La prise de rendez-vous en ligne : la solution pour améliorer les conditions d’accueil de vos clients

Quels sont les bénéfices d’une solution de prise de rendez-vous en ligne ?

La gestion de son votre calendrier peut vite tourner au casse-tête. Pour éviter de passer trop de temps au téléphone, à gérer les réservations et à mettre à jour votre agenda, les solutions en ligne sont très intéressantes. C’est une façon simple et efficace de vous faire gagner du temps, des clients et de l’argent.

• Vous passez moins de temps au téléphone pour gérer vos plannings et plus sur votre cœur de métier.
• Vous donnez de la visibilité sur vos disponibilités, ce qui peut vous amener de nouveaux clients.
• Vous offrez à vos clients la possibilité de choisir le moment qui leur convient pour réserver le service en ligne est accessible 24 h sur 24.
• Vous leur assurez de ne pas perdre de temps à attendre, tandis que vous optimisez l’accueil en répartissant mieux l’arrivée de vos clients.

Selon le protocole sanitaire renforcé pour les commerces (entreprises.gouv.fr), un système de réservation de rendez-vous ou créneau horaire est recommandé afin d'éviter l'affluence et les files d'attente. Il peut faciliter la mise en place de créneaux horaires spécifiques pour les personnes vulnérables, qui constitue une autre recommandation du protocole.

Faites connaître votre dispositif de prise de rendez-vous en ligne

Bien sûr, il ne s’agit pas de refuser toute réservation par téléphone, car vos clients ne sont pas tous connectés, mais d’orienter le plus grand nombre via une solution numérique, de façon à passer moins de temps à faire du secrétariat, au profit de tâches à valeur ajoutée.

Pour inciter vos clients à utiliser la réservation en ligne, communiquez auprès de vos clients sur vos cartes de visites, affiches, mails, réseaux sociaux, site, annuaires et fiches de présentation en ligne … et surtout sur votre répondeur téléphonique.

Affichez votre disponibilité en ligne et laissez vos clients gérer leur rendez-vous sur les créneaux que vous avez définis

Si les avis des clients comptent souvent dans le choix d’un professionnel, sa disponibilité constitue aussi un argument déterminant. L’afficher sur internet est donc fondamental : vos clients ne sont plus obligés d’appeler. Ils ont accès à vos prestations et peuvent eux-mêmes et à toute heure, réserver un créneau libre.

Ils reçoivent des notifications, par SMS ou email, et des confirmations de rendez-vous qui font baisser drastiquement les risques d’oubli. S’ils ne peuvent pas venir, il leur est très facile d’annuler le rendez-vous. Fini l’attente interminable du client qui ne viendra pas. Pour le professionnel, la gestion des annulations ne nécessite aucune intervention : le créneau est libéré automatiquement.

En cas de forte affluence, ces outils offrent aussi la possibilité de créer des listes d’attente : vos clients sont ainsi avertis dès qu’un créneau est libéré.

Développez la gestion de votre relation client

La prise de rendez-vous en ligne vous permet de démarrer ou développer la gestion de votre relation client, en constituant ou enrichissant votre base de données client : coordonnées, historique de réservation, de commandes ou de prestations…

Certaines solutions disposent de fonctionnalités permettant à vos clients de laisser des avis. Dans le cas contraire, vous pouvez proposer depuis votre site de prise de rendez-vous un lien vers votre site internet, vos réseaux sociaux ou encore sur votre page Google My Business, pour leur permettre de donner leur avis.

Ces retours vous permettront de mieux connaître les attentes de votre clientèle, d’améliorer votre service, et de vendre davantage, par exemple en mettant en place des communications ou des offres spéciales ciblées.

Découvrez quelques solutions de prise de rendez-vous (parmi les nombreuses existantes)

Framadate, développé par le champion français du logiciel libre Framasoft, est un service libre, gratuit et sans inscription, permettant de déterminer une date ou un horaire, pour convenir d'un rendez-vous, à la manière de Doodle. Très simple d'utilisation, il est aussi relativement limité en terme de fonctionnalités.

Doodle, est une solution de planification de rendez-vous, analogue à Framadate dans sa version gratuite. Une version payante, à partir de 3,5 euros par mois, permet de bénéficier de fonctionnalités supplémentaires, telle que la connexion à un agenda, que vous pouvez ainsi afficher en ligne.

Agendizeest une solution de prise de rendez-vous en ligne qui s’intègre facilement sur tout site web ainsi que sur Facebook ou sur Google My Business. Si le professionnel n’est pas déjà équipé d’un site web, un site internet d’une page est mis à disposition pour la prise de rendez-vous en ligne. Elle permet le paiement en ligne et offre de nombreuses fonctionnalités de gestion de la relation client (formulaire de contact personnalisable, campagne d’e-mailing, promotions). Son coût est de 35 euros par mois hors-taxes.

Booxi est une solution canadienne encore peu développée en France. Elle offre un très grand nombre de fonctionnalités notamment de gestion de la relation client (CRM) à partir de 20 euros par mois.

