Faciliter la relation avec son expert-comptable avec la pré-comptabilité

Qu’est-ce que la pré-comptabilité ?

La pré-comptabilité, également appelée gestion pré-comptable, désigne l’ensemble des tâches à accomplir en amont de l’intervention de l’expert-comptable pour fluidifier les échanges et faciliter vos relations.

Ainsi, la pré-comptabilité se concentre sur la collecte, l’organisation et la transmission de l’intégralité des documents indispensables pour préparer la clôture comptable mensuelle :

• factures clients ;
• factures fournisseurs ;
• justificatifs de dépenses, tels que les notes de frais ;
• transactions bancaires.

Les différentes étapes de la pré-comptabilité

La pré-comptabilité regroupe toutes les opérations à réaliser en amont de l’intervention de l’expert-comptable visant à fiabiliser la transmission des éléments indispensables à l’établissement des comptes de l’entreprise :

• collecte des pièces comptables ;
• contrôle et validation des pièces comptables ;
• réconciliation comptable ;
• préparation des paiements pour les factures d’achats ;
• vérification de la réception des paiements de la part des clients de l’entreprise ;
• mise à jour des différents journaux comptables (journal des achats, journal des ventes, journaux de trésorerie, etc.) ;
• export des pièces comptables vers le logiciel de comptabilité.

Ce processus comptable concerne l’ensemble des pièces justificatives nécessaires à la tenue de la comptabilité : factures, bons de commande, notes de frais, relevés de transactions bancaires, etc.

Pour quelles raisons faire sa pré-comptabilité ?

Avec l’essor du numérique, la pré-comptabilité s’affirme comme un rouage essentiel pour la gestion comptable et commerciale d’une entreprise. En effet, elle contribue à mieux contrôler, surveiller et piloter l’activité.

Voici les principaux bénéfices que la mise en place d’un processus de pré-comptabilité peut apporter à votre entreprise.

Automatiser ses processus comptables

Aujourd’hui, de nombreux outils en ligne facilitent l’automatisation du processus comptable pour limiter les interactions humaines avec les données comptables de l’entreprise. Par exemple, une solution de gestion pré-comptable se charge de :

• collecter automatiquement les pièces comptables ;
• utiliser la technologie de reconnaissance des caractères (OCR) pour détecter et extraire les données contenues dans les documents comptables ;
• effectuer un suivi rigoureux des factures d’achats à payer ;
• réaliser les paiements aux dates d’échéance ;
• exporter l’ensemble des écritures comptables vers le logiciel de comptabilité de l’entreprise.

Gagner du temps

Automatiser la saisie des données permet de gagner du temps sur l’exécution et de libérer vos collaborateurs de cette mission chronophage. De cette façon, ils se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise.

Enregistrer l’ensemble des transactions au jour le jour vous permet de disposer d’informations financières en temps réel. Ainsi, vous établissez vos rapports de suivi d’activité en un temps record.
 

Réduire le risque d’erreurs

L’automatisation des processus comptables apparaît comme une étape indispensable pour limiter au maximum le risque d’erreurs et ainsi disposer d’une pré-comptabilité exacte. En effet, supprimer la saisie manuelle des données et limite les interventions humaines sur les enregistrements comptables réduit le nombre d’erreurs.

Par conséquent, vous disposez d’informations fiables lorsque vous évaluez la situation financière de l’entreprise.

Faciliter la prise de décision

La gestion pré-comptable est un outil précieux pour la prise de décisions stratégiques. En favorisant une mise à jour des données en continu, elle permet d’opérer une analyse financière précise :

• prévision des flux de trésorerie pour améliorer la visibilité sur les liquidités disponibilités au cours de l’année ;
• établissement des budgets pour déterminer les différentes marges et mieux anticiper les dépenses de l’entreprise ;
• tenue d’une comptabilité analytique pour disposer d’une vision très précise du coût de production de chaque produit ou service.

