TPE PME : pourquoi et comment externaliser la gestion de la paie ?

Le cœur de la gestion des ressources humaines pour une petite entreprise c’est la gestion de la paie et des déclarations sociales liées.

Les solutions numériques de gestion des ressources humaines, les Systèmes d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH) permettent de gérer et piloter les différentes composantes de la fonction RH de l’entreprise. Composé de différents modules correspondants à chaque fonction, une TPE PME doit en priorité investir le module de gestion de la paie. Le gain de temps est précieux!

Les modules de recrutement, de gestion de l’évolution des carrières ou de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, proposés par les SIRH présentent, en effet, un intérêt moins immédiat pour une petite entreprise.

La gestion de la paie au cœur de gestion des ressources humaines des TPE - PME

La gestion de la paie consiste à collecter et produire les données nécessaires à l’édition des bulletins de salaire et la gestion des déclarations associées. Dans le détail, il s’agit de :

• Collecter les données liées à l’activité du salarié (absences, planning…) ;
• Calculer la rémunération, les cotisations/contributions liées au salaire ainsi que le prélèvement à la source (PAS) ;
• Produire les différentes déclarations obligatoires notamment l’établissement de la Déclaration Unique d’Embauche (DUE), la Déclaration Sociale Nominative (DSN), l'attestation de salaire transmise à la CPAM ou l'attestation employeur destinée à France Travail) ;
• Éditer le bulletin de salaire ;
• Tenir les écritures de paie et leur intégration dans la comptabilité ;
• Effectuer les règlements avec génération automatique du fichier qui permet de transmettre des virements à la banque.

A noter : l’archivage sécurisé des documents tels que les contrats de travail, promesses d’embauche, attestations ASSEDIC, arrêts de travail, certificat de travail, etc.) est parfois inclus dans la solution. Dans le cas contraire, vous devez prévoir de mettre en œuvre un coffre-fort numérique.

L’automatisation des tâches récurrentes nécessaires à l’édition des fiches de paie et la transmission des informations (planning, congés…) diminue le risque d’erreur et fait gagner un temps précieux à l’entreprise.

En parallèle, la possibilité pour chaque salarié d’effectuer lui-même ses demandes de congés ou la saisie de ses notes de frais, offerte par certaines solutions, facilite la vie des salariés et simplifie la gestion.

Pourquoi est-il indispensable d’externaliser la gestion de la paie ?

Une TPE ou une petite PME n’a souvent ni les moyens financiers ni les moyens humains de réaliser elle-même l’intégralité de la paye de ses salariés. Ces entreprises doivent donc externaliser tout ou partie de cette fonction.

La gestion de la paie est un sujet complexe générateur de risques pour l’entreprise

Il ne suffit pas "d’appuyer sur un bouton" pour éditer un bulletin. A chaque ligne de la feuille de paie, correspondent des règles de calcul spécifiques qui changent régulièrement au gré de l’évolution du droit du travail. Et chaque convention collective a ses spécificités en matière de paie. L'entreprise doit parfois, selon son activité, jongler avec plusieurs conventions collectives.

Des erreurs lors de l’établissement de la paie peuvent avoir de lourdes conséquences :

• des sanctions en cas de contrôle URSSAF : sanctions financières, administratives et même pénales ;
• contentieux prudhommaux en cas de conflit avec un salarié ;
• une perte de temps et un risque d’erreur supplémentaire en cas de correction rétroactive.

Le numérique au service de la gestion de la paie

Au regard des risques associés en cas d’erreur, rares sont les TPE et PME à réaliser elles-mêmes la paie de leurs salariés. Les petites entreprises délèguent le plus souvent cette tâche à leur expert-comptable ou à un prestataire de paie.

Ces spécialistes disposent des ressources aussi bien humaines (gestionnaire de paie) que matérielles (logiciel de paie) pour réaliser cette mission. La technicité, la complexité et les risques associés expliquent le coût d’édition d’une fiche de paie, estimé, selon les cas entre 15 et 35 euros.

En règle générale, l’entreprise transmet à son expert-comptable ou son gestionnaire de paie, au fur et à mesure, les informations nécessaires à l’établissement des feuilles de paie. Ces échanges peuvent s’effectuer par téléphone, mail ou via un logiciel de paie en ligne.

Ces solutions de gestion de paie dîtes Saas (pour software as a service) accessibles par internet via un simple navigateur (ne nécessitant donc aucune installation sur son poste) permettent à toute entreprise, quelle que soit sa taille, de bénéficier de la puissance de ces outils de gestion des ressources humaines, à un tarif accessible.

Ces offres souvent mises à disposition par les experts-comptables et les sociétés prestataires de paie :

1. Simplifient les échanges entre le gestionnaire et l’entreprise ;
2. Sécurisent les données et fiabilisent leur communication  ;
3. Contribuent à faciliter la gestion ;
4. Diminuent le coût de production d’un bulletin de paie.

