Comment gérer et gagner du temps avec le numérique ? Conseils clés pour les petites entreprises

La gestion efficace du temps est essentielle pour tout entrepreneur qui doit jongler entre de multiples rôles. Voici quelques astuces pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre temps et à optimiser votre productivité.

Planifiez votre semaine pour une meilleure gestion de votre temps

La planification de votre semaine est essentielle pour bien gérer votre temps, que vous soyez artisan, commerçant, travaillant à domicile ou à la tête d’une entreprise individuelle ou d’une PME. La planification vous permet de prévoir et de structurer l’organisation de votre emploi du temps pour déterminer quelles sont les tâches prioritaires. Dans cet article, nous vous donnons quelques astuces pour bien prévoir votre semaine et optimiser votre temps.

La solution :

Utilisez un calendrier en ligne qui offre la possibilité de planifier facilement ses journées, semaines et mois pour créer des évènements, des rappels et des tâches à accomplir, et les partager si besoin est avec d’autres personnes. Un calendrier en ligne a aussi l’avantage d’être synchronisable sur un ordinateur, un smartphone ou encore une tablette.

Optimisez votre organisation : regroupez vos tâches par projet ou par type

Il peut être utile de regrouper des tâches similaires ou liées entre elles sur une seule journée pour améliorer votre productivité. En consacrant un jour entier à des tâches de recherche de nouveaux clients (prospection, marketing), par exemple, vous pourrez mettre votre créativité au service de diverses activités et éviter de vous éparpiller. Cette approche s’applique également à des obligations pratiques et méthodiques telles que la facturation. En dédiant tout un après-midi à ce travail répétitif, vous gagnerez du temps en les faisant toutes d’un coup.

Deux types de solutions :

• Les outils de gestion de projet vous permettent de planifier, de suivre et de collaborer avec d’autres personnes sur un projet. Ils sont utiles pour organiser toutes les tâches liées à un travail, y compris les délais, les responsabilités et les ressources.
• Les logiciels de planification dans un calendrier pour programmer vos réunions, vos évènements et vos échéances importantes. Ils servent aussi à organiser vos rendez-vous par projet ou par catégorie, et à ajouter des rappels pour vous assurer de ne pas manquer les événement importants.

Créez votre emploi du temps jour après jour

Une structure adaptée est la pierre angulaire d’une semaine bien ordonnancée. Il existe de nombreux modèles préexistants disponibles en ligne que vous pouvez télécharger et remplir pour détailler l’organisation de vos journées. Un bon « canevas » de temps doit tenir dans la même plage horaire pour chaque jour. Cet espace doit être assez aéré pour permettre d’écrire quelques mots à propos de chaque tâche ou objectif, mais pas trop sous peine de devenir rapidement illisible.

Si vous n’êtes pas à l’aise avec l’informatique, vous pouvez utiliser un carnet de notes pour suivre le déroulement de votre semaine et garder votre emploi du temps à portée de main à tout moment.

Les solutions :

Les calendriers en ligne déjà évoqués, mais aussi des outils de gestion du temps qui pour observer la durée que vous passez sur chaque tâche ou projet, et générer des rapports pour analyser votre productivité.

Intégrez les temps personnels

Espérer d’être productif tous les jours et toutes les heures n’est pas réaliste. Il est important de prévoir des périodes de repos pour éviter l’épuisement et la saturation. Lorsque vous planifiez votre semaine, intégrez du « temps d’interruption » pendant lequel vous ne programmez pas forcément de travailler.

Cette période peut être propice à trouver de nouvelles idées. Par exemple, si vos horaires de bureau s’étendent de 9 h à 17 h avec une heure de pause déjeuner, vous pouvez déduire une heure du total pour permettre de prendre des temps pour vous ressourcer.

La solution :

Dans ces moments de « trêve », éteignez votre ordinateur et mettez votre smartphone en mode avion pour ne pas être dérangé.

Plongez-vous dans les tâches spécifiques

Le « deep work » (travail en profondeur) est une méthode de travail qui consiste à vous concentrer de façon consciente sur une tâche spécifique. Pour y parvenir, vous devez vous réserver un laps de temps pendant lequel vous serez libre de tout engagement et vous pourrez vous consacrer pleinement à une seule occupation.

Intégrez des périodes de « deep work » à votre emploi du temps hebdomadaire, en rendant impossible toute distraction ou interruption potentielle pendant ces moments. Cela peut inclure la mise en place d’un panneau « Ne pas déranger » ou d’une réponse automatique aux e-mails.

En conclusion, la planification de votre semaine peut sembler fastidieuse au départ, mais elle peut vous aider à mieux gérer votre temps.

La solution :

Remplissez votre agenda en ligne avec ces plages de temps horaires et n’ouvrez pas votre logiciel de messagerie électronique durant ces moments de travail. Ainsi, vous n’aurez pas la tentation d’être distrait par les mails reçus et la volonté d’y répondre. Tout n’est pas urgent !

