La prise de rendez-vous en ligne au service de l’organisation et de la relation-client de l’entreprise

Si les avis des clients comptent souvent dans le choix d’un professionnel, sa disponibilité constitue aussi un argument déterminant. La prise de rendez-vous en ligne est de plus en plus utilisée : 34 % des français prennent régulièrement rendez-vous sur internet pour des prestations de services (coiffeur, sport, soins esthétiques ) selon une étude de la Fédération française de la franchise. Ils sont même 51 % chez les moins de 35 ans. Simple à déployer, ce service est de plus en plus plébiscité par les professionnels. 

Qu’est-ce qu’une solution de prise de rendez-vous en ligne ? 

Un outil de prise de rendez-vous en ligne est une solution numérique qui permet à vos clients de prendre rendez-vous ou d’effectuer une réservation via internet. Vos clients ne sont plus obligés de vous contacter par téléphone et peuvent eux-mêmes, à toute heure, consulter vos disponibilités et réserver un créneau libre. Cela leur permet aussi d'avoir accès au détail de vos prestations.

Ils reçoivent des notifications de confirmation ou de rappel de leur rendez-vous, par SMS ou email. Ces fonctionnalités contribuent à faire baisser drastiquement les risques d’oubli. S’ils ne peuvent pas venir, il peuvent très facilement  d’annuler le rendez-vous. 

Ces solutions numériques en mode SaaS (Software as a Service), faciles à déployer et accessibles depuis n'importe quel appareil connecté à Internet, facilitent la gestion de vos agendas grâce à l'automatisation des créneaux horaires, l'envoi de rappels, et l'intégration avec d'autres systèmes d'information.
 

Quels sont les bénéfices d’une solution de prise de rendez-vous en ligne ?

La gestion de son votre calendrier peut vite tourner au casse-tête. Pour éviter de passer trop de temps au téléphone, à gérer les réservations et à mettre à jour votre agenda, les solutions en ligne sont très intéressantes. C’est une façon simple et efficace de vous faire gagner du temps, des clients et de l’argent.

Pour le client

• Offrir à vos clients la possibilité de réserver, grâce à internet, quand ils le souhaitent, le créneau qui leur convient le mieux ;  
• Réduire les temps d’attente des clients grâce à une meilleur organisation ;
• Faciliter l’organisation des clients grâce aux fonctions de rappel automatique ;
• Améliorer la gestion de pics d’affluence, avec la possibilité de créer des listes d’attente qui permettent à vos clients de se positionner sur de créneaux et d’être avertis dès qu’un créneau est libéré ;
• Simplifier la gestion des annulations. Le client annule ou déplace de façon autonome son rendez-vous.;

Pour le professionnel

• Gagner du temps en passant moins de temps au téléphone pour gérer vos plannings pour pouvoir se concentrer sur votre cœur de métier ;
• Optimiser le remplissage de votre calendrier ce qui peut vous amener de nouveaux clients ;
• Améliorer et simplifier les processus de réservation et de gestion grâce à des fonctions d’automatisation et à l’intégration avec les autres outils de gestion d'entreprise (CRM, calendriers professionnels, outils de facturation, etc.) ;
• Disposer d’un service plus fiable et renforcer la protection des données personnelles, conformément au RGPD ;
• Diminuer le risque que le client ne se présente pas grâce aux fonctions de rappel automatique par SMS ou email et à la simplification de l'annulation pour le client. 

Comment mettre en place une solution de prise de rendez-vous en ligne ?

Choisir la solution adaptée à votre TPE PME

Il est essentiel de bien définir vos besoins et d’identifier les fonctionnalités essentielles (rappels automatiques, intégration avec votre CRM, paiements en ligne, etc.) dont vous avez besoin.

Il est très important que l’outil soit facile d'utilisation pour les clients

• Interface simple et intuitive : Il est essentiel que les clients puissent facilement naviguer et réserver un rendez-vous sans complexité.
• Compatibilité mobile : De nombreux utilisateurs accèdent aux services depuis leur téléphone, donc l'outil doit être optimisé pour les appareils mobiles.

Autre point de vigilance, la personnalisation des créneaux horaires

• Flexibilité des horaires : Assurez-vous que la solution permet de personnaliser les créneaux en fonction des disponibilités réelles, y compris la possibilité de bloquer certains jours ou heures spécifiques.
• Gestion des plages horaires : La possibilité de gérer différentes plages horaires selon les collaborateurs ou services offerts est un atout.

