Registre des achats micro-entreprise : qui doit le tenir et comment faire ?

En tant que micro-entrepreneur, vous devez mettre en place certains livres ou registres comptables. Ces registres obligatoires diffèrent en fonction de votre activité. Découvrez avec cette vidéo réalisée par La Micro by Flo, référencé Activateur France Num, dans quel cas vous êtes tenus de disposer d'un registre des achats et comment le tenir correctement, en version papier ou avec le numérique. 

Le registre des achats : de quoi s'agit-il ?

Le registre des achats (aussi appelé livre d’achats) est un document comptable qui recense tes achats destinés à la revente dans le cadre de votre activité en micro-entreprise. On peut le comparer à un carnet de bord des marchandises et matières premières. 

Vous devez y recenser le détail de vos dépenses professionnelles de manière chronologique. 

N’y faites figurer que les achats revendus ou entrant directement dans la fabrication (matières premières, emballages directs, etc.).

Qui sont les auto-entrepreneurs concernés par le registre des achats ? 

Contrairement au livre de recettes, qui lui est obligatoire pour tous les micro-entrepreneurs, le registre des achats n’est obligatoire que dans certains cas. Selon l'article L123-28 du Code de commerce, vous êtes tenu de tenir un registre des achats si vous êtes : 

• Commerçant vendant des marchandises, des objets, des fournitures ou des denrées (code APE commençant par 47 généralement) ;
• Fournisseur de prestations d’hébergement (hôtels, chambres d’hôtes, gîtes, etc.). 

Vous avez une auto-entreprise de prestations de services ? Vous n’ êtes donc pas concerné par le registre des achats. Toutefois, rien ne vous empêche de lister l’ensemble de vos dépenses professionnelles pour avoir une vision claire de votre comptabilité.

Quelles informations doit contenir le registre des achats ?

Le registre des achats doit mentionner pour chaque dépense :

• la date d’achat ;
• l’identité du fournisseur (nom, SIRET si entreprise) ;
• la nature de l’achat (ce qui a été acheté) ;
• le montant TTC ;
• le mode de paiement ;
• la référence ou numéro de facture.

Il est conseillé d’ajouter la quantité pour clarifier l’enregistrement. 

Comment tenir ce registre ?

Trois méthodes s’offrent à l’entrepreneur :

1. Utiliser un registre papier. Vous pouvez utiliser le modèle mis à disposition sur le site de Bpifrance (pdf ; 16 p. ; 477 ko) ou acheter un registre des achats en magasin.
2. Utiliser un tableur (type Excel ou Google Sheets). Veillez dans ce cas à protéger les données contre toute modification.
3. Recourir à une solution numérique dédiée. Certains éditeurs, comme Abby ou Henrri, proposent des solutions gratuites. Dans tous les cas, il est indispensable de conserver tous les justificatifs (papier ou numérisés) 10 ans minimum, en cas de contrôle.

Le conseil de l'expert

• Privilégiez les logiciels dédiés pour minimiser les erreurs de saisie et garantir l’intégrité des données.
• Conservez les justificatifs d’achat (papier ou numérisés) .
• Ne mentionnez que les achats revendus ou entrant directement dans la fabrication (matières premières, emballages directs, etc.). En cas de doute sur une dépense spécifique, il est préférable de l’inclure. 

En respectant ces conseils, tenir un registre des achats devient une formalité simple, utile pour la gestion de la micro-entreprise et vous garantit d'être conforme à vos obligations en cas de contrôle de l'administration. 

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