En parallèle de ces offres, de nouveaux acteurs investissent ce marché : des éditeurs de solutions SIRH, comme par exemple Payfit, proposent aux TPE et PME de prendre en charge elles-mêmes la gestion de la paie de leurs salariés. Si le coût est moindre pour l’entreprise, cela exige un investissement plus important de la part de la TPE / PME et cela peut parfois l’exposer à certains risques, liés à une offre de conseil moins personnalisée.

A qui confier la numérisation de la gestion de la paie et l’administration RH ?

L’expert-comptable ou le gestionnaire de paie spécialisé

Ces professionnels peuvent gérer l’intégralité de la fonction RH, sur la base des données transmises par l’entreprise.

L’intérêt de recourir à un expert-comptable ou un gestionnaire de paie est multiple. Comme le résume Charles-Emeric Le Roy, associé en charge des questions RH et paie au sein du cabinet GMBA Walter France, ce type de professionnel :

• Dispose de compétences en matière de gestion et de droit social ou encore en comptabilité dans le cas de l’expert-comptable (dont la capacité à apporter une approche transverse peut contribuer à fluidifier le traitement de sujets connexes) ;
• Réalise un travail de veille régulier pour suivre l’évolution de cadre légal ;
• Endosse la responsabilité pour le compte de l’entreprise en cas d’erreur : le professionnel prend à sa charge le risque associé à une éventuelle erreur dans les écritures qu’elle concerne la fiche de paie d’un salarié et les risques de contentieux qui y sont associés ou les déclarations réalisées au nom de l’entreprise ou encore les retards dans les paiements des cotisations pouvant entraîner des majorations ;
• Propose le plus généralement à l’entreprise un gestionnaire de paie dédié avec une expérience pratique qui lui permettra d’apporter une vision élargie des problématiques de l’entreprise.

Passer par un expert-comptable ou un gestionnaire de paie, c’est pour une TPE l'assurance de pouvoir se concentrer véritablement sur son cœur de métier.

Pour une PME qui dispose d’un responsable RH, la sous-traitance permet de gérer et développer tous les autres aspects des ressources humaines, essentiels au développement de l’entreprise.

Parce que la production de la paie a trait à la fois à la comptabilité et la gestion RH, elle est souvent confiée à l’expert-comptable, prestataire de l’entreprise. La paie et la comptabilité sont en effet deux domaines à la fois complémentaires… et différents ! L’avantage pour le dirigeant de TPE, c’est de n’avoir qu’un seul prestataire qui connait déjà l’entreprise. Dans ce cas, il est recommandé que le cabinet dispose d’un pôle social à part entière.

A noter : il est important que le prestataire choisi propose un gestionnaire dédié qui connaît et maîtrise les spécificités de votre entreprise.

En pratique, l’établissement des feuilles de paie et des déclarations associées nécessite, chaque mois, la transmission par la TPE à son gestionnaire des informations nécessaires : nombre d’heures travaillées dans le mois, absences, congés éventuels...

De plus en plus souvent, les experts-comptables et les gestionnaires de paie proposent un accès dédié à leur logiciel de gestion pour faciliter la saisie et la transmission des données RH nécessaires au paiement des salaires et aux déclarations sociales associées. Ces outils permettent de limiter les erreurs, offrent un gain de temps précieux et facilitent le pilotage de la fonction RH.

Les solutions par abonnement des éditeurs de SIRH

En parallèle de nouveaux acteurs, éditeurs de solutions SIRH, proposent aux TPE PME de prendre en charge elles-mêmes un certain nombre de tâches. L’objectif est de leur faciliter la gestion des RH et surtout de leur faire faire des économies sur ce poste de dépenses.

Ces solutions, comme Payfit ou plus récemment Eurecia, veulent « uberiser » les experts-comptables et les sociétés prestataires de paie.

Elles offrent aux TPE un accès dédié à leur plateforme prenant en compte l’ensemble des spécificités de l’entreprise. Une fois ce paramétrage initial réalisé par un gestionnaire de paie, la TPE PME saisit ses données elle-même. Sur la base de ces déclarations, l’outil génère ensuite les bulletins de salaire et les déclarations sociales associées.

Les changements doivent être paramétrés par la TPE PME. L’entreprise, si elle a des questions, peut interroger un gestionnaire de paie via une plateforme d’appel. Mais l’accompagnement est souvent moins personnalisé, car le gestionnaire de paie est rarement dédié. Il a donc une connaissance moins précise de l’entreprise et de ses problématiques.

Surtout, en cas d’erreur, la responsabilité de l’offreur de solutions, ne pourra être invoquée que pour les actions et paramétrages qu’elle a réalisés. Si les erreurs relèvent des changements de paramétrage réalisés par l’entreprise, ils relèvent de sa responsabilité. C’est donc elle qui doit endosser les éventuelles conséquences liées à des erreurs de calculs et de déclarations.

Le choix d’utiliser ce type de solution doit être mis en regard avec le niveau de complexité des calculs de paie et les spécificités liées au domaine d’activité de l’entreprise. Ainsi, la gestion des statuts qui peut être différente d’un salarié à un autre ou encore le fait de devoir appliquer plusieurs conventions collectives au sein de l’entreprise peut rendre la gestion de la paie relativement ardue.

Il est également important de vérifier si la convention collective dont dépendent vos salariés est bien prise en charge par l’outil.

Ces solutions SIRH qui ne bénéficient pas de l’accompagnement d’un expert-comptable ou d’une société prestataire de paie peuvent être adaptées pour des :

• Entreprises mono-activité relevant d’une convention collective unique (bien prise en charge par la solution) ;
• PME disposant d’un gestionnaire de paie en interne ;
• Structures dont la taille ne nécessite pas un accompagnement trop soutenu.

Pour en savoir plus sur les solutions SIRH existantes intégrant la gestion de la paie :

• Optimiser la gestion de mon commerce une meilleure gestion de la paie et des RH (actioncommercecb.fr)
• TPE et PE : quel logiciel de paie choisir pour votre entreprise (softrh.fr)
• Zoom sur 8 logiciels de gestion de la paie pour TPE et PME (lafabriquedunet.fr)
• Top 9 des meilleurs logiciels SIRH pour PME & ETI : Comparatif 2022
• 4 logiciels de paie pour bien gérer votre entreprise et vos RH (frenchweb.fr)

Quel est le coût de l’externalisation de la gestion de la paie ?

Quelle que soit la manière dont vous traitez votre paie avec un outil en ligne ou une société spécialisée, son prix varie en fonction de trois critères :

1. L’effectif de votre entreprise : une part de la tarification est calculée au bulletin de salaire produit pour chaque salarié ;
2. Les fonctionnalités offertes par le logiciel ou services inclus par votre prestataire paie ;
3. Vos besoins annexes : formation, gestion électronique des documents, migration de la paie, etc.

Voici quelques ordres de grandeur en fonction de la solution de gestion de la paie retenue :

• L’abonnement direct à un logiciel SaaS type Payfit coûte en moyenne 45 € par mois de frais fixes de mise à disposition du logiciel + 5 € par salarié par mois.
• L’externalisation partielle de la paie (utilisation d’un logiciel de paie en ligne + assistance technique et réglementaire d’un expert paie) oscille entre 3 et 8 € par fiche de paie selon votre effectif, plus le coût d'abonnement au logiciel.
• La sous-traitance totale de votre paie varie de 15 à 35 € par bulletin de paie auquel il faut ajouter des frais uniques de déploiement facturés au démarrage de la sous-traitance. Comptez entre 500 € pour les petites entreprises et quelques milliers d’euros pour les grandes structures.

Retrouvez ici le comparatif précis des tarifs de l’externalisation de la paie : 

• Tarif de l’externalisation de la paie : à quoi s’attendre ?
   

Comment se faire accompagner et bénéficier d’aides pour la numérisation de la gestion de ses ressources humaines ?

Choisir et déployer une solution de gestion paie, en dépit de la facilité offerte par le SAAS, nécessite un accompagnement de la part d’un consultant ou d’un expert. Nous vous proposons dans notre article sur les SIRH :

• des pistes pour identifier des experts pour vous accompagner ;
• les aides à l’accompagnement RH proposées aux TPE PME par l’État (dont la prise en charge peut aller jusqu’à 100% de la prestation).

Lire le dossier France Num :

• TPE – PME : comment professionnaliser la gestion des ressources humaines grâce au numérique ?

Le conseil de l'expert

L’externalisation de la paie est une solution confortable pour gagner en confidentialité en interne et garantir un niveau d’erreur quasi nul estime Emmanuel Kouratoras du cabinet de paie Touche pas à la paye. Ce choix de la sous-traitance, certaines entreprises l’adoptent également pour optimiser leurs coûts, tandis que d’autres préfèrent cette option en raison du manque de compétences internes ou dans le but de recentrer les fonctions des ressources humaines sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

En savoir plus

• TPE – PME : comment professionnaliser la gestion des ressources humaines grâce au numérique ?
• Externaliser la paie pour gagner en sérénité
• Comment bien choisir votre logiciel de paie?
• Combien coûte un bulletin de paie ?
• TPE : 5 bonnes raisons de gérer sa paie en ligne
• Pourquoi Choisir l’Externalisation de la Paie : Guide Complet