Votre solution doit s’intégrer avec votre site web et les outils existants

• Facilité d'intégration : Choisir une solution qui s'intègre facilement avec le site web existant, les systèmes de gestion de la clientèle (CRM), et les outils de marketing comme les e-mails de confirmation ou de rappel.

Les notifications et rappels automatiques par email ou SMS doivent être inclus dans l’offre pour réduire les absences et les rendez-vous manqués.

Il est obligatoire que votre outil protège les données et soit conforme au RGPD

Il est recommandé de comparer les différents outils disponibles en tenant compte des coûts de l'abonnement mensuel ou annuel et choisir une solution qui peut grandir avec l'entreprise, en offrant plus de fonctionnalités si l’activité augmente (plus d'utilisateurs, plus de créneaux).

En prenant en compte ces aspects, vous pouvez offrir un service de rendez-vous en ligne fluide, efficace et sécurisé.

Ne négligez pas enfin de former votre équipe pour que tous vos collaborateurs sachent comment utiliser l'outil et répondre aux questions des clients. 

Découvrez quelques solutions de prise de rendez-vous en ligne

Aujourd'hui, il est particulièrement simple pour les TPE PME de mettre en place une solution de prise de rendez-vous en ligne. Les solutions accessibles permettent aux entreprises d'adopter ces outils rapidement et facilement, sans disposer de compétences techniques approfondies. 

La majorité des solutions disponibles offrent des interfaces intuitives, des guides de démarrage rapide et un support client dédié pour assister les utilisateurs à chaque étape du processus. 

Deux solutions gratuites, mais aux fonctionnalités très réduites vous permettent de tester la prise de rendez-vous en ligne :

• Framadate, développé par le champion français du logiciel libre Framasoft, est un service libre, gratuit et sans inscription, permettant de déterminer une date ou un horaire, pour convenir d'un rendez-vous, à la manière de Doodle. Très simple d'utilisation, il est aussi relativement limité en termes de fonctionnalités.
   
• Doodle, est une solution de planification de rendez-vous, analogue à Framadate dans sa version gratuite. Une version payante, à partir de 7 euros par mois, permet de bénéficier de fonctionnalités supplémentaires, telle que la connexion à un agenda, que vous pouvez ainsi afficher en ligne.

Il recommandé de privilégier des solutions professionnelles payantes, dont les fonctionnalités avancées vous permettront de tirer pleinement parti de la réservation en ligne :

• ESII, Activateur France Num, propose une solution de prise de rendez-vous en ligne pour tout type d’accueil quel que soit le flux de visiteurs, des TPE/PME jusqu’aux plus grandes entreprises. Elle permet à vos clients de réserver, reprogrammer ou annuler leur rendez-vous très simplement. Une fonction de rappel par SMS et/ou email évite les oublis. Et la fonction visioconférence facilite les rendez-vous à distance. A partir de 29 euros HT par mois.
   
• SmartAgenda , Activateur France Num, propose une solution de prise de rendez-vous en ligne 100% paramétrable intégrable sur votre site web. Elle dispose de nombreuses fonctionnalités comme la confirmation de rendez-vous, le rappel par sms et mail, l'agenda partagé avec vos collaborateurs, ainsi que la possibilité d'inclure le paiement en ligne.
   
• Agendize est une solution de prise de rendez-vous en ligne qui s’intègre facilement sur tout site web ainsi que sur Facebook ou sur Google My Business. Si le professionnel n’est pas déjà équipé d’un site web, un site internet d’une page est mis à disposition pour la prise de rendez-vous en ligne. Elle permet le paiement en ligne et offre de nombreuses fonctionnalités de gestion de la relation client (formulaire de contact personnalisable, campagne d’e-mailing, promotions). Son coût est de 25 euros par mois hors-taxes.
   
• Booxi est une solution canadienne de gestion de rendez-vous et d’événements. Elle offre un grand nombre de fonctionnalités notamment de gestion de la relation client (CRM). Booxi aide à personnaliser le parcours client et facilite l'acquisition, la conversion et la fidélisation des clients et contribue à offrir une expérience omnicanale. La solution est accessible à partir de 59 euros par mois.
   