Organisez votre journée de travail

Comment structurer efficacement sa journée de travail quand on est à la tête d’une petite entreprise ? Cela peut sembler difficile, voire impossible, tant la vie d’un entrepreneur est remplie de diversité et de surprises. Pourtant, il est tout à fait possible de planifier son temps afin de suivre ses priorités, ses délais et sa progression sur des projets à plus long terme. Nous indiquons des astuces pour organiser votre journée de manière efficace et flexible.

Une des solutions :

Limitez à 1 ou 2 plages horaires fixes par jour le traitement de vos mails et messages reçus pour y répondre. Cela vous libère un temps important pour vous concentrer sur votre travail.

Dressez vos priorités avec une liste de tâches (« to-do list »)

La liste de tâches est un outil indispensable de la gestion du temps. Elle permet de récapituler ce que vous voulez ou devez faire au quotidien, par ordre de priorité. Plus une tâche est urgente ou importante, plus elle est placée en haut de la liste. Cependant, il est déterminant de ne pas rédiger une liste trop longue, au risque de se sentir submergé.

Certains experts recommandent un maximum de 6 éléments par jour, tandis que d’autres limitent la liste à 3 items.

Pour suivre votre progression au cours de la journée, utilisez une check-list (liste de vérification) et cochez au fur et à mesure les tâches que vous avez accomplies.

La solution :

Les outils de gestion de tâches sont utiles pour organiser vos tâches quotidiennes ou hebdomadaires en fonction de leur priorité ou de leur échéance, aussi pour créer des listes de tâches et de les classer par projet ou par type.

Posez des blocs de temps dédiés

Le « time-blocking » est une technique plébiscitée par de nombreux entrepreneurs qui consiste à diviser son temps de travail en blocs dédiés à une activité. C’est l’opposé du « multi-tasking » (multitâches), où l’on accomplit plusieurs tâches sur la même période de manière inefficace.

En se concentrant sur une seule tâche à la fois, on y consacre toute son attention et toute son énergie, ce qui permet de l’effectuer plus rapidement et mieux.

Pour appliquer la technique à son emploi du temps, il faut anticiper les heures où l’on est disponible et les consacrer aux éléments présents dans sa « to-do list ». Il ne s’agit pas nécessairement de faire la tâche la plus importante de la journée en premier. Il vaut mieux affecter la tâche la plus importante aux moments de la journée où sa productivité est à son maximum.

Si l’on est du matin, on peut l’accomplir dès le début de la journée ; si l’on est plutôt de type couche-tard, la fin d’après-midi peut être un moment particulièrement propice. Si l’on a tendance à somnoler après le déjeuner, il est conseillé de réserver cette période à des tâches indispensables, mais qui représentent peu d’efforts, comme l’administratif ou la gestion des feuilles d’horaires.

La solution :

Dans votre calendrier en ligne, utilisez des couleurs pour chaque type de bloc de temps. Vous pouvez ainsi assurer des priorités et aussi les visualiser très rapidement.

Créer un planning hebdomadaire

Pour éviter les surprises et les retards, il est important de planifier vos tâches. Cela permet également de définir les priorités et d’organiser votre temps de manière efficace. Pour créer un planning hebdomadaire, commencez par lister tous les travaux à réaliser pour la semaine en cours.

Classez-les ensuite par ordre de priorité et de complexité (réponses aux emails, prévoir des coups de fil, programmer des réunions…) en différenciant ce qui relève de la routine et des tâches courantes d’autres points non récurrents dans vos missions. Vous pouvez utiliser un tableau ou un calendrier pour visualiser les différents jours de la semaine et y inscrire les tâches à effectuer.

La solution :

Avec un outil de prise de notes sur ordinateur ou sur smartphone, inscrivez ce qui vous vient à l’esprit comme tâches prioritaires et moins essentielles. Classez-les par catégories et répartissez-les ensuite avec soin au sein de votre calendrier en ligne.

Astuces pour améliorer sa productivité au travail

Nous avons tous connu ces journées où le temps semble filer à toute vitesse, où les tâches sur notre liste restent à moitié terminées, et où nous avons l’impression de ne pas avoir fait grand-chose. Si vous cherchez des moyens d’améliorer votre productivité au travail, voici quelques astuces à mettre en pratique dès aujourd’hui.

Identifiez ce qui vous distrait

Dans un monde où la communication est principalement numérique et où les différents équipements (smartphones, écrans, ordinateurs…) rivalisent pour attirer notre attention, rester concentré est plus difficile que jamais. Pour identifier les éléments qui vous distraient le plus souvent, prenez le temps d’observer vos habitudes de travail. Cela peut être des onglets ouverts en trop grand nombre sur votre navigateur, vous poussant à lire des articles de blog ou des actualités au lieu de vous focaliser sur votre tâche, ou bien votre téléphone qui vibre ou fait un flash lumineux à chaque message reçu dans une conversation de groupe.

