Comment sécuriser le stockage de vos documents grâce au coffre-fort numérique ?

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort numérique est un service en ligne d’archivage des données et des documents sensibles, sur une longue durée (que vous définissez). Il permet à chaque dirigeant de dématérialiser et sécuriser le stockage des documents importants qu'il manipule chaque jour dans le cadre de son activité. L'accès au coffre-fort est personnalisé : certains documents ne sont accessibles qu’à un individu, d’autres à toute l’équipe. Chaque utilisateur dispose donc de ses mots de passe personnels. Cette gestion des accès assure la sécurité et la confidentialité des documents stockés.

La mise en place d'un coffre-fort électronique s'est accélérée au sein des entreprises depuis le vote de la loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (dite loi El Khomri) qui incite à son recours pour des gains de temps et de coûts, mais aussi pour son impact en terme de responsabilité sociétale des entreprises (RSE).

L’usage du coffre-fort numérique permet de :

• stocker vos documents administratifs : Kbis, papiers d’identité, devis et factures, contrats, notes de frais, bulletins de salaire… À tout moment, que vous soyez connecté depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone, vous pouvez consulter ces documents ;
• donner un accès dédié à chacun de vos salariés pour consulter et télécharger le contrat de travail, les bulletins de salaire… en conformité avec les obligations RGPD relatives à la gestion des données personnelles. Cela vous évite aussi une impression, une mise sous pli et un timbre ;
• éditer des duplicatas quand les originaux sont perdus ou lorsque vous faites l’objet d’un contrôle.

La mise en place d’un coffre-fort numérique répond à plusieurs objectifs :

• protéger vos données les plus importantes (notamment les données personnelles) ainsi que celle de vos clients, fournisseurs ou partenaires ;
• récupérer de l’espace dans les locaux dédiés à l’archivage des documents ;
• gagner en productivité en l’absence de tâches comme la photocopie, la mise sous pli et la gestion du courrier papier ;
• trouver rapidement un document en étant sûr de sa validité et de son authenticité ;
• simplifier l’échange de documents et la communication avec vos interlocuteurs ;
• limiter l’usage de matériaux consommables : papier, encre, colle…

Quels usages pour les professionnels avec un coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort numérique simplifie les relations et le partage de documents avec l’ensemble des interlocuteurs d’un dirigeant. Il permet de centraliser en un endroit tous les documents utiles de façon dématérialisée.

En quelques clics, vous pouvez accéder aux documents qui peuvent vous être demandés dans le cadre de démarches auprès d’un établissement financier ou d'une administration publique, comme par exemple dans le cadre d’un appel d’offres.

L’expert-comptable peut accéder directement à tous les documents utiles pour suivre la comptabilité de l’entreprise et réaliser le compte de résultat en fin d’exercice : factures reçues et émises, relevés des états bancaires... L’ensemble des pièces comptables comme le bilan ou les budgets peuvent aussi être stockés.
Si votre entreprise compte des actionnaires ou des  administrateurs, ces derniers peuvent accéder aux comptes de résultat qu’ils doivent voter, ainsi qu’aux procès-verbaux des réunions, quand ils le souhaitent. Ainsi, ils gagnent en autonomie dans l’accès à l’information et ne sont plus obligés de vous contacter et attendre votre communication sur ces sujets ;

Les salariés disposent d’un espace personnel dédié et sécurisé sur lequel vous déposez tous les documents qu’ils sont susceptibles de demander à tout moment : les bulletins de salaire, mais aussi le contrat de travail, le contrat de prévoyance, le contrat de la mutuelle de santé. Cela peut aussi inclure les documents émis lors d’une rupture de collaboration : solde de tout compte, attestation employeur, certificat de travail… Dans cette perspective, si vous avez un Systèmes d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH), il est indispensable de l'interfacer avec votre coffre-fort numérique.
A noter que chaque salarié dispose d’un droit de refus sur l'archivage électronique de ses bulletins de salaire, ce qui implique de continuer une transmission papier.