• Calendly permet de gérer ses rendez-vous en toute simplicité. Vous pouvez définir les jours où vous êtes disponible, les créneaux horaires… Vos clients accèdent à vos disponibilités et peuvent choisir ceux qui leur conviennent. Une fois un créneau choisi, chacun est notifié par mail et le rendez-vous s’affiche dans le calendrier Calendly qui est lui même affichable sur votre site. Une version limité est disponible gratuitement.
   
• ClicRDV propose une solution très complète à partir de 49 euros HT par mois. A noter : ClicRDV permet d’ajouter un bouton « Prendre RDV » sur votre fiche Pages Jaunes. 
   
• Facebook for Business propose aux entreprises un service de prise de rendez-vous gratuit. Elles peuvent afficher leurs services et leurs disponibilités, pour recueillir et gérer des demandes de rendez-vous et pour communiquer avec leurs clients. Le calendrier est synchronisable dans Google Agenda.
   
• Reservio, utilisé par près de150 000 professionnels dans le monde, dispose d’une version gratuite limitée à 40 rendez-vous par mois. Les formules prémium, quant à elles, vont de 8 à 30 euros.
   
• SimplyBookMe permet les réservations en ligne directement sur votre site de réservation dédié, votre propre site web, Facebook, Instagram, Google.... Une version gratuite est disponible jusqu’à 50 réservations. Des fonctionnalités additionnelles permettent le paiement en ligne, la mise en place de formulaires, la synchronisation du calendrier externe, la mise en place de cartes cadeaux, etc.
   
• SuperSaas est un agenda en ligne très complet qui propose une version gratuite jusqu’à 50 réservations qui intègre des bannières publicitaires tierces. Les versions payantes démarrent à partir 7 euros par mois pour 100 réservations mensuelles.
   
• Timify dispose d’une offre de base gratuite pour les entrepreneurs individuels qui offre les fonctionnalités essentielles de la prise de rendez-vous en ligne. L’offre payante à partir de 25 euros par mois propose des fonctionnalités utiles telles que le rappel automatique par mail ou la gestion de la relation client.
   
• Voxiplan est dans sa version de base un logiciel de prise de rendez-vous. Il propose en version prémium une fonction d’assistant virtuel vocal qui gère les appels téléphoniques en se basant sur votre agenda en ligne. Un essai gratuit de 14 jours est disponible pour la fonction rendez-vous en ligne. 

Découvrez une sélection de logiciels de prise de rendez-vous en ligne réalisée par Codeur.com : 

• 13 logiciels de prise de rendez-vous en ligne (gratuits et payants)

Le conseil de l'expert

Déployer un logiciel de prise de rendez-vous en ligne, vous permettra de gagner du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier et d’améliorer votre relation client :

• pour vos clients, la prise de rendez-vous est simplifiée ;
• vous installez une démarche d’amélioration en continu, basée sur une meilleure connaissance de vos clients, au travers de leurs avis.

Pour vous aider à choisir un logiciel de prise de rendez-vous en ligne adapté aux besoins de votre entreprise, n’hésitez-pas à vous faire accompagner par un Activateur France Num.

Un point essentiel est de bien communiquer sur votre offre de réservation en ligne pour que vos clients privilégient ce canal. Bien sûr, il ne s’agit pas de refuser toute réservation par téléphone, car vos clients ne sont pas tous connectés, mais d’orienter le plus grand nombre via une solution numérique, de façon à passer moins de temps à répondre à des demandes de rendez-vous par téléphone, au profit de tâches à valeur ajoutée.

Pour inciter vos clients à utiliser la réservation en ligne, communiquez auprès de vos clients sur vos cartes de visites, affiches, mails, réseaux sociaux, site web, annuaires et fiches de présentation en ligne … et surtout sur votre répondeur téléphonique.

En savoir plus

• Les solutions de réservation référencées par Action commerce CB
• Comment communiquer autour de la prise de rendez-vous en ligne ?
• Voici justement 9 logiciels de prise de rendez-vous en ligne à essayer

Fiche pratique réalisée par ESII, Activateur France Num. ESII, spécialiste de la gestion des files d’attente et de l’accueil du public des TPE / PME, des indépendants ou des grands comptes, optimise le parcours des visiteurs en digitalisant les files d’attente.