Comment éviter le trop d'emails au travail : guide et plan d'action (par ENGIE)
En décembre 2018, le groupe industriel énergétique français ENGIE a lancé une initiative et un appel pour la fin de la suprématie de l'email comme outil de travail privilégié au sein de l'entreprise.
Un plan d'action a été mis en place afin d'adapter ses pratiques collaboratives avec une culture numérique repensée pour éviter l’hyperconnexion, afin de ne plus brouiller la frontière entre la vie professionnelle et la vie personnelle... ce qui sous-tend à ne plus utiliser de manière excessive les outils numériques dont l'email, et de niveler ce qui demande relève de la réactivité réellement immédiate pour l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise.
Cette démarche peut inspirer bien des PME qui se sont lancées dans des transformations numériques. Replacer l’humain au cœur des échanges est plus qu’une nécessité : un impératif pour la réussite des projets de transformation.
Hyperconnexion et stimulations permanentes comme maux de l'entreprise connectée
Si les technologies numériques sont aujourd'hui très largement présentes dans l'univers professionnel, la question de la connexion tend être remplacée aujourd'hui par l'hyperconnexion.
Les collaborateurs sont sur-sollicités par un afflux continu d'informations au travail à base d'emails, de notifications, mais aussi de messageries instantanées, d'alertes SMS, de flux venant des réseaux sociaux. Dans ce cadre, les stimulations continuelles rendent les priorisations difficiles à sélectionner.
Identifier les risques d'hyperconnexion et d'infobésité pour mieux les combattre
Le guide Infobésité et hyperconnexion de ENGIE (11 pages, en PDF) s'interroge sur ces notions de cette hyperactivité qui pousse à la non concentration et à réduire son activité à des tâches mineures ; ceci dans 3 instants de vie :
- des impacts au travail :
Cela affecte la prise de décision, le déficit d'attention et le multitâches... en défaveur des activités demandant des temps plus longs et une importante concentration ;
- des impacts sur la vie sociale :
Cela produit de l'indisponibilité aux autres (via l'utilisation du smartphone, de la messagerie et des applications mobiles) ; cela affecte la créativité (par manque de temps) ; cela peut introduire des troubles dysfonctionnels et relationnels (surutilisation de la messagerie au détriment de temps d'échange in situ) ; le "phobbing" (personne qui interagit avec son smartphone plutôt que de prêter attention ou d'interagir avec un être humain) ; se situer dans le flou (autrement appelé le "blurring") c'est-à-dire dans la zone grise entre la vie privée et la vie professionnelle ;
- des impacts sur la santé et la sécurité :
Le manque de sommeil dans le cas d'une utilisation d'appareils électroniques avant de dormir ; l'anxiété via une hyperconnexion de peur de manquer une information ; trop d'exposition à la lumière bleue qui peut conduire à une fatigue ou à une sécheresse oculaire, à une vision floue voire à des dommages de la rétine ; des comportements dangereux dans un monde où les smartphones sont constamment présents : en marchant et/ou en conduisant un véhicule.
6 actions pour lutter contre l'hyperconnexion au sein de l'entreprise
Pour lutter contre cette hyperconnexion et ces sollicitations permanentes dans l'univers professionnel, ENGIE a lancé un appel à la fin de la suprématie de l'email comme outil de travail privilégié avec des actions imaginées et pilotées par des collaborateurs volontaires.
6 actions (réparties en 3 groupes) présentées dans ce guide ont été imaginées et mises en place :
1. Culture et points de repère
S’appuyer sur les meilleures pratiques pour utiliser l'email de façon plus judicieuse - lorsque celui-ci s’avère être le plus adapté et plus efficace.
Définir une bibliothèque de formats de réunion prêts à l’emploi pour gagner en temps et en efficacité (principes-clés, rôles, ordre du jour type, séquences de réunion).
2. Outils
Se former et s’informer sur l'infobésité, l'hyperconnexion, l'utilisation du courrier électronique, les pratiques de réunion : construire un portail, une communauté pour partager les ressources utiles.
Mettre en place un inventaire de solutions pour mesurer l'utilisation des outils numériques : email, messagerie, smartphones au niveau individuel comme au niveau collectif.
3. Mobilisation
Atelier d’une journée pour permettre à une équipe, une entité... de questionner ses pratiques collaboratives et d’imaginer comment les améliorer.
Animation d’un concours récompensant les équipes qui auront le plus progressé dans leurs pratiques d’infobésité et d’hyperconnexion.
Enfin, en fin de guide, il est rappelé des points sur la loi française instaurant le droit à la déconnexion.
