De la gestion documentaire à la gouvernance des données

La transformation numérique des organisations ne se limite plus à la dématérialisation des documents. Elle implique aujourd’hui une maîtrise globale de l’information, qu’elle soit documentaire ou data-centrée.

Ce MOOC propose un parcours progressif allant :

• des fondamentaux de la gestion documentaire (Records Management, GED, archivage électronique),
• vers l’exploitation des technologies d’intelligence artificielle et d’automatisation,
• jusqu’à la mise en œuvre d’une véritable gouvernance des données, structurée et pérenne.

À travers des approches méthodologiques, des retours d’expérience et des exemples concrets, vous découvrirez comment passer d’une logique de gestion des documents à une logique de gouvernance de l’information, au service de la performance, de la conformité et de la valeur métier.

Objectifs de la formation

À la fin de ce cours, vous saurez :

• Comprendre et structurer le cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage, en intégrant les principes du Records Management et de la dématérialisation
• Identifier les enjeux juridiques, normatifs et techniques liées à la GED, à la signature électronique et à l’archivage électronique
• Exploiter l’intelligence artificielle pour extraire, rechercher et valoriser l’information documentaire
• Distinguer et choisir les bonnes technologies d’automatisation (IA, RPA, BPM, moteurs de règles) selon les cas d’usage
• Appliquer la méthode ICSV pour structurer le cycle de vie de la donnée (identifier, collecter, stocker, valoriser)
• Mettre en place une gouvernance des données cohérente, réaliste et alignée avec les enjeux métiers et organisationnels
• Faire le lien entre gouvernance documentaire et gouvernance des données, dans une logique d’information comme actif stratégique

Plan du cours

Semaine 1 - Records management et dématérialisation

• Le cycle de vie du document : Le Records Management et les normes organisationnelles
• La numérisation comme premier pan de la dématérialisation
• La Gestion Electronique des Documents
• Signature électronique et valeur probatoire
• Archivage électronique et pérennité des documents

Semaine 2 - L'IA comme vecteur technologique

• L'IA c'est quoi finalement ?
• L'IA pour l'extraction des métadonnées
• Machine Learning et IA Générative pour maximiser l'automatisation des processus
• L'IA pour rechercher et exploiter ces documents
• Les autres technologie d'automatisation

Semaine 3 - Le cycle de vie de la donnée

• C'est quoi ICSV ?
• Identifier les données : Cartographie et dictionnaire
• Collecter les données : Gestion des référentiels et urbanisation du SI
• Stocker les données : construire un socle technique DATA
• Valoriser les données : Business Intelligence et Data Visualisation

Semaine 4 - Gouverner ses données : un actif pour la performance des organisations

• Analyser sa maturité DATA
• Quels acteurs DATA pour quels projets ?
• Mettre en place une organisation sereine pour les projets DATA
• Schéma global pour une gouvernance des données réussies
• La gouvernance de l'information : aboutissement du rapprochement du traitement des documents et des données

Format

Ce MOOC se déroule sur 4 semaines. Chaque semaine comporte plusieurs séquences thématiques, chacune composée d'une vidéo pédagogique, de ressources complémentaires et d'un quiz de compréhension.

Les inscrits auront accès au contenus (vidéos, documents, quiz) dès l’ouverture du MOOC et conserveront l’accès même après sa fermeture.

Des forums de discussion sont ouverts pour chaque semaine afin de favoriser les échanges entre participants et avec l’équipe pédagogique.

Des webconférences en direct permettront également d’approfondir certaines thématiques et de répondre aux questions.

Évaluation et Certification

Des tests hebdomadaires ainsi qu’un test final permettent de vérifier votre compréhension tout au long du MOOC.

Ces évaluations sont formatives : elles ne donnent pas lieu à l’obtention d’un certificat ou d’un Open Badge, mais vous permettent de mesurer votre progression et votre appropriation des concepts.

En savoir plus

• La gestion électronique de documents : l’outil indispensable pour sécuriser vos documents
• Comment améliorer la gestion électronique des documents (GED) de sa TPE PME avec l’intelligence artificielle ?