Dématérialisation des notes de frais : quels avantages pour les TPE-PME ?

Les entreprises sont tenues de rembourser certains frais à leurs employés, sous réserve que ceux-ci fournissent un justificatif et une note de frais. Ces frais professionnels, remboursables, sont de nature diverse. Il peut s’agir de :

• frais de déplacement ;
• frais d’hébergement ;
• frais de repas ;
• frais professionnels (achat de matériel, recours à des abonnements…).

La gestion de ces notes de frais est une tâche chronophage pour les entreprises. De leur côté les salariés sont sensibles à ce que le remboursement de leurs dépenses professionnelles soit le plus simple et le plus rapide possible. Heureusement, il existe une solution efficace pour optimiser leur traitement : la dématérialisation.

Reconnue par l’administration fiscale, la dématérialisation des notes de frais présente de nombreux avantages pour les TPE-PME.

Dématérialisation des notes de frais : que dit la loi ?

De nombreuses lois ont vu le jour ces dernières années pour encadrer le développement du digital et le déploiement de la dématérialisation. L’objectif ? S’adapter aux évolutions technologiques et aux besoins des entreprises.

L’histoire commence en 2010 avec la libéralisation du recours aux factures dématérialisées par la directive européenne 2010/45/UE qui permet dès 2012 aux entreprises d’émettre des factures numériques, de les réceptionner et de les conserver.

Le gouvernement se penche sur la dématérialisation des notes de frais en 2017. L’arrêté du 22 mars 2017 généralise le recours à ce processus pour permettre aux entreprises de numériser les factures reçues au format papier.

En application de l’article L.243-16 du code de la Sécurité Sociale, l’arrêté du 23 mai 2019 vient préciser les modalités de numérisation des documents établis sur support papier pour harmoniser les exigences de l’Urssaf et celles de l’administration fiscale.

Grâce à ce texte, depuis le 1er juillet 2019, les entreprises n’ont plus l’obligation de conserver leurs justificatifs de notes de frais en version papier. Elles peuvent ainsi dématérialiser les notes de frais et conserver les justificatifs fournis par chaque salarié en version numérique.

Pour que la note de frais dématérialisée ait une valeur probante, il faut néanmoins que certaines règles soient respectées. En effet :

• la version numérique des justificatifs doit être conforme à l’original, tant dans son image que dans son contenu. Aucune information ne doit être perdue ;
• le document doit être numérisé au format PDF ou PDF/A-3 pour assurer la pérennité des données qu’il contient ;
• la note de frais dématérialisée doit disposer d’une signature électronique pour garantir son authenticité ;
• une copie numérique de chaque facture doit être conservée, en utilisant une méthode d’archivage à valeur probante.

Pourquoi dématérialiser les notes de frais ? Les avantages du processus

La dématérialisation des notes de frais présente des avantages concrets pour les TPE-PME, notamment sur le plan financier.

Un gain de temps

La gestion des notes de frais est chronophage, à la fois pour le salarié et pour le manager chargé de leur validation. En effet, il faut :

• saisir la note de frais ;
• transmettre le justificatif correspondant aux différents services ;
• contrôler les documents transmis ;
• s’assurer que la politique de remboursement de l’entreprise est respectée ;
• corriger les erreurs et les oublis éventuels.

Selon une étude de la Global Travel Association (GBTA), le traitement d’une note de frais prend 20 minutes en moyenne. Et chaque erreur rallonge la durée de travail de 18 minutes environ. Un temps qui pourrait être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Grâce à la dématérialisation des notes de frais, leur durée de validation est fortement réduite, permettant un remboursement plus rapide. Selon une étude publiée en septembre 2023 par l’Ifop et Mooncard, les cadres de TPE sont 75 % à devoir patienter plus de deux semaines pour se faire rembourser. Un délai trop long pour certains collaborateurs qui ont avancé leurs frais professionnels.

En effet, à l’heure d’internet, du e-commerce et de l’intelligence artificielle, les salariés ont du mal à accepter la lenteur des procédures. Ils s’attendent à ce que l’entreprise utilise des outils automatisés pensés pour gagner un temps précieux.

La dématérialisation des notes de frais permet ainsi d’accélérer le remboursement des dépenses professionnelles pour des salariés moins stressés et plus à même de fournir un travail efficace.

Une réduction des dépenses

Selon l'étude GBTA citée plus haut, la gestion d’une note de frais papier représente un coût moyen de 50 euros.

Même s’ils n’affectent pas directement la trésorerie de l’entreprise, les coûts cachés sont nombreux et importants.

Ainsi, l'espace de l’espace de stockage nécessaire pour archiver les notes de frais est onéreux. Les justificatifs doivent être conservés jusqu'à 10 ans pour pouvoir être présentés en cas de contrôle. La dématérialisation des notes de frais permet de faire de belles économies en réduisant ces frais.

