Le guide de communication douce : Toutes les bonnes raisons que vous avez de ne plus envoyer un courriel (12 pages, en PDF) mis en ligne gracieusement en mai 2018 par l'Université Paul-Valéry Montpellier 3, propose d'avoir une attitude éco-responsable afin d'éviter les messages emails inutiles en utilisant 7 petites règles simples qui permettent en entreprise d'avoir un usage éclairé des technologies, de gagner du temps dans l'exercice professionnel et ainsi d'avoir moins de pression et d'être plus efficace.

Règles et bonnes pratiques de l'utilisation de l'email professionnel

Les usages numériques ont aussi un impact environnemental et de bonnes pratiques peuvent aider à mettre en place dans le cadre des organisations (dont les TPE PME) une attitude éco-responsable dont chacun peut être l'acteur et le bénéficiaire.

Règle n°1 : N'écrivez pas cet e-mail ?

L'utilisation de l'email est-il vraiment nécessaire et indispensable ? Se poser la question, c'est déjà éviter l'utilisation de l'email pour tout échange.

Se former et apprendre à utiliser l'email s'avère un réel plus tout comme le fait d'utiliser seulement son adresse de courriel professionnel pour ses échanges pro.

Règle n°2 : Prenez et donnez le temps de répondre

Prendre le temps de répondre, c'est aussi donner du temps à la réflexion et non à la précipitation.

Dissocier ce qui est urgent de ce qui ne l'est pas réellement... Tout comme rester calme et poli dans ses réponses.

Règle 3 : Sachez à qui vous écrivez

Eviter les copies à des collaborateurs de l'entreprise non concernés.

Ne pas envoyer l'email par un "Répondre à tous" mais sélectionner seulement les destinataires vraiment concernés.

Ne pas tenter de faire pression pour une réponse en mettant systématiquement en copie les supérieurs hiérarchiques de l'employé.

Ne pas utiliser les copies cachées.

Règle 4 : Soyez clair et concis

Penser à nettoyer le fil de conversation. Citer des extraits du/des message(s) précédent(s) est souvent plus adéquat et informatif.

Faire court et concret.

Soigner les en-têtes et les objets du message avec un contenu court et parlant.

Règle 5 : Gérez les pièces jointes

Retirer les pièces jointes non indispensables dans les messages transférés.

Ne pas envoyer des fichiers lourds et utiliser dans ce cas des services cloud (sécurisés) pour des documents non confidentiels.

Règle 6 : Adaptez votre signature

Créer une signature courte et informative en respectant la charte graphique de l'entreprise (logo officiel, couleurs fidèles, choix de typographie...).

Utiliser une signature avec un prénom et un nom. Personnaliser la fin du message mail.

Règle 7 : Organisez votre boîte de messagerie

Classer ses messages expédiés, reçus et transférés avec des mots-clés, des dossiers et des codes couleurs.

Créer des archives et y ranger les messages correspondants. Avoir peu d'emails dans sa boite de réception est plus facile à gérer.

Utiliser un message d'absence si nécessaire en y indiquant la période de non disponibilité et les personnes à contacter.

Respectez le Droit

Le dossier précise la loi concernant les courriers professionnels ce qui est très utile.

Impact environnemental de l'email

Enfin, le dossier propose de réduire son empreinte environnementale avec l'email en appliquant ces bonnes pratiques :

• Limiter l'impression des mails,
• Préférez les liens vers le cloud plutôt que les pièces jointes.