Bâtir le cahier des charges du site internet de son entreprise : les 10 points clés

Pourquoi un cahier des charges est indispensable

Vous envisagez de créer ou de refondre votre site internet ? La réussite de ce projet repose avant tout sur un document stratégique souvent négligé : le cahier des charges. Loin d'être une simple formalité administrative, ce document constitue le socle de votre projet web et conditionne directement son succès.

Un cahier des charges bien construit permet d'aligner vos objectifs commerciaux avec les solutions techniques, de sécuriser votre investissement et d'établir une relation de confiance avec votre prestataire. Pour les TPE et PME, où chaque euro investi doit générer un retour mesurable, cette étape préparatoire s'avère déterminante.

Un cahier des charges structuré vous offre plusieurs avantages concrets : 

• il vous oblige à clarifier vos objectifs ;
• il permet de comparer les offres des prestataires ;
• Il constitue un outil de pilotage du projet ;
• Il devient la base contractuelle de votre relation avec le prestataire auquel se référencer en cas d'éventuel litige.

Ce dossier, rédigé par Christine Burguin, référencée Activateur France Num, vous présente une méthodologie complète pour structurer efficacement votre cahier des charges, pour formaliser vos besoins, définir le cadre de votre projet, anticiper les enjeux de référencement naturel et encadrer les aspects budgétaires et organisationnels. Découvrez les 10 points clés pour réussir votre cahier des charges. 

1. Clarifier les objectifs de votre futur site internet

Votre site internet doit répondre à des objectifs précis. Souhaitez-vous  : 

• Améliorer votre visibilité locale ou nationale ?
• Générer des demandes de devis qualifiées ? 
• Développer vos ventes en ligne ? 
• Asseoir votre expertise dans votre domaine ? 

Chaque objectif orientera différemment les choix de conception, de contenu et de fonctionnalités. Vous pouvez cumuler plusieurs objectifs. En revanche, il faudra indiquer vos priorités.

Formalisez ces objectifs de manière quantifiable : par exemple, augmenter de 30 % les demandes de contact, générer 50 ventes en ligne mensuelles, réduire de 20 % les appels téléphoniques récurrents avec peu de valeur ajoutée, augmenter le nombre de visiteurs de 50 %. Cette approche chiffrée facilitera l'évaluation du retour sur investissement de votre projet.

2. Identifier vos cibles et leurs besoins

Identifiez précisément qui utilisera votre site web. S'agit-il de professionnels en recherche d'un fournisseur ? De particuliers comparant des produits ? De clients existants cherchant des informations après leur achat ? 

Chaque typologie d'utilisateur présente des attentes, un niveau de connaissance technique et des comportements de navigation différents. 

Détaillez les caractéristiques et les attentes de chaque cible : secteur d'activité, fonction dans l'entreprise pour le B2B, tranche d'âge et niveau de familiarité avec internet pour le B2C, équipement utilisé (ordinateur, smartphone, tablette). Précisez leurs besoins et leurs motivations d’achat. C’est très important pour créer du contenu en phase avec les attentes de vos prospects ! Cette segmentation permettra à votre prestataire d'adapter l'ergonomie et le discours commercial.

Utilisez un persona pour décrire chaque profil de clients cibles. Ces portraits semi-fictifs, basés sur des données réelles, vous aident à comprendre les besoins et motivations d'achat. 

Si vous avez plusieurs personae, identifiez pour chacun d'entre eux, quelles pages leurs seront destinées : des guides utilisateurs pour des clients, un espace VIP pour des partenaires business, des pages d’offres pour des prospects.

Découvrez le tuto de Bpifrance création pour savoir comment créer un profil par client cible ? 

3. Définir le périmètre et les fonctionnalités du site

Précisez la typologie du site

Définissez clairement la nature de votre projet : 

• Site vitrine destiné à présenter votre activité et générer des contacts ;
• Site e-commerce avec gestion de catalogue et paiement en ligne ;
• Site institutionnel centré sur la communication institutionnelle ; 
• Plateforme de prise de rendez-vous ;
• Portail client avec espace sécurisé. 

Cette classification oriente fondamentalement le choix des technologies et l'ampleur du projet.

Définissez les fonctionnalités attendues

Listez exhaustivement les fonctionnalités souhaitées : 

• Formulaire de contact avec champs spécifiques ;
• Système de prise de rendez-vous en ligne ;
• Discussion en direct (chat) ;
• Espace de téléchargement de documents ;
• Moteur de recherche ;
• Filtres de produits ;
• Système de paiement ; 
• Création de compte client ;
• Newsletter ; 
• Blog ;
• Carte interactive, etc. 

Pour chaque fonctionnalité, décrivez précisément le comportement attendu : quelle doit être l’expérience utilisateur, quelle sera votre interface en tant qu’administrateur du site internet ?

