Déployer une solution de gestion des temps et des activités pour sa TPE PME : guide pratique

Selon une étude réalisée par Beebole (pdf ; 17 p. ; 1 Mo) auprès de cadres et dirigeants de petites et moyennes entreprises françaises, seulement 36 % des PME mesurent le temps de travail de leurs salariés. La gestion du temps dans les TPE PME est pourtant un défi majeur.

La gestion des plannings devient un casse-tête ? Les tableurs Excel montrent leurs limites pour gérer vos planning ? Les erreurs et les retards dans la mise à jour des fichiers, et les problèmes de coordination des équipes peuvent rapidement devenir des entraves majeures à la bonne gestion de votre activité.

Vous aspirez à moderniser les processus de votre entreprise, à mieux gérer les plannings de vos équipes, à éliminer les tracas liés aux demandes de congés papier ou à améliorer la précision des fiches de paie ? Que vous soyez manager, dirigeant de PME ou responsable RH, cet article fait le point sur les différentes solutions pour améliorer au quotidien la gestion du temps et des activités au sein de votre TPE PME.

Qu’est-ce qu’un outil de gestion des temps et des activités (GTA) ?

Un outil de gestion des temps et des activités est un logiciel ou une application qui permet de suivre et de gérer efficacement le temps de travail des employés au sein d'une organisation.

Il constitue une solution complète pour assurer au quotidien une organisation efficace des plannings des salariés et améliorer la gestion des ressources humaines.

Les principales fonctionnalités d’un outil de gestion des temps et des activités (GTA)

Les outils de gestion du temps et des activités offrent généralement les fonctionnalités suivantes :

• Gestion des horaires : permet de créer, modifier et gérer les horaires de travail des employés de manière centralisée.
• Gestion des congés et absences : facilite la demande, l'approbation et le suivi des congés et des absences, tout en assurant la conformité aux politiques de l'entreprise et aux réglementations en vigueur.
• Contrôle du temps de travail : permet de suivre et d'enregistrer précisément les heures travaillées par chaque employé, facilitant la conformité aux réglementations sur le temps de travail.
• Reporting et analyse : fournit des rapports détaillés sur l'utilisation du temps, la productivité, les coûts liés à la main-d'œuvre, offrant ainsi des une meilleure compréhension de l'organisation.
• Intégration avec la paie : permet de synchroniser les données de gestion du temps avec les systèmes de paie pour assurer une rémunération conforme et précise.
• Planification des effectifs : aide à planifier et à optimiser la disponibilité des ressources humaines en fonction des besoins opérationnels.

Les 4 principaux avantages d’un outil de gestion des temps et des activités

L'intégration d'un outil de gestion des temps et des activités (GTA) en ressources humaines présente de nombreux avantages.

1. Des processus automatisés, pour mieux s’organiser et gagner du temps

La mise en place d’un outil de GTA révolutionne la manière dont les données relatives au temps de travail sont collectées et traitées au sein de l’organisation. En éliminant les tâches manuelles associées à la saisie des heures travaillées, souvent laborieuses et chronophages, l'automatisation de la gestion des temps permet de réduire considérablement le risque d'erreurs humaines, et disposer de données à jour et plus fiables des temps de travail effectués par les salariés.

Cet outil permet aussi de consacrer son temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

2. Une planification facilitée, pour mieux anticiper et gérer les RH

En gérant efficacement les congés et les absences, un outil de gestion du temps offre une visibilité accrue sur la disponibilité des employés, permettant une meilleure planification des activités et des projets.

La fonctionnalité de gestion des congés garantit une répartition équilibrée des périodes d'absence, qui tient compte des contraintes de l'activité de façon à éviter que durant les périodes critiques plusieurs membres de l'équipe soient simultanément absents.

Cela contribue à faciliter la continuité de l'activité, à réduire les problèmes d’organisation d'horaires, et en facilitant une gestion équitable, à offrir une meilleure cohésion au sein de l'équipe.

3. Un contrôle du temps de travail facilité pour se conformer à ses obligations légales

L’automatisation de la gestion des données relatives au temps de travail contribue aussi à garantir que votre entreprise respecte la politique définie au sein de l'entreprise en matière de gestion des ressources humaines ainsi que ses obligations légales.

L’utilisation d’un logiciel de gestion du temps et des activités permet de contrôler de façon automatique le recours aux heures supplémentaires et le respect de la durée légale hebdomadaire de travail de façon à s'assurer de rester dans les clous.

Ce suivi précis des heures travaillées, renforce la crédibilité de l'entreprise lors d'audits ou de vérifications par les services de l'URSSAF ou de l’inspection du travail.

Enfin, en détectant et prévenant les écarts potentiels entre les heures de travail réelles et les heures planifiées, l'outil favorise un environnement de travail respectueux des règles, favorable au bien-être des employés et à la qualité de vie des salariés de l’entreprise.

4. Une meilleure organisation qui profite à l’entreprise... et aux salariés

La mise en œuvre d'une solution de gestion des temps et des activités apporte des avantages substantiels aux salariés. Un aspect à ne pas négliger dans un contexte de tensions sur le marché du travail, marqué par des difficultés de recrutement.

Tout d'abord, cette approche offre aux employés une meilleure visibilité sur leur emploi du temps, favorisant ainsi une planification efficace de leurs activités professionnelles et personnelles. Cela se traduit par une amélioration notable de l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, contribuant à un meilleur bien-être et à atténuer le niveau de stress et de fatigue.

La bonne prise en compte des temps de travail effectués contribue également à renforcer la motivation des employés par la reconnaissance et la valorisation de leurs efforts. L'impact positif sur la satisfaction au travail se traduit par un plus grand engagement de la part des salariés, une productivité accrue et une rétention des talents, des éléments clés dans un environnement où le recrutement pose des défis importants.

Quel type de solution de gestion des temps et des activités (GTA) adopter ?

Le choix d'une solution de gestion des temps et des activités dépend largement des besoins spécifiques de votre entreprise. Chaque option présente des avantages distincts, et le choix le mieux adapté dépend de la taille de l'entreprise, de la nature du travail et des habitudes des employés.

Les solutions de pointage

Ces solutions se concentrent principalement sur le suivi précis du temps de travail. Elles offrent une facilité d'utilisation, une rapidité de pointage, et une flexibilité idéale pour les entreprises avec une main-d'œuvre mobile ou répartie sur différents sites.

Différents types de solutions de pointage sont accessibles.

La pointeuse classique

La pointeuse classique est un dispositif physique installé à un endroit fixe dans un lieu de travail. Elle est utilisée par les employés pour enregistrer leur heure d'entrée et de sortie. Habituellement, cela se fait en insérant une carte magnétique, en utilisant une carte d'identité électronique ou en entrant un code PIN personnel. Les données enregistrées par la pointeuse classique sont généralement stockées électroniquement, facilitant ainsi la gestion du temps de présence des employés.

C'est une méthode traditionnelle mais toujours utilisée dans de nombreux environnements professionnels.

La pointeuse mobile

Contrairement aux pointeuses traditionnelles installées à un endroit fixe, la pointeuse mobile permet aux employés de pointer leur entrée et leur sortie de n'importe où, tant qu'ils ont l'appareil avec eux.

C'est une solution pratique pour les travailleurs mobiles ou ceux qui n'ont pas d'emplacement physique fixe pour pointer.

Le pointage par QR code

Les employés utilisent leur smartphone ou un appareil équipé d'une caméra pour scanner un code QR spécifique, généralement affiché à l'entrée du lieu de travail. Une fois le code QR scanné, l'application enregistre automatiquement l'heure d'entrée ou de sortie de l'employé.

C'est une façon rapide et efficace de gérer le suivi du temps, sans avoir besoin de dispositifs physiques supplémentaires.

Le pointage via une application mobile

Pour mettre en place cette méthode, les entreprises fournissent à leurs employés une application mobile dédiée qui leur permet de pointer leur entrée et leur sortie à l'aide de leur smartphone.

C’est une solution idéale pour une TPE PME avec des salariés dispersés géographiquement. Elle permet de suivre le temps passé par les équipes sans avoir besoin de contrôler individuellement chaque salarié sur le respect des horaires.

Les logiciels de gestion du temps et des activités

Ces solutions numériques permettent de prendre en compte l'ensemble des aspects relatif à la gestion du temps des salariés. Elles sont conçues pour :

• faciliter la création, la modification et la gestion des horaires ;
• automatiser le suivi précis des heures travaillées ;
• et gérer les congés et les absences.

Selon l'étude réalisée par Beebole déjà citée, 73 % des dirigeants qui utilisent un logiciel de suivi du temps estiment cette solution plus efficace qu’un suivi manuel, tandis que 55 % indiquent que l’outil leur offre une meilleure vision de leur activité et les aide à prendre de meilleures décisions.

Le conseil de l’expert

Implémenter une solution de gestion des temps et des activités, exige de commencer par évaluer précisément les besoins de sa TPE PME. Au-delà de la taille de l'entreprise il est essentiel d'opter pour un outil adapté à la nature de votre activité, à la mobilité de vos salariés, ainsi qu'aux spécificités de votre entreprise et de son secteur d'activités.

Pensez aussi aux perspectives d'évolutions de votre entreprise. Selon la taille de votre entreprise il peut-être judicieux de professionnaliser d'autres aspects de la gestion de vos ressources humaines, tels que la gestion de la paie, la planification des effectifs, la gestion de la formation ou encore, le suivi des performances. 

Pour une approche plus globale, les entreprises peuvent envisager l'adoption d'un Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) complet, qui couvre l'ensemble des processus RH, offrant ainsi une solution exhaustive pour une gestion complète des ressources humaines.

En savoir plus

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Dossier réalisé par Factorial, Activateur France Num. Factorial est une solution RH complète et évolutive qui centralise et digitalise les processus RH sur un seul et même outil.