Caisse enregistreuse et logiciel de caisse : des solutions numériques indispensables pour gérer son commerce

Sanaa Moussaid, expert-comptable, commissaire aux comptes, intervenante dans l’émission Connecte Ta Boite, nous livre ses conseils.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse et quels sont ses avantages ?

La caisse enregistreuse est d’abord un outil qui permet d’enregistrer et mémoriser les paiements reçus en contrepartie de la vente de marchandises ou de prestations de services.

Aussi, un logiciel de caisse ou système de caisse permet avec l’informatique, l'enregistrement des règlements des clients, quel qu’en soit le mode (espèces, chèques, cartes bancaires, virements, prélèvements...).

Celle-ci peut être accessible en ligne. Dans ce cas, on parle de caisse connectée. Avantage à utiliser ce type de solution numérique : les données enregistrées par les logiciels de caisses connectées sont stockées et peuvent être exploitées pour gérer l’activité de l’entreprise : recettes, bilan quotidien des recettes, stocks, achats, etc. Autre bénéfice : les données compilées peuvent aussi être centralisées dans un tableau de bord dédié pour en faciliter le suivi.

Comment choisir son logiciel de caisse ?

Le choix de l’outil est essentiel. Le logiciel doit être facile à prendre en main. Son interface doit satisfaire une utilisation fluide et intuitive.

Les fonctionnalités doivent correspondre aux besoins de votre activité. Un boulanger n’a pas les mêmes besoins qu’une boutique de vêtements. Vous devez vérifier que la solution proposée par l’éditeur correspond aux besoins spécifiques de votre activité.

De même, l’exploitation des données issues de votre caisse doit aider à répondre à vos interrogations de chef d'entreprise.

Pour disposer de données exploitables, il faut disposer d’un système de caisse connecté à une interface en ligne. Les données de la caisse sont enregistrées sur un ordinateur, un serveur ou dans le cloud (informatique dans les nuages). Le système de caisse est très souvent conçu pour visualiser les données collectées et les compiler dans un tableau de bord pour pouvoir les analyser.

Selon les outils, vous pourrez agréger différents types de données :

• le bilan quotidien des recettes ;
• le panier moyen par client ;
• l’élaboration de la gamme de produits par catégorie ;
• la gestion des matières premières et des stocks ;
• la gestion des fournisseurs et des clients.

Un système de caisse connecté en ligne donne accès aux chiffres clés de l’entreprise en temps réel, partout et à tout moment. Une fonctionnalité très utile quand on est parfois absent de son commerce.

L’étendue des fonctionnalités en fonction de la gamme choisie aura un impact sur le tarif de la solution.

Identifier ses besoins et améliorer sa performance avec les données

En premier lieu, il faut définir vos besoins :

• Quelles sont vos problématiques ?
• Comment détecter vos faiblesses ?
• Comment identifier les opportunités de création de valeur ?
• Comment identifier les sources d'amélioration ?
• De quelles  informations avez-vous besoin pour vous aider dans votre prise de décision ?
• Comment automatiser un maximum de tâches ?

Si les besoins diffèrent d’une société à une autre, en fonction du secteur, de la maturité de son entreprise, de son positionnement sur le marché, des objectifs poursuivis, etc. On peut néanmoins lister un certain nombre d’objectifs auxquels l’analyse de donnée peut répondre :

• suivre la gestion des stocks
• analyser le panier moyen ;
• constituer un fichier client ;
• améliorer votre gestion des ressources humaines ;
• acquérir de nouveaux clients ;
• analyser les tendances de consommation ;
• augmenter le rendement ;
• fidéliser la clientèle ;
• choisir le positionnement de la gamme produit ;
• détecter les produits phares ;
• ajuster vos horaires d’ouverture ;
• développer un nouveau service ;
• faire de la prédiction (par exemple des ventes) ;
• proposer un nouveau modèle économique.

Cette réflexion préalable visant à définir vos objectifs est une étape fondamentale qui déterminera en grande partie la réussite de votre projet.

Une fois vos objectifs définis, vous devez mesurer l’évolution des résultats de l’entreprise, au regard de votre stratégie. La mise en place d’indicateurs de suivi aussi appelé indicateurs de performance (en anglais « KPI ») permet par exemple de suivre :

• le taux de marge ;
• l’évolution du chiffre d’affaires ;
• l’évolution du chiffre d’affaires par produit, par année et par mois ;
• l’analyse la rentabilité par produit ;
• le nombre de commandes annulées ;
• le nombre de nouveaux clients.

Comment mettre en place un plan de collecte et de gestion des données ?

Il est essentiel de s’assurer de la qualité, de la véracité et de la sécurité des données que l’on manipule pour atteindre les objectifs poursuivis.

La gouvernance des données représente l’ensemble des processus instauré au sein d’une entreprise dans le but d’organiser le cycle de vie des données, de la collecte à leur sauvegarde, en passant par leur exploitation. Elle permet d’identifier les données stratégiques pour les protéger.

Il s’agit notamment de définir les conditions d’accès aux données par salarié, en fonction de ses besoins et des fonctions qu’il occupe. Si l’entreprise manipule des données personnelles, il est indispensable de respecter le RPGD, règlement général de protection des données.