4. Préciser l'organisation globale et les aspects graphiques 

Partagez les sites qui vous inspirent (ou pas)

Avant de démarrer un projet web, il est utile de constituer une sélection de sites qui vous inspirent, dans votre secteur ou en dehors. Notez ce qui vous plaît : une mise en page aérée, un menu intuitif, un traitement des images soigné. Mais aussi ce que vous souhaitez éviter : un design trop chargé, des animations envahissantes, une navigation peu claire. 

Ces retours concrets sont précieux pour le designer ou le développeur, et permettent de cadrer efficacement la direction créative dès le départ.

Soignez la navigation et l'ergonomie

Un beau site ne suffit pas : encore faut-il qu'il soit agréable à utiliser. L'ergonomie désigne la facilité avec laquelle un visiteur trouve l'information qu'il cherche et accomplit une action (contact, achat, téléchargement). 

Décrivez le cheminement idéal de vos visiteurs depuis leur arrivée sur le site jusqu'à la conversion souhaitée. Pour un prestataire de services, ce parcours pourrait être : page d'accueil → présentation des prestations → page de réassurance (avis clients, références) → formulaire de devis. 

Cette réflexion sur les parcours structure l'arborescence et aide à identifier les pages prioritaires. Bien sûr, votre prestataire pourra vous conseiller sur ce point. Mais il est bon de savoir en amont ce que vous attendez du visiteur de votre site web.

Formalisez l'arborescence de votre site en listant les rubriques de premier niveau, puis les sous-rubriques. Une structure logique et intuitive facilite la navigation de vos visiteurs et optimise votre référencement naturel. 

A titre d’exemple, pour une PME de services, une arborescence type comprendrait : Accueil, Prestations, Réalisations, À propos, Contact. Chaque section pouvant contenir plusieurs sous-pages thématiques. Vous pouvez réaliser facilement ce schéma sur des outils comme Powerpoint ou Canva.

Adoptez une identité visuelle qui vous correspond

Votre site web doit s'inscrire dans la continuité de votre identité de marque : couleurs, typographies, logo et ton éditorial doivent être cohérents avec vos autres supports de communication (cartes de visite, plaquettes, réseaux sociaux). 

Cette cohérence renforce la reconnaissance de votre marque et installe un sentiment de confiance auprès de vos visiteurs. Si vous ne disposez pas encore de charte graphique formalisée, la conception du site est l'occasion idéale pour en poser les bases.

Votre site doit aussi favoriser la lisibilité. Celle-ci repose notamment sur des choix typographiques adaptés, une hiérarchie visuelle claire et des contrastes suffisants. Un site difficile à lire ou à naviguer génère de la frustration et pousse l'utilisateur à partir — ce que traduisent un taux de rebond élevé et, in fine, un impact négatif sur votre référencement.

5. Définir les aspects techniques de votre futur site web

Un site web réactif adapté aux mobiles et tablettes

Plus de 60 % du trafic web mondial provient aujourd'hui des mobiles. Un site web réactif (ou site responsive) adapte automatiquement sa mise en page à chaque type d'écran (smartphone, tablette ou ordinateur). C'est une exigence incontournable, tant pour l'expérience utilisateur que pour le référencement par les moteurs de recherche. 

Choix de l'hébergement et du nom de domaine

L'hébergement conditionne la vitesse et la disponibilité de votre site : un hébergement mutualisé suffit pour un site vitrine, mais un serveur dédié virtuel s'imposera pour un site e-commerce ou un site à fort trafic. Privilégiez un hébergeur avec des serveurs basés en Europe. 

Le nom de domaine doit être court, mémorisable et représentatif de votre activité. Privilégiez le .fr pour un ancrage local. 

CMS ou solution sur mesure ? 

Un système de gestion de contenu (CMS) comme WordPress ou Shopify permet de lancer un site rapidement, sans compétences techniques avancées, avec un large choix d'extensions et une prise en main aisée du contenu. 

Le développement sur mesure, plus coûteux, se justifie uniquement pour des besoins très spécifiques : logique métier complexe, intégration avec un ERP, ou contraintes de performance particulières.

Sécurité, sauvegardes et conformité RGPD

Les fondamentaux de la sécurité web sont le certificat SSL (HTTPS), la mise à jour régulière du CMS et de ses extensions, et un pare-feu applicatif. Des sauvegardes automatiques et externalisées sont indispensables pour prévenir toute perte de données. 

En matière de gestion des données personnelles (RGPD), veillez, à recueillir le consentement avant tout dépôt de cookies, à afficher une politique de confidentialité à jour, et à identifier clairement votre responsable de traitement. Le respect du RGPD contribue à la confiance de vos clients et écarte le risque de sanctions de la CNIL

Accessibilité numérique (principes de base)

L'accessibilité numérique garantit que votre site est utilisable par tous, y compris les personnes en situation de handicap. En France, le référentiel applicable est le RGAA, aligné sur les normes WCAG. Les bonnes pratiques essentielles incluent : textes alternatifs sur les images, contraste suffisant, navigation au clavier et balisage sémantique correct. 