Calendly permet de gérer ses rendez-vous en toute simplicité. Vous pouvez définir les jours où vous êtes disponible, les créneaux horaires… Vos clients accédent à vos disponibilités et peuvent choisir ceux qui leur conviennent. Une fois un créneau choisi, chacun est notifié par mail et le rendez-vous s’affiche dans le calendrier Calendly qui est lui même affichable sur votre site. Une version limité est disponible gratuitement.

Calendso se positionne comme une alternative "open source" à Calendly. Elle permet une très grande personnalisation ou adaptation à vos besoins. Cette solution est intégralement disponible gratuitement pour les utilisateurs avancés s'ils choisissent de l'installer sur leurs serveurs. L'abonnement au service de Calendso est également gratuit en version limitée ou d'environ 10 euros par mois dans sa version complète. 

ClicRDV propose une solution très complète à partir de 29 euros hors-taxes par mois. A noter : ClicRDV permet d’ajouter un bouton « Prendre RDV » sur votre fiche Pages Jaunes. Une solution canadienne encore peu développée en France.
 
Facebook for Business propose aux entreprises un service de prise de rendez-vous gratuit. Elles peuvent afficher leurs services et leurs disponibilités, pour recueillir et gérer des demandes de rendez-vous et pour communiquer avec leurs clients. Le calendrier est synchronisable dans Google Agenda.

Mailchimp ouvre un nouveau service de création de site web dédié à la prise de rendez-vous. Le service  gratuit offre la plupart des fonctionnalités de base mais aux couleurs de Mailchimp et peut être adossé à un service payant d'e-commerce.
 
Reservio, utilisé par près de150 000 professionnels dans le monde, dispose d’une version gratuite limitée à 40 rendez-vous par mois. Les formules prémium, quant à elles, vont de 8 à 30 euros.

SimplyBookMe permet les réservations en ligne directement sur votre site de réservation dédié, votre propre site web, Facebook, Instagram, Google.... Une version gratuite est disponible jusqu’à 50 réservations. Des fonctionnalités additionnelles permettent le paiement en ligne, la mise en place de formulaires, la synchronisation du calendrier externe, la mise en place de cartes cadeaux, etc.

SuperSaas est un agenda en ligne très complet qui propose une version gratuite jusqu’à 50 réservations qui intègre des bannières publicitaires tierces. Les versions payantes démarrent à partir 6 euros par mois pour 100 réservations mensuelles.

Timifydispose d’une offre de base gratuite solide qui offre toutes les fonctionnalités essentielles de la prise de rendez-vous en ligne. L’offre payante propose des fonctionnalités utiles telles que le rappel automatique par mail ou la gestion de la relation client.
 
Troov est une solution de prise de rendez-vous en ligne par les clients d’une boutique conçue dans le cadre de la crise sanitaire. Solution clé en main qui permet de paramétrer pour chaque boutique ses créneaux horaires, ses champs spécifiques, et un système de gestion des arrivées en magasin avec QR codes. Elle est particulièrement adaptée pour garantir le respect des jauges maximales de visiteurs.

Voxiplan est dans sa version de base un logiciel de prise de rendez-vous. Il propose en version prémium une fonction d’assistant virtuel vocal qui est capable de trouver et proposer des disponibilités à vos appelants, en se basant sur votre agenda en ligne. Vos clients obtiennent une réponse immédiate sans que vous vous soyez interrompu. Cet outil très puissant est accessible à partir de 19 euros par mois pour 25 appels et 50 rendez-vous par mois. Au-delà de ce seuil, les tarifs sont progressifs.

Consultez aussi la sélection de solutions de notre partenaire Action Commerce CB :

Améliorer les ventes de mon commerce une réservation en ligne de mes services (actioncommercecb.fr)

Déployer un logiciel de prise de rendez-vous en ligne, vous permettra de gagner du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier et d’améliorer votre relation client :

• pour vos clients, la prise de rendez-vous est simplifiée,
• vous installez une démarche d’amélioration en continu, basée sur une meilleure connaissance de vos clients, au travers de leurs avis.

Les autres solutions pour améliorer les conditions d’accueil de vos clients

D’autres possibilités s’offrent à vous pour limiter l’impact des mesures sanitaires et améliorer les conditions d’accueil de vos clients :

Le click and collect (cliqué-retiré) : le client ne vient que pour récupérer sa commande, ce qui limite son temps de présence dans la boutique et vous permet d’accueillir davantage de clients. Le fait d’avoir commandé en ligne doit lui permettre de bénéficier d’un coupe-file.

La gestion des files d’attente : vos clients ne sont plus obligés de faire la queue devant votre commerce et peuvent choisir leur heure d’arrivée chez vous.

En savoir plus

Les solutions de réservation référencées par Action commerce CB (actioncommercecb.fr)

Comment communiquer autour de la prise de rendez-vous en ligne ? (blog.agendize.com)

Voici justement 9 logiciels de prise de rendez-vous en ligne à essayer (codeur.com)

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