Elle permet aussi de disposer de données pour faciliter la gestion et le pilotage de sa trésorerie. Elle permet aussi de suivre en temps réel les dépenses de fonctionnement des salariés pour anticiper les frais professionnels à venir, et limite le risque de fraude.

Un risque d’erreur moins important

Une note de frais papier sur 5 comporte une à plusieurs erreurs estime l’étude GBTA. Il peut s’agir :

• d’erreurs de saisie ou de retranscription sur les logiciels de gestion et de comptabilité ;
• d’oublis concernant la TVA récupérable ;
• de pertes de justificatifs des notes de frais.

Autant d’erreurs qui sont synonymes de pertes de temps puisqu’elles nécessitent une correction.

Avec la dématérialisation des notes de frais, la plupart de ces erreurs peuvent être évitées. Grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), le salarié n’a plus besoin de saisir manuellement ses notes de frais. Le système OCR lui permet simplement de scanner son justificatif au format papier pour le dématérialiser sans erreur.

De même, la gestion numérique des notes de frais réduit considérablement le risque de détérioration qui pèse sur les documents établis au format papier.

Une procédure plus simple et plus rapide

Selon l'étude de l’Ifop et Mooncard, citée plus haut, la perte des justificatifs papier est une véritable angoisse pour une majorité de cadres, quasiment 60 % d’entre eux s’en inquiètent. Leur digitalisation le plus tôt possible rend la procédure plus fiable.

Les notes de frais dématérialisées sont toutes stockées sur un espace en ligne unique. Les différents services de votre entreprise (financier, ressources humaines, etc.) peuvent ainsi accéder facilement aux justificatifs apportés par vos salariés et à leurs notes de frais.

De même, vous assurez une meilleure conformité en cas de contrôle fiscal ou de contrôle Urssaf grâce à la dématérialisation. En effet, vous pouvez leur présenter les justificatifs demandés facilement et rapidement.

Et la centralisation des données relatives aux frais engagés par les salariés vous permet aussi d’opérer un meilleur contrôle des dépenses professionnelles pour optimiser vos budgets.

Comment dématérialiser les notes de frais ?

Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais

Plusieurs logiciels de gestion des notes de frais coexistent sur le marché. A coté des logiciels spécialisés, il est souvent possible d'utiliser l’outil de votre expert-comptable pour dématérialiser vos notes de frais.

La plupart offrent des fonctionnalités indispensables pour réduire le risque d’erreurs de saisie. En effet, ces outils guident le salarié afin qu’il renseigne correctement chaque donnée (nature de la dépense, taux de TVA, etc.). Ils facilitent ainsi la saisie des notes de frais des employés.

Certains outils permettent aussi de prendre en photo les justificatifs de paiement pour les associer à chaque dépense professionnelle réalisée et faciliter la tâche du service comptable.

En utilisant un logiciel, vous rendrez votre gestion des notes de frais plus performante. En cas d’erreur ou d’anomalie, certains logiciel facilitent la détection du problème et la mettent en évidence afin de la corriger au plus vite.

Utiliser des cartes de paiement professionnelles

Une autre solution permet d’automatiser la gestion des notes de frais, du paiement de la dépense à sa comptabilisation : la carte de paiement professionnelle.

Toutes les dépenses réalisées avec cette carte sont directement déversées dans le logiciel comptable de l’entreprise sous forme d'écritures comptables que le comptable lui-même n’a pas besoin de ressaisir.

Grâce à cette carte accessible après souscription d’un compte professionnel, le collaborateur qui en fait usage n’a plus besoin d’avancer ses frais professionnels puisqu’il utilise les fonds de l’entreprise. Bien sûr, vous gardez un contrôle total sur les dépenses professionnelles engagées par vos salariés.

En souscrivant un compte professionnel, vous pouvez ainsi attribuer une carte professionnelle à vos salariés et :

• gérer le budget alloué à chaque collaborateur ;
• définir un plafond de dépense pour chaque carte ;
• visualiser vos dépenses en temps réel pour réagir en conséquence.

Il s’agit d’une solution très intéressante pour optimiser le pilotage de vos dépenses et la gestion des budgets de chaque service.

En résumé

Vous l’avez compris, la dématérialisation des notes de frais présente de nombreux avantages, à la fois pour votre entreprise et pour vos collaborateurs. Pour en faire bon usage, il faudra toutefois vous assurer que l’archivage soit sécurisé, que chaque document numérique soit identique à l’original et que le processus respecte l’intégrité des documents en cas de contrôle.

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Fiche pratique réalisée par Qonto, Activateur France Num. Qonto, spécialiste de la gestion financière et administrative des TPE / PME et des indépendants, automatise la gestion du financement, de la comptabilité et des dépenses.