Bien qu'obligatoire uniquement pour les organismes publics et grandes entreprises, intégrer ces principes dès la conception améliore à la fois l'expérience utilisateur et le référencement naturel.

Mesure de l'audience

Analyser les statistiques de votre site internet est le meilleur moyen de mesurer et d’optimiser son efficacité: nombre de visiteurs uniques, nombre de pages vues, nombre de visites, durée moyenne des visites, etc. , associées aux indicateurs clés de performance (qui mesurent l'atteinte des objectifs du site), permet d'évaluer les performances du site. 

Il est indispensable d'intégrer un outil de mesure d'audience dès le lancement du site. 

6. Anticiper le référencement naturel

Adoptez une structure de site optimisée pour le SEO

La structure technique de votre site conditionne directement son potentiel de référencement dans les résultats des moteurs de recherche. Un site techniquement parfait mais invisible dans les moteurs de recherche génère rarement le retour sur investissement espéré. Il est préférable d’intégrer à votre document de spécifications une exigence d'optimisation pour le référencement naturel, même si vous n’avez pas d’objectif SEO ambitieux à court terme. Cela a 2 grands avantages :

• anticiper d’éventuels besoins ;
• rendre l’expérience utilisateur plus agréable (vitesse de chargement).

Demandez une architecture qui respecte les standards SEO : URLs explicites et bien écrites, balises HTML sémantiquement correctes, hiérarchie de titres cohérente, site responsive (adaptation automatique à tous les écrans), temps de chargement des pages optimisé, etc. Ces éléments techniques doivent figurer explicitement dans votre cahier des charges.

Vérifiez que le système de gestion de contenu (CMS) choisi permet facilement l'optimisation SEO : modification des balises, gestion des redirections, optimisation des images, création de contenu structuré. Un CMS inadapté limite considérablement votre autonomie et votre potentiel de visibilité.

Architecture de contenus 

Pour aller plus loin sur le SEO vous pouvez intégrer dans la construction de votre cahier des charges des demandes pour optimiser l'architecture de contenus et prévoir la création de contenus pertinents pour améliorer votre visibilité. 

Identifiez les expressions clés sur lesquelles vous souhaitez être visible et structurez votre contenu en conséquence. Un plombier parisien ciblera des expressions comme "plombier Paris 15", "dépannage plomberie urgence Paris", "installation sanitaire Paris". Ces mots-clés doivent irriguer naturellement vos contenus tout en répondant aux questions réelles de votre clientèle.

Demandez la création de contenus à forte valeur ajoutée : guides pratiques, études de cas clients, fiches produits détaillées, FAQ exhaustive. Ces contenus servent simultanément votre référencement naturel et votre stratégie de conversion en démontrant votre expertise et en rassurant les visiteurs hésitants. 

7. Organiser le projet et les responsabilités

Établissez les modalités de suivi et de validation

Définissez la fréquence et le format des points d'avancement : réunion hebdomadaire ou bimensuelle, compte-rendu écrit systématique, accès à un espace de suivi partagé. Précisez qui, côté client et côté prestataire, participe à ces instances de pilotage et dispose du pouvoir de validation.

Pour un projet simple de site vitrine prévoyez une organisation allégée et adaptée à vos capacités : un interlocuteur unique dans votre entreprise et un point à chaque grande étape jalon du projet, par exemple.

Établissez un processus de validation structuré pour chaque livrable : délai maximal de retour après réception, nombre de cycles de corrections inclus. Cette formalisation évite les situations de blocage et maintient la dynamique du projet.

Définissez les critères de réussite

Définissez objectivement ce qui caractérisera un projet réussi : 

• respect du budget et des délais, 
• conformité fonctionnelle, 
• niveau de performance technique (temps de chargement, taux de disponibilité), 
• objectifs de trafic ou de conversion atteints dans les 6 premiers mois. 

Ces critères mesurables vous serviront à valoriser le retour sur investissement du projet.

Précisez les garanties attendues : maintenance corrective éventuelle après mise en ligne, accompagnement et formation des équipes. Ces éléments sécurisent votre investissement et assurent un démarrage optimal du site.

8. Encadrer le budget et les délais

Estimez le budget prévisionnel

Définissez une enveloppe budgétaire réaliste au regard de vos besoins en distinguant les coûts de création initiaux et les frais récurrents (hébergement, maintenance, évolutions). 

