5 conseils pour gagner du temps avec ses emails
Fiche pratique | Publié le 05 mars 2023 | Mis à jour le 06 mars 2023
Découvrez comment gérer efficacement vos emails avec ces 5 astuces pour économiser du temps et améliorer votre productivité en entreprise.
Consultez-vous vos mails plus souvent que vous ne le souhaitez ? Si vous êtes comme la plupart des gens, vous pouvez facilement être mobilisé une grande partie de sa journée à gérer la boîte de réception de votre messagerie électronique. On peut en effet passer jusqu’à un tiers de son temps de travail pour cette tâche répétitive, voire jusqu’à 5 heures par jour pour les cadres. Nous avons 5 astuces pour vous aider à mieux organiser votre temps et à être plus productif.
Envoyez moins de mails pour gagner du temps
La première astuce pour réduire le temps passé à gérer ses mails est de simplement en envoyer moins. Avant d’envoyer un mail, demandez-vous si cela est vraiment nécessaire. Pouvez-vous obtenir l’information autrement ? Pouvez-vous regrouper plusieurs sujets dans un seul message ? Moins vous expédiez de mails, moins vous en recevrez en retour.
Limitez les transferts et les copies pour éviter la surcharge de mails
Évitez de transférer ou de mettre en copie chaque mail que vous envoyez. Posez-vous la question : est-ce que toutes les personnes concernées ont besoin de cette information ? En réduisant le nombre de destinataires, vous limitez également le nombre de réponses à gérer.
Planifiez des temps dédiés à la consultation des mails pour rester concentré
Définissez 1 ou 2 plages horaires dans votre journée pour répondre à vos mails. Évitez de vous interrompre toutes les 5 minutes pour gérer vos messages. Selon la loi de Carlson, le cerveau met en moyenne 5 à 7 minutes pour se reconcentrer sur une tâche inachevée. En vous consacrant entièrement à vos mails pendant une période déterminée, vous serez plus productif et plus efficace.
Appliquez la règle des 3 minutes pour répondre rapidement aux messages simples
Si une réponse peut être apportée en moins de 3 minutes, traitez-la immédiatement. Cela évitera de vous retrouver submergé par des mails en attente de réponse. Vous libérez également votre liste de choses à faire et augmentez votre efficacité.
Créez des modèles de mails pour gagner en efficacité
Gagnez du temps en préparant des modèles de mails récurrents. Vous pouvez ainsi adapter plusieurs structures de message en fonction de vos besoins (relance client, lancement de projet, compte-rendu de réunion, etc.). Cela vous évitera de perdre du temps à rédiger des mails identiques à plusieurs reprises.
En résumé
Les mails peuvent rapidement devenir chronophages, mais ces astuces simples vous permettront de mieux gérer votre temps et de rester productif. N’oubliez pas qu’il existe d’autres moyens de communiquer que par mail. Parfois, une conversation en face à face peut être plus efficace qu’une longue chaîne de mails. Et pensez que chaque message écrit numérisé envoyé a un impact environnemental, alors diminuez leur nombre pour réduire votre empreinte carbone.
Pas d’emails à moins de 20 mètres !
Dans son ouvrage « Merci et Bravo » (aux éditions Ventana), l’entrepreneur, conférencier et homme de média Philippe Bloch pose ce judicieux conseil pour les organisations : « Pas d’emails à moins de 20 mètres ! » :
« Une quantité impressionnante d’e-mails échangés chaque jour dans les entreprises serait envoyée par des collègues physiquement éloignés de quelques mètres seulement de leurs destinataires (…) Et si vous commenciez par établir la règle des “vingt mètres” (ou dix, ou trente, selon la configuration de vos locaux), consistant à bannir purement et simplement tout échange de mails non accompagnés de pièces jointes entre deux collègues distants de moins de vingt mètres ? »
Jean-Luc Raymond | Licence Creative Commons BY-NC-SA 3.0 FR