter un outil capable de transmettre les statuts ("Approuvée", "Refusée", "Payée"). 

Le conseil de l'expert

L'idéal pour les TPE et PME c'est d'adopter des solutions qui permettent de gérer l'ensemble du processus : 

• Logiciel de facturation électronique (e-invoicing) : émettez et recevez les factures de vos fournisseurs au format électronique requis.
• Notes de frais automatisées : vos salariés photographient leurs tickets. La solution extrait la TVA et l'archive avec une valeur probante légale (zéro papier).
• Centralisation : les  factures fournisseurs et les notes de frais collaborateurs sont réconciliées avec les paiements, prêtes pour l'expert-comptable ou le logiciel comptable.

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