Si certaines offres permettent de créer un site internet vitrine pour 500 euros, il faut plutôt compter entre 2000 et 8 000 euros selon la complexité. Un site e-commerce démarre généralement autour de 5 000 et peut aller jusqu’à 25 000 euros. Ces fourchettes de prix incluent la conception graphique, le développement, l'intégration de contenu et la formation.

Prévoyez une réserve budgétaire de 15 à 20 % pour les ajustements et besoins non anticipés, très fréquents. Cette marge de sécurité vous évite de devoir compromettre la qualité du projet en cas d'imprévus. 

Distinguez clairement dans le cahier des charges ce qui est inclus dans le budget initial et ce qui constituera une option facturée séparément.

Définissez les délais

Établissez un planning réaliste en tenant compte des interdépendances entre phases. Un site vitrine nécessite généralement 2 à 4 mois de développement, un e-commerce entre 4 et 8 mois. 

Décomposez le projet en jalons : validation de la maquette graphique, développement du site, intégration des contenus, tests, formation, mise en ligne. Chaque jalon comporte une date et des critères de validation précis.

Identifiez les éléments qui dépendent de votre réactivité : fourniture du contenu texte et visuel, validation des maquettes, tests utilisateurs. Les retards de projet proviennent souvent de ces délais de validation côté client. En formalisant vos engagements dans le cahier des charges, vous responsabilisez toutes les parties et fluidifiez le déroulement. 

Prévoir la maintenance et l’évolution du site. Une erreur fréquente consiste à négliger la dimension maintenance et évolution du site. Un site internet n'est jamais figé : il nécessite des mises à jour de sécurité, des évolutions fonctionnelles, des ajustements de contenu. Beaucoup de dirigeants découvrent ces besoins après la mise en ligne et se retrouvent démunis. Anticipez cet aspect dès la rédaction du cahier des charges aide à prévoir et organiser le coût et les responsabilités associées à ces tâches.

La formation est également essentielle. Même avec un outil intuitif, vous devez maîtriser les bases pour mettre à jour vos contenus de manière autonome. Exigez une formation à la livraison du site. Vous pouvez éventuellement vous renseigner sur un accompagnement post-livraison pour des manipulations complexes.

9. Exploiter le cahier des charges pour choisir un prestataire

La terminologie web est technique et peut prêter à confusion. Ce que vous imaginez peut différer de ce que votre prestataire comprend. Le cahier des charges sert de langage commun et réduit drastiquement les zones d'interprétation. Il matérialise vos attentes de manière objective et vérifiable. Il permet au prestataire de bien comprendre vos attentes et de vous poser les bonnes questions d’éclaircissement.

Choisir son prestataire uniquement sur le prix s'avère souvent pénalisant. Un devis anormalement bas cache généralement des prestations incomplètes, des technologies obsolètes ou une sous-traitance mal maîtrisée. 

Privilégiez un prestataire qui vous interroge en profondeur sur vos objectifs et vous conseille, quitte à payer un peu plus cher pour une vraie expertise. 

Faites attention à la qualité de communication dès vos premiers échanges. C’est un axe déterminant pour votre collaboration future.

10. Le conseil de l'experte

Un site web n'a de valeur que s'il s'inscrit dans la stratégie de l'entreprise. Avant même de rédiger le cahier des charges, déterminez ce que vous en attendez et les objectifs qu'il doit remplir. 

Intégrez systématiquement dans cette perspective des mécanismes de conversion : appels à l'action clairs, propositions de valeur explicites, dispositifs de réassurance, formulaires adaptés à votre cycle de vente. Chaque page doit poursuivre un objectif précis et guider le visiteur vers l'action souhaitée. Un site qui informe sans inciter à l'action demeure un investissement stérile.

Si votre budget est limité, concentrez-vous sur votre objectif business principal. Différez les fonctionnalités qui n'impactent pas directement vos revenus. Si vous cherchez à générer des prospects (leads), investissez massivement dans un parcours de conversion optimal et un formulaire de contact performant plutôt que dans un design sophistiqué. Si vous visez la notoriété, privilégiez l'expérience utilisateur et la qualité du contenu.

Différez les fonctionnalités qui n'impactent pas directement vos revenus. Le blog peut attendre si vous n'avez pas de stratégie éditoriale définie ou un besoin SEO urgent. L'espace client sécurisé peut être développé quand vous aurez validé votre modèle économique. Cette approche pragmatique permet de lancer rapidement tout en préservant des ressources pour l'animation et la promotion du site.

Réfléchissez enfin à la manière dont vous allez générer du trafic : référencement naturel, référencement payant, réseaux sociaux, emailing ? Un site parfait mais invisible ne génère aucun retour sur investissement.

Pour approfondir votre réflexion, découvrir des modèles adaptés à votre secteur et vous aider à rédiger votre cahier des charges consultez les exemples de cahiers des charges proposés par France Num. 

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