TPE – PME : comment professionnaliser la gestion des ressources humaines grâce au numérique ?

Qu’est-ce qu’un Système d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH) ?

Un Système d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH) est une solution numérique qui permet de gérer et piloter les différentes composantes de la fonction RH de l’entreprise.

Un SIRH facilite la gestion des ressources humaines au quotidien grâce à ses fonctionnalités :

• gestion de la paie et de l’administration du personnel : cette fonction permet de gérer les informations nécessaires à la paie des salariés : nombre d’heures travaillées, congés, absences, cotisations sociales, déductions, etc…  Elle rend possible ensuite la génération des fiches de salaire directement ou par le biais de votre expert-comptable, à qui les données sont transmises ;
• gestion des prestations de travail : en liaison avec le module paie, il s’agit de gérer les temps de travail, les congés et absences des salariés et d’éditer le planning des présences. Certaines solutions proposent aussi des fonctionnalités de gestion de planning en vue d’optimiser la répartition du travail ;
• gestion des déclarations  sociales : cette brique assure la gestion des différentes cotisations que votre entreprise doit verser aux différents organismes sociaux (URSSAF, retraite, prévoyance, mutuelle) ainsi que la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ;
• gestion RH regroupe les fonctions de gestion des salariés : de leur recrutement à leur évolution de carrière, en passant par le développement de leurs compétences. Sont regroupées ici toutes les informations relatives au salarié, comme son identité (âge, adresse, etc.), ses diplômes, son salaire ou encore ses compétences.

Trop complexes et onéreuses, les solutions SIRH ont longtemps été réservées aux grandes entreprises. Si elles tendent à se démocratiser, aujourd’hui seule une PME et ETI sur deux en France est équipée de l’ensemble des fonctionnalités offertes par ces solutions selon une étude menée pour le compte de la startup Empowill.

Si les TPE et PME sont souvent trop petites pour être directement concernées par l’acquisition de ce type d’outil, elles peuvent bénéficier de ces solutions au travers de services d’abonnements mis à disposition par différents acteurs : experts-comptables, gestionnaires de paie et éditeurs de solutions SIRH adaptées au TPE.

Quels sont les avantages d’un SIRH ?

Un SIRH permet, en automatisant une partie des tâches, de simplifier et d’alléger la gestion des ressources humaines au quotidien. Voici les principaux avantages de ces solutions :

• gain de temps et de productivité : l’automatisation des tâches de base comme l’édition des fiches de paie et la gestion du planning ou des congés fait gagner un temps précieux. En parallèle, la possibilité pour chaque salarié d’effectuer lui-même ses demandes de congés ou la saisie de ses notes de frais facilite leur gestion ;
   
• conformité à la réglementation : le SIRH, en mode SAAS, permet une adaptation rapide de l’outil à la réglementation du travail en perpétuelle évolution. Ce travail de suivi réglementaire est complexe pour une petite entreprise et couteux s’il requiert l’intervention d’expert-comptable. Il est surtout un gage de sécurité juridique pour le dirigeant. Les erreurs dans la mise en application de la réglementation se payent cher, en temps passé, ou en frais de justice en cas de litiges. Le SIRH est également vertueux en matière de protection des données personnelles (RGPD) dans la mesure où les données des salariés sont directement stockées dans l’application sans transiter dans des mails ou des applications de transfert de données ;
   
• sécurisation des donnés par les fournisseurs de solution qui assurent un bonne protection et confidentialité des données de paie. Les risques d'attaques informatiques sont beaucoup diminués
   
• fiabilité des données et amélioration du pilotage en regroupant de nombreuses informations relatives aux ressources humaines, le SIRH va permettre de limiter le risque d’erreur ou d’oubli. Ces données de gestion plus fiables vont vous  aider à mieux vous organiser : répartition du temps de travail, formation, etc. L’accès à des tableaux de bord permet d’avoir une meilleure vision des ressources humaines de l’entreprise au travers d’indicateurs clés : absentéisme, masse salariale, accès à la formation… ;
   