Votre politique en matière de gestion des données doit permettre de répondre aux questions suivantes :  

• Qui détient la donnée dont vous avez besoin ? Où est-elle est enregistrée ? Comment la récupérer ?
• Qui en a l'usage ? Qui peut interpréter les données et en tirer profit ?
• Qui peut l’alimenter ? Qui peut rentrer les informations dans le système ? Comment faciliter l’alimentation ? Comment s’assurer de la qualité des données ?
• Qui est autorisé à y accéder ? Quels employés ont accès aux informations ?

Plus le système est alimenté en données détaillées et précises et plus l’analyse que vous pourrez en faire sera pertinente.

Une mise à jour en temps réel assure un suivi au plus près de votre activité et permet de prendre les décisions au bon moment.

Enrichir ses données en les croisant avec d’autres sources de données

Il peut être intéressant de croiser et d’enrichir les données issues de son logiciel de caisse de son entreprise avec d’autres sources de données de façon à faire des corrélations et tenter de répondre aux problématiques que vous rencontrez.

Les données issues de la consultation de vos comptes de réseaux sociaux et de votre site internet, peuvent apporter des informations intéressantes sur la façon dont votre présence en ligne influe sur vos ventes. Elles sont accessibles depuis les interfaces de vos outils d’analyse du trafic (par exemple Google Analytics ou Facebook analytics).

Un certain nombre de données susceptibles de vous intéresser sont librement accessibles et réutilisables. On parle de données ouvertes. Elles sont téléchargeables manuellement ou interrogeables en temps réel de façon automatisée via des interfaces de programmation (API). Par exemple :

• les données météorologiques de Météo France permettent par exemple, d’analyser l’impact de la météo sur votre activité (fréquentation de la clientèle, évolution du volume et de la structure des ventes)
• la liste des entreprises en France, produite par Infogreffe, peut vous permettre si vous êtes une boulangerie ou un restaurant de cibler le profil de la clientèle du midi en orientant votre communication auprès des salariés des entreprises avoisinantes.
• la liste des entreprises créées en France, produite par Infogreffe, peut vous permettre, si vos clients sont des entreprises, de faire de la prospection commerciale dans votre zone de chalandise
• le revenu moyen des habitants de la zone ciblée, mis à disposition par l'INSEE, pour une société en création, permet de choisir un positionnement de prix

Logiciels de caisse : quelles obligations s’imposent aux professionnels ?

La loi n’impose pas aux professionnels de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse. Mais s’équiper de ces outils numériques s’avère un plus indéniable. A prendre en compte : depuis le 1er janvier 2018, les entreprises dotées d’un système de caisse doivent s’assurer qu’il est conforme à la loi en vigueur, et disposer d’un certificat attestant de cette conformité.

Cette obligation a vocation à permettre à  l’administration fiscale de s’assurer de la réalité des recettes et par conséquent de l’assiette fiscale. Ainsi, elle dispose de moyens de contrôle sur l’ensemble du système d’information des entreprises nécessaires à la lutte contre la fraude fiscale.

Sont concernées toutes personnes assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services à destination de clients particuliers. Les professionnels non soumis à la TVA et les professionnels dont les clients sont exclusivement des professionnels ne sont pas contraints par cette obligation.

Le logiciel ou le système de caisse doit satisfaire les conditions de sécurisation des données en vue du contrôle de l'administration fiscale et doit respecter les conditions suivantes :

• inaltérabilité : le logiciel utilisé doit permettre d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées ;
• sécurisation : il doit être en mesure de sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives ;
• conservation : il doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée
• archivage : il doit prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.

Quelles sanctions en cas de manquement ?

Tout manquement à ces obligations donne lieu à une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse non conforme utilisé. La sanction peut être reconduite à défaut de mise en conformité dans un délai de 60 jours. Délivrer un faux certificat est sanctionné pénalement et peut aller jusqu’à 3 ans  d’emprisonnement et 45 000 € d’amende (Code pénal, art. 441‐1)

Aussi, l’absence de justification des recettes et des enregistrements comptables peut conduire l'administration fiscale à un rejet de la comptabilité dont les conséquences sont le risque de taxation d’office (avec rejet de la déductibilité, TVA, etc.) et la majoration de 100 % des droits rappelés.  

A noter : en cas de contrôle, l'entreprise doit fournir le certificat ou de l’attestation de l’éditeur du système ou logiciel de caisse correspondant à la version qu’elle utilise. C’est pourquoi l’éditeur doit renouveler le certificat ou l’attestation à chaque nouvelle version de son logiciel.

Pour en savoir plus :

• Professionnels : tout savoir sur la nouvelle règlementation des logiciels de caisse (Economie.gouv.fr)

Trouver un accompagnement

Le logiciel de caisse constitue le socle de la gestion de votre entreprise. Il est une source de données très précieuse pour vous aider dans le pilotage de votre activité. Choisir un logiciel adapté facilitera la production, l’exploitation et l’analyse des données utiles pour répondre à vos besoins identifiés et améliorer vos performances.

Faites appel à un expert pour qu’il vous accompagne pour :

• identifier des financements (aides ou prêts avantageux)
• choisir la solution la plus adaptée
• vous aider déployer le logiciel pour l'exploiter au mieux

Votre expert-comptable est un acteur compétent sur ces sujets. Vous pouvez aussi en trouver un en consultant l’annuaire de l’ordre des experts-comptables (experts-comptables.fr).

Ou faîtes appel à un activateur France Num :