À partir d’un simple tableau de bord, vous êtes en mesure d’analyser les différents postes de dépenses avec précision. Cette solution est idéale pour contrôler le respect de vos budgets et identifier rapidement des coûts supérieurs à la normale.

De plus, la pré-comptabilité est un outil essentiel pour assurer le suivi de vos stocks avec précision. De cette façon, vous vous évitez toute rupture de stock qui impacterait négativement votre chiffre d’affaires et vous gagnez du temps pour vos travaux comptables de fin d’année.

Comment mettre en place une gestion pré-comptable efficace ?

Convaincu par les bénéfices de la gestion pré-comptable pour votre entreprise, vous souhaitez savoir comment implémenter cette solution dans les meilleures conditions. Voici les différentes options qui s'offrent à vous.

Opter pour l’outil proposé par son expert-comptable

En tant que partenaire privilégié de votre entreprise, l’expert-comptable apparaît comme le professionnel le mieux à même de vous recommander un outil de pré-comptabilité adapté. En effet, il connaît votre secteur d’activité ainsi que vos besoins. Par conséquent, il saura vous conseiller un logiciel parfaitement adapté sans fonctionnalités inutiles ou un surcoût.

Certains cabinets comptables travaillent sur des logiciels de comptabilité parmi les plus réputés en France tandis que d’autres ont développé leur propre solution en interne pour répondre aux impératifs de leurs clients.

Le principal atout de choisir l’outil proposé par votre expert-comptable c'est la garantie de sa compatibilité avec la solution de gestion comptable utilisée par le cabinet.

En revanche, si vous désirez changer d’expert-comptable, vous aurez l’obligation de migrer vos données vers la solution de votre nouvel expert-comptable. Cette transmission est assurée par l'ancien cabinet. La reprise des données peut entrainer un surcoût. Pour éviter ce surcoût, pensez à inclure la reprise de la comptabilité dans la lettre de mission.

S’équiper d’un logiciel de pré-comptabilité

Les logiciels dédiés à la pré-comptabilité constituent une alternative efficace pour l’automatisation des processus comptables des entreprises. En effet, ces outils, de plus en plus répandus, permettent aux entreprises d'internaliser facilement l'intégralité de la gestion pré-comptable. 

Pour ce faire, le logiciel de gestion pré-comptable vient se greffer au cœur de l’activité de l’entreprise et joue le rôle d’intermédiaire entre les différents intervenants :

• récupération des factures fournisseurs ;
• téléchargement des bons de commande depuis l’ERP de l’entreprise ;
• mise à jour des journaux d’achats, de ventes et de banque ;
• préparation et export des écritures comptables vers le logiciel de comptabilité ;
• transmission des libellés pour les transactions bancaires.

Le conseil de l'expert

Un logiciel de pré-comptabilité occupe une place centrale pour améliorer la gestion de votre activité, car cette solution vous apporte les bénéfices suivants :

• s’appuyer sur une comptabilité juste ;
• se conformer à ses obligations réglementaires ;
• sécuriser les données de l’entreprise ;
• maîtriser les coûts ;
• respecter les délais de paiement de ses fournisseurs ;
• réduire les risques d’impayés de ses clients ;
• rationaliser les processus comptables et financiers.

Veillez à bien comparer les principales fonctionnalités ainsi que les possibilités d’évolution de la solution avant de choisir votre logiciel de pré-comptabilité. En effet, certains logiciels qui correspondent à vos impératifs actuels pourraient se montrer inadaptés à vos besoins futurs. Dans ce cas, vous seriez dans l’obligation de rechercher un nouvel outil et de former à nouveau votre personnel à l'utilisation de la solution pré-comptable choisie.

Pour vous aider à choisir un logiciel de pré-comptabilité adapté aux besoins de votre entreprise suivez les conseils de votre expert-comptable ou faites-vous accompagner par un activateur FranceNum.

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Fiche pratique réalisée par Qonto, Activateur France Num. Qonto, spécialiste de la gestion financière et administrative des TPE / PME et des indépendants, automatise la gestion du financement, de la comptabilité et des dépenses.