• amélioration de l’expérience collaborateur : en permettant aux salariés de mettre à jour leurs données, d’effectuer leur demandes de congés vous simplifiez leur vie quotidienne et augmentez leur satisfaction. Cela améliore aussi l’attractivité de l’entreprise dans un contexte de recrutement ;
   
• moins de papier pour une meilleure collaboration : le SIRH en dématérialisant dans un espace sécurisé les documents comme les contrats de travail, les fiches de paie, la gestion de l’entretien annuel (désormais obligatoire), facilite et améliore la gestion de l’entreprise ainsi que la collaboration avec les partenaires : experts-comptables, organismes de formation, etc…

Les SIRH désormais accessibles aux TPE et PME

Les SIRH nécessitaient auparavant l’acquisition de solutions progicielles couteuses installées sur les serveurs de l’entreprise et nécessitaient des paramétrages complexes donc onéreux.

Aujourd’hui ces solutions dîtes Saas (pour  software as a service) n’ont pas besoin d’être installées sur le serveur de l’entreprise. Elles sont accessibles en ligne sous forme de service au travers d'un simple abonnement.

Aucun souci d’installation, de gestion de la maintenance, tout se fait directement sur les serveurs du fournisseur de la solution.  Vous bénéficiez automatiquement des dernières mises à jour. L’outil est accessible depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet tout en offrant (en théorie) un niveau élevé de sécurité. Le stockage des données et leur sauvegarde est également assuré par le prestataire.

Ces solutions par abonnement permettent désormais à une PME ou une TPE de bénéficier de la puissance de ces solutions de gestion des ressources humaines, à un tarif accessible. Elles sont commercialisées, selon les cas, par :

• votre expert-comptable ;
• un gestionnaire de paie indépendant ;
• ou un éditeur de logiciel spécialisé.

Quelles sont les questions se poser pour choisir sa solution SIRH ?

Avant de commencer à chercher quelle solution peut répondre à vos besoins, il est impératif de vous poser une série de questions qui vous aideront à définir précisément votre besoin.

• Le logiciel est-il adapté à la taille de mon entreprise ? Le sera-t-il toujours dans trois ans au regard de la croissance des effectifs que je prévoie ?
• Le SIRH est-il adapté à mon secteur d’activité ? Intègre-t-il toutes les conventions collectives opérées par mon entreprise ? Est-il en mesure de gérer les différents types de contrats existants au sein de ma structure ?
• Le SIRH est-il conforme à la réglementation relative à la protection des données personnelles ? En effet, le RGPD s’applique aussi aux données des salariés qui doivent pouvoir  faire valoir leurs droits.
• La solution choisie peut-elle être interconnectée avec vos autres outils pour échanger des informations en interne ou avec vos partenaires ?  Ce point est très important dans le cas où votre système d’information est amené à évoluer.
• L’outil offre-t-il une interface conviviale ? La gestion des ressources humaines n’est pas le cœur de votre activité, le SIRH doit donc être facile à prendre en main. Une offre de support technique et de conseil doit être accessible pour répondre à vos difficultés éventuelles.

Trouver un expert de la numérisation de la gestion des ses ressources humaines pour vous accompagner

France Num propose sur son site, l'accès à un annuaire d'experts du numérique, publics et privés : les activateurs France Num. Dans le cadre de l’initiative France Num, ils se sont engagés à faire gratuitement un premier niveau de diagnostic quelle que soit la suite donnée et à vous rediriger vers un autre activateur s’ils ne sont pas en mesure de répondre à votre demande.

Votre expert-comptable est susceptible de vous conseiller sur ces sujets. Vous pouvez aussi consulter l’annuaire de l’ordre des experts-comptables (experts-comptables.fr).

En savoir plus

• TPE PME : pourquoi et comment externaliser la gestion de la paie ?
• Comment mettre en place un Système d'Information de Gestion des Ressources Humaines en PME
• SIRH : définition, fonctions et avantages (sage.com)
• Pourquoi mettre en place un SIRH ? (onerh.fr)
• SIRH, les PME lui disent merci RH (edenred.fr)
• Aide prolongée pour le conseil RH aux TPE-PME (lemondedesartisans.fr)
• Reprise d’activité : le Gouvernement renforce la prestation de conseil en ressources humaines (legisocial.fr)