Une fois que vous avez identifié les éléments qui vous déconcentrent le plus, prenez les mesures nécessaires pour les éliminer temporairement jusqu’à ce que votre tâche soit accomplie. Par exemple, rangez votre téléphone dans un tiroir, fermez tous les onglets inutiles, ou mettez un casque pour éviter d’être interrompu par vos collègues. Avec le temps, ces bonnes habitudes deviendront automatiques et vous aideront à maintenir votre concentration sur vos travaux.

Évitez de faire trop de choses en même temps

Si votre manque de productivité est principalement dû à des interruptions constantes, il est facile de se laisser distraire et de s’éparpiller. Il est courant que les personnes occupées soient sollicitées de toutes parts. Cependant, il est essentiel de comprendre la différence entre être absorbé par son travail, stressé et être réellement productif.

Pour éviter de vous épuiser à force de vouloir tout faire en même temps, faites le point sur ce que vous avez accompli et sur la quantité de travail que vous avez fournie. Si les résultats obtenus ne sont pas à la hauteur de vos efforts, il est peut-être temps de réorienter votre stratégie. Envisagez de travailler sur la qualité de votre activité plutôt que sur la quantité, cela peut vous aider à vous sentir plus en contrôle et plus motivé.

Prenez le temps de vous reposer

La productivité ne signifie pas travailler sans relâche. Prendre des pauses régulières est important pour vous permettre de vous reposer et de vous ressourcer. Si votre emploi du temps est chargé, essayez d’intégrer des périodes de détente dans votre journée. Des pauses de 5 à 10 minutes toutes les heures sont recommandées.

Prendre le temps de se reposer peut vous aider à développer de nouvelles idées et permettre à votre cerveau de faire des connexions entre les choses que vous avez apprises ou observées.

Un chronomètre sur un smartphone avec système de rappel peut aider à bien observer ces blocs de temps de détente.

Améliorez votre efficacité : la différence entre productivité et efficacité

Dans le monde des affaires, le terme « efficacité » est souvent confondu avec « productivité ». Cependant, ces deux concepts sont en réalité très différents, voire antagonistes. La productivité se rapporte au volume de travail que vous produisez, tandis que l’efficacité ramène à la qualité de ce travail.

Par exemple, si vous êtes une entreprise qui fabrique des jouets en bois, votre productivité est mesurée par le nombre d’unités que vous pouvez préparer en une journée. En revanche, votre efficacité dépend de la qualité du jouet lorsque le client l’achète, de l’énergie requise pour les fabriquer et des dépenses nécessaires pour faire qu’ils soient beaux, appréciés des enfants et fonctionnels.

L’importance de l’efficacité et de la productivité

Il est évident que la productivité et l’efficacité sont essentielles à toute entreprise, et qu’elles ont un fort impact l’une sur l’autre. C’est pourquoi certaines entreprises ont adopté une approche appelée « efficacité productive », où les deux aspects sont mesurés simultanément.

Dans ce scénario, les managers mesurent le nombre total de produits générés dans un laps de temps donné, tout en retirant les biens inefficaces. Ainsi, si des marchandises sont en dessous d’un certain seuil de qualité, elles ne sont pas comptabilisées. Cette méthode est plus facile à comprendre dans une usine, où une entreprise fabrique des produits physiques qui répondent ou non à des critères objectifs de qualité.

Cependant, cette approche peut également être appliquée à une plus petite échelle, notamment aux entreprises qui fournissent des services plutôt que des produits. Pour mesurer l’efficacité, il est essentiel de définir une norme de qualité à respecter. Cela peut inclure la satisfaction client, la livraison dans le respect des délais ou encore les avis et évaluations. Si vos projets, produits ou autres unités de travail ne respectent pas ces normes, ils sont ignorés.

En adoptant un outil de gestion de la relation client (CRM), cela vous permet de comprendre et d’analyser les besoins et le relationnel avec les personnes ou les professionnels ayant acheté vos biens et/ou vos services.

Comment améliorer votre efficacité

Maintenant que vous comprenez la différence entre productivité et efficacité, optimisez votre efficacité. Voici quelques conseils pour y parvenir :

1. Définissez des objectifs clairs et réalistes pour chaque projet.
2. Identifiez les tâches les plus importantes et les plus urgentes, puis concentrez-vous sur celles-ci en premier.
3. Planifiez votre emploi du temps pour éviter les interruptions et les distractions.
4. Utilisez des outils et des techniques pour améliorer votre productivité, comme la technique Pomodoro, qui consiste à travailler par périodes de 25 minutes avec des pauses régulières.
5. Évaluez régulièrement vos progrès et apportez les ajustements nécessaires.
6. En mettant en pratique ces conseils, vous pourrez améliorer votre efficacité, tout en maintenant un niveau de qualité élevé dans votre travail.

Les outils numériques présentés dès le début de cet article peuvent vous y aider.