Les clients et les fournisseurs peuvent eux aussi disposer d’un espace dédié où ils retrouvent votre relevé d’identité bancaire et peuvent déposer le leur, tout comme les bons de commande à valider et validés, les factures payées ou à payer, le contrat qui vous lie à eux…

Les normes de référence pour un coffre-fort électronique adapté

Tout prestataire d’une offre de coffre-fort numérique doit respecter, afin de garantir le niveau de sécurité requis, un certain nombre de normes et disposer d'agréments. Ne retenez une offre qu’à la condition qu’elle respecte ces obligations :

• la norme NF Z42-020 vérifie que l’offre de coffre-fort numérique répond aux fonctionnalités attendues et en particulier la garantie de l’intégrité des documents dans le temps ;
• la certification ISO 27001 assure que l’entreprise proposant le coffre-fort numérique dispose d’un système fiable de management de la sécurité des informations et protège chaque utilisateur contre la perte, le vol, l’altération, l’intrusion sur les données confiées. Et qu’elle a mis en place des processus de maintien de l’activité en cas de sinistre ;
• la norme NF Z42-026 contrôle et valide les conditions de numérisation d’un document afin d’assurer l’équivalence entre un document papier et numérique.
• la norme NF 42-025 définit et valide le respect du processus proposé par un coffre-fort en matière de gestion des bulletins de paie ;
• la certification AFNOR NF 203 vérifie la conformité d’un coffre-fort numérique à la nome NFZ42-020. Elle permet de vérifier que les spécifiés fonctionnelles du coffre-fort numérique garantissent l'intégrité des données numériques dans le temps.
• la norme eIDAS indique que le coffre-fort numérique applique un système d’identification électronique interopérable entre différents systèmes permettant de développer la confiance dans les documents numériques traités ;
• l’agrément SIAF atteste que l’entreprise proposant un coffre-fort électronique est habilitée à la conservation d’archives publiques ;

Quelques exemples d’offres de coffre-fort numérique

Voici une liste indicative de solutions de coffre-fort numérique :

• Ceurity.com : coffre-fort électronique (certifié) communicant qui inclut l’ensemble des fonctionnalités et garanties offertes par un coffre-fort numérique (horodatage, scellement des archives, journal des preuves, chiffrement, etc) ;
• Digiposte : plateforme de coffre-fort numérique pour les entreprises, avec une dominante pour les archives liées aux documents RH ;
• DocuWare : logiciel de gestion électronique de documents, avec un coffre-fort numérique (certifié) complet pour stocker, partager, consulter et garantir l’intégrité des documents déposés ;
• Silae : plateforme de coffre-fort numérique (certifié) pour les entreprises, avec une dominante pour les archives liées aux documents RH ;
• Efalia vous propose un coffre-fort électronique (certifié), plutôt destiné aux PME, simple d’utilisation qui garantit la valeur probante de vos documents numériques, dans le temps et ce de manière sécurisé ;
• Gerermesaffaires.com met à la disposition des TPE et PME un coffre-fort numérique (certifié) complet ;
• Xelians propose une solution de coffre-fort numérique (certifiée) orientée PME et professions libérales ;
• Openbee fournit avec son offre Starter, un coffre-fort électronique (certifié) très modulaire adapté aux TPE et PME.

Comment choisir un coffre-fort numérique en 5 points clés

Pour résumer : quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort numérique fait disparaître toute une série de tâches chronophages en assurant la sécurité et la confidentialité des données. Pour être satisfait de la solution retenue, assurez-vous :

• que vous puissiez créer des espaces dédiés selon le profil des interlocuteurs avec qui vous désirez partager des documents et communiquer des informations ;
• que l’accès soit sécurisé : chaque personne dispose d’un identifiant et d’un mot de passe uniques, et toute action est horodatée avec un historique en cas de litige, par exemple ;
• que la confidentialité soit assurée pour vos documents et ceux mis à disposition de vos interlocuteurs ;
• que vous puissiez accéder au coffre-fort numérique depuis un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone selon là où vous êtes.

En savoir plus

• Dématérialisation pour les entreprises : Guide pratique
• Le coffre-fort numérique s'ouvre aux documents